A iLost aconselha a aderir às leis locais que regulam o armazenamento de itens encontrados. A iLost não pode ser responsabilizada se os itens forem arquivados prematuramente. Quanto a documentos de identidade, as organizações devem estabelecer procedimentos para armazenamento. Para cumprir com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR), a iLost oferece opções flexíveis de arquivamento, permitindo o armazenamento imediato após o registro.
Arquivamento em iLost
No seu resumo iLost há uma categoria intitulada "Expirado" que inclui todos os itens registrados cujo período de retenção expirou.
Internamente, é necessário arquivar periodicamente os itens listados em "Expirado". Você pode selecionar e arquivar um ou mais itens clicando no botão azul ''Arquivar tudo''. Você também tem a oportunidade de designar um destino final para cada item durante o processo de arquivamento. Exemplos de destinos finais para os itens podem ser: Caridade, Lixo, Polícia, etc. Ao arquivar um item, será solicitado que especifique seu destino final.
*Os usuários Admin têm a capacidade de criar destinos finais nas configurações da empresa.
Períodos de retenção de itens
O sistema iLost oferece a flexibilidade de definir um período de retenção específico para cada categoria de item. Isso é configurado em consulta com seus administrador(es) durante a implementação da sua conta iLost.
Uma vez que o período de retenção definido expirou, um item será automaticamente movido para a sua lista "Expirado". Esta lista permite visualizar exatamente quais itens perdidos podem ser arquivados e removidos fisicamente.
Se você tiver alguma dúvida ou precisar ajustar os períodos de retenção, sinta-se à vontade para entrar em contato com nossa equipe de suporte ao parceiro.
*Os usuários Admin sempre têm a opção de acelerar o processo de arquivamento de um item usando o botão "Mais Ações".
Imprimir lista de arquivos
É possível imprimir uma lista dos itens que precisam ser arquivados. Com esta lista, o armazenamento pode ser limpo facilmente, quando não é possível levar o dispositivo no qual você usa o iLost com você durante o arquivamento. Por favor, observe que os items também precisam ser arquivados no iLost, após limpar o armazenamento, clicando no botão ‘arquivar’.
O que fazer com itens arquivados
Uma vez que os items foram arquivados, sua organização se torna a proprietária legal e determinará o que acontecerá com os items arquivados. Ao manusear ou entregar itens que contêm informações pessoais sensíveis, sempre recomendamos cuidado extra. As opções abaixo estão disponíveis para processar itens após o arquivamento:
Doar itens ainda utilizáveis para caridade;
Leilão de itens;
Documentos de identificação (passaportes, cartões de identidade, carteiras de motorista e outros documentos governamentais precisam seguir as legislações e leis locais;
Destruir cartões bancários e outros passes gerais;
Destruir outros itens gerais.