iLost aconselha o cumprimento das leis locais que regem o armazenamento de itens encontrados. iLost não pode ser responsabilizado se os itens forem arquivados prematuramente. Relativamente aos documentos de identificação, as organizações devem estabelecer procedimentos de armazenamento. Para cumprir o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), o iLost oferece opções de arquivo flexíveis, permitindo o armazenamento imediato após o registo.
Arquivando no iLost
Na visão geral do iLost, existe uma categoria intitulada "Expirado" que inclui todos os itens registados cujo período de retenção expirou. Todos os itens listados na categoria "Expirado" são automaticamente removidos da página web pública, ficando indisponíveis para novos pedidos.
Internamente, é necessário arquivar periodicamente os itens listados em "Expirado". Pode selecionar e arquivar um ou mais itens clicando no botão azul "Arquivar tudo".
Também tem a oportunidade de designar um destino final para cada item durante o processo de arquivo. Exemplos de destinos finais de artigos podem ser: Caridade, Lixo, Polícia, etc. Ao arquivar um item, ser-lhe-á pedido que especifique o seu destino final.
*Os utilizadores administradores têm a possibilidade de criar destinos finais nas definições da empresa.
Períodos de retenção de itens
O iLost oferece três prazos de apresentação predefinidos no sistema. É aconselhável alinhar o processo atual com estes prazos de apresentação, tal como recomendado pela iLost. Os documentos de identidade, passes gerais e cartões têm normalmente um período de conservação mais curto do que outros objectos encontrados. Gostaríamos de remeter para o quadro abaixo, onde estão indicados os períodos de conservação para cada tipo de elemento;
*Os utilizadores administrativos têm sempre a opção de acelerar o processo de arquivamento de um item usando o botão "Mais acções".
**Os períodos de retenção de itens da sua conta iLost podem diferir das configurações padrão devido às leis (locais).
Imprimir lista de arquivos
É possível imprimir uma lista dos itens que precisam de ser arquivados. Com esta lista, o armazenamento pode ser limpo facilmente, quando não é possível levar consigo o dispositivo em que utiliza o iLost durante o arquivo. Tenha em atenção que os artigos também têm de ser arquivados no iLost, depois de limpar o armazenamento, clicando no botão "arquivar".
O que fazer com itens arquivados
Depois de os itens terem sido arquivados, a sua organização torna-se o proprietário legal e determinará o que acontecerá aos itens arquivados. Ao manusear ou entregar objectos que contenham informações pessoais sensíveis, recomendamos sempre um cuidado acrescido. As opções abaixo existem para processar itens após o arquivamento:
Doe itens ainda utilizáveis para instituições de caridade;
Leilão de itens;
Documentos de identificação (passaportes, carteiras de identidade, carteiras de habilitação e outros documentos governamentais precisam seguir as legislações e leis locais;
Destruição de cartões bancários e outros passes gerais;
Destruindo outros itens gerais.