Det händer regelbundet att ägare inte hämtar sina föremål, även efter att en matchning har skapats eller att en upphämtningstid redan har bokats. När statusen för ett föremål förblir oförändrad av denna anledning kan det leda till onödig användning av lagringsutrymme och en otydlig administration.
För att hantera detta på ett effektivt sätt rekommenderar iLost att man arbetar enligt en tydlig intern process.
1. Skicka en påminnelse efter en matchning
Har en matchning skapats, men föremålet har ännu inte hämtats?
Skicka en påminnelse via chattfunktionen några dagar efter att matchningen skapats.
Be ägaren att hämta föremålet inom en tydligt angiven tidsfrist.
Förklara tydligt vad som händer om föremålet inte hämtas i tid.
Exempel på meddelande:
Hej [namn],
Vi ser att ditt föremål är redo att hämtas. Kan du meddela när du har möjlighet att komma förbi? Vi ber dig att hämta föremålet senast den [datum]. Efter detta datum kan föremålet arkiveras.
Vänliga hälsningar,
Om föremålet inte hämtas inom angiven tidsfrist kan det arkiveras.
👉 Observera: användare med rollen Administratör har alltid behörighet att arkivera föremål i förtid, oavsett nuvarande status.
2. Missad upphämtningstid
Det händer ofta att någon inte dyker upp till en bokad upphämtningstid. Detta kan leda till att många föremål blir kvar under statusen ”Redo för upphämtning”, vilket kan skapa intern ansamling.
Har någon missat sin upphämtningstid?
Skicka ett vänligt och lättillgängligt chattmeddelande.
Fråga om ägaren vill boka en ny upphämtningstid.
Exempel på meddelande:
Hej [namn],
Vi har noterat att du tyvärr inte kunde komma för att hämta ditt föremål. Kan du meddela när du istället vill komma förbi? Då ser vi till att föremålet är redo igen.
3. Bibehåll ordning och överblick i förvaringen
För att undvika förväxlingar rekommenderar vi att:
Förvara föremål som inte har hämtats (med matchning eller upphämtningstid) separat från andra upphittade föremål.
Om möjligt, använd en särskild förvaringsplats för dessa föremål.
Detta hjälper till att undvika att:
föremål av misstag arkiveras tillsammans med oidentifierade eller ej uthämtade föremål;
föremålet inte kan hittas om ägaren oväntat dyker upp vid ett senare tillfälle.
4. Ingen respons från ägaren?
Har ägaren slutat svara trots flera meddelanden?
Skicka ett sista meddelande med ett tydligt angivet slutdatum för upphämtning.
Informera om vad som händer med föremålet om det inte hämtas före detta datum.
Exempel på meddelande:
Hej [namn],
Vi har tyvärr ännu inte fått något svar från dig. Ditt föremål kan hämtas senast den [datum]. Om det inte hämtas före detta datum kommer föremålet att arkiveras och kan komma att förstöras eller doneras till välgörenhet.
5. Arkivera föremålet
Har ägaren fortfarande inte svarat efter att den sista tidsfristen har passerat?
Föremålet som ligger under ”Redo för upphämtning” kan då arkiveras.
Följ din organisations interna riktlinjer (t.ex. destruktion eller donation).
Sammanfattning
En tydlig och konsekvent process hjälper till att:
använda förvaringsutrymme effektivt;
behålla överblick i iLost;
kommunicera transparent med ägare.
Genom fasta påminnelser, tydliga tidsfrister och en strukturerad arkiveringsprocess undviker man att föremål blir liggande i onödan.
Checklista: Hantering av ej upphämtade föremål
Använd denna checklista för att behålla överblicken och undvika onödig förvaring.
✅ Efter att en matchning skapats
☐ Vänta några dagar
☐ Skicka en påminnelse via chatt
☐ Ange ett konkret upphämtningsdatum
☐ Dokumentera att arkivering sker vid uteblivet svar
✅ Efter missad upphämtningstid
☐ Skicka ett vänligt uppföljningsmeddelande
☐ Be om att boka en ny upphämtningstid
☐ Behåll föremålet under ”Redo för upphämtning”
✅ Förvaring och överblick
☐ Förvara ej upphämtade föremål separat
☐ Använd en fast och tydligt märkt förvaringsplats
☐ Undvik sammanblandning med ej identifierade föremål
✅ Ingen respons?
☐ Skicka ett sista meddelande
☐ Ange ett definitivt slutdatum
☐ Kommunicera vad som händer därefter
(arkivering / donation / destruktion)
✅ Avslut
☐ Har tidsfristen passerat?
☐ Arkivera föremålet (Administratör kan alltid göra detta)
☐ Följ organisationens interna riktlinjer