Para garantir uma implementação bem sucedida, recomenda-se que o seu atual processo de Perdidos e Achados seja cuidadosamente documentado. A experiência mostra que os processos bem documentados são mais fáceis de modificar e melhorar. Esta documentação será o primeiro passo, tendo em conta os quatro componentes-chave seguintes.

O fluxo de trabalho interno divide-se em quatro componentes principais:

Estes quatro componentes são especificados a seguir, com as correspondentes acções a realizar:

Atualizar o atual fluxo de trabalho de registo para incorporar as novas funcionalidades que a iLost oferece. Para garantir uma implementação bem sucedida, é necessário abordar várias questões fundamentais. Estas questões incluem:

1.1 Por que departamento (local) (ou por quem) são registados os artigos encontrados?
​Atribuir as responsabilidades adequadas aos serviços competentes. Definir claramente o departamento e os funcionários responsáveis pelo registo dos objectos encontrados.

1.2 Quando registar os artigos?
Determinar quando os artigos encontrados devem ser registados, tendo em conta o período de tempo entre a descoberta de um artigo e a sua comunicação. Recomenda-se que este período de tempo seja o mais curto possível para aumentar as hipóteses de encontrar os objectos perdidos com os seus proprietários.

1.3 Alguns artigos não são registados?
Nem todos os artigos encontrados podem ter de ser registados. Especificar claramente quais os artigos que não devem ser comunicados, tais como determinados bilhetes de identidade, alimentos perecíveis ou artigos demasiado danificados.

1.4 Estão a ser utilizados sacos selados?
Os objectos de valor podem ser colocados em sacos selados para maior segurança. Se houver artigos específicos que necessitem de ser selados, assegure-se de que existe um processo formal para determinar quais os artigos a selar. Este método ajuda a reduzir o risco de fraude dos empregados no manuseamento dos objectos encontrados.

1.5 Que dispositivos?
​Para registar os objectos no iLost, recomenda-se a utilização de um dispositivo móvel, como um smartphone ou um tablet, equipado com uma câmara que permita tirar fotografias dos objectos. Aqui está uma visão geral dos requisitos do sistema:
Aplicação Web Dispositivos móveis: Versões mais recentes de navegadores populares, incluindo Google Chrome, Safari, Firefox, etc. iOS15 ou mais recente com Safari / Android 12 ou mais recente com Google Chrome

Muitas organizações adicionam a aplicação web iLost como um atalho no ecrã inicial de smartphones ou tablets, eliminando a necessidade de actualizações manuais, uma vez que a aplicação é actualizada automaticamente. Assegure-se de que existe uma ligação estável à Internet nos dispositivos antes de utilizar o iLost. Se não estiver disponível uma ligação Wi-Fi estável, os dispositivos devem ter acesso a uma ligação 4G para otimizar a experiência do utilizador. Recomenda-se vivamente a utilização de um dispositivo móvel com uma câmara para registar os objectos encontrados. Se o seu PC ou portátil estiver equipado com uma câmara ou webcam, também pode carregar imagens diretamente.
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Para garantir uma implementação bem sucedida e tirar o máximo partido das novas funcionalidades do iLost, pode ser necessário ajustar o fluxo de trabalho atual para o processo de entrada de pedidos de indemnização. Considerar as seguintes questões-chave:

2.1 Que departamento (ou funcionários) está a responder aos pedidos de artigos recebidos?
Os clientes têm acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, a todos os artigos encontrados e podem apresentar reclamações de artigos ou preencher um formulário de artigo perdido em qualquer altura. Especificar o departamento e os funcionários que tratarão dos pedidos recebidos e estabelecer um prazo de resposta inicial para o tratamento destas reclamações. Pode ser o mesmo serviço e pessoal responsável pelo registo dos objectos encontrados.

2.2 Como ajudamos os clientes maiores de idade sem internet | PC?
​Alguns clientes podem não ter acesso à internet ou a um PC, o que dificulta o acesso ao website iLost. Descreva como essas pessoas podem obter mais informações sobre os objectos perdidos. Além disso, certifique-se de que estão disponíveis materiais impressos sobre o processo para que os familiares possam ajudar.

O atual tratamento logístico pode necessitar de ajustes para acomodar as novas funcionalidades do iLost. Para garantir uma implementação bem sucedida, considere as seguintes questões

3.1 Locais de recolha para clientes
Identificar e designar locais acessíveis onde os clientes possam recolher os objectos encontrados. Certifique-se de que estes locais são convenientes para os clientes e forneça instruções claras para a recolha, se necessário, incluindo um horário de funcionamento definido. Pode adicionar estas definições na sua conta iLost em definições da empresa.

3.2 Assinatura do recibo aquando da recolha
Se for necessário assinar um recibo de entrega quando os clientes recolhem os seus artigos, certifique-se de que este passo está claramente indicado no processo de recolha.

3.3 Armazenamento dos recibos de entrega
Quando forem necessárias assinaturas, estabelecer um procedimento para armazenar os recibos de entrega assinados. Definir por quanto tempo estes registos devem ser mantidos e se devem ser armazenados em formato físico ou digital.

3.4 Processo de entrega
Para os clientes que optem pela entrega, garantir que os artigos são embalados de forma segura com materiais de envio adequados. Manter um sistema para manter em stock os materiais de expedição. Consulte o artigo "3. Informações sobre o processo de devolução de artigos" para obter instruções pormenorizadas sobre como proceder.

3.5 Requisitos de impressão
Deve estar disponível uma impressora ligada a um PC, smartphone ou tablet com acesso à Internet para imprimir recibos de entrega ou etiquetas de expedição.

O atual fluxo de trabalho de armazenamento de artigos pode necessitar de ajustes para se alinhar com as funcionalidades do iLost. Para garantir uma implementação bem sucedida, devem ser abordadas várias questões fundamentais:

4.1 Onde são armazenados os objectos encontrados?
​- Definir claramente o local de armazenamento de todos os objectos encontrados. Um processo bem organizado é essencial para que os clientes saibam exatamente onde retirar os seus artigos e para que os estafetas possam localizar facilmente os artigos embalados para entrega.
- O iLost recomenda a organização dos itens armazenados por tipo ou tamanho. Por exemplo, agrupe objectos semelhantes, como chaves, telemóveis e carteiras. Se tiver um grande volume de artigos, considere utilizar caixas de arrumação com números da semana para manter tudo organizado.

4.2 Qual é o período de armazenamento dos objectos encontrados?
É essencial compreender os requisitos legais relativos ao período de tempo que a sua organização deve conservar os objectos encontrados, uma vez que os períodos de retenção diferem consoante o país ou o estado. O iLost pode configurar um período de retenção específico para cada tipo de item. Certifique-se de que fornece os seus períodos de retenção ao seu Gestor de Conta iLost ou ao Suporte de Parceiros iLost. Para mais informações, consulte o seguinte artigo ''4. Informações sobre o item Processo de arquivo''.