Często zdarza się, że właściciele nie odbierają swoich przedmiotów, nawet po utworzeniu dopasowania lub po umówieniu terminu odbioru. Gdy status przedmiotu pozostaje z tego powodu niezmieniony, może to prowadzić do niepotrzebnego zajmowania przestrzeni magazynowej oraz nieprzejrzystej administracji.
Aby skutecznie zarządzać takimi sytuacjami, iLost zaleca stosowanie jasnego procesu wewnętrznego.
1. Wysłanie przypomnienia po utworzeniu dopasowania
Czy dopasowanie zostało utworzone, ale przedmiot nie został odebrany?
Kilka dni po utworzeniu dopasowania wyślij przypomnienie za pośrednictwem funkcji czatu.
Poproś właściciela o odebranie przedmiotu w określonym terminie.
Jasno określ, co stanie się z przedmiotem, jeśli nie zostanie odebrany na czas.
Przykładowa wiadomość:
Szanowny/a [imię],
Zauważyliśmy, że Pana/Pani przedmiot jest gotowy do odbioru. Prosimy o informację, kiedy będzie możliwy odbiór. Uprzejmie prosimy o odebranie przedmiotu najpóźniej do [data]. Po tym terminie przedmiot może zostać zarchiwizowany.
Z poważaniem,
Jeżeli przedmiot nie zostanie odebrany w wyznaczonym terminie, może zostać zarchiwizowany.
👉 Uwaga: użytkownicy z rolą Administrator mają zawsze prawo do przyspieszonej archiwizacji przedmiotów, niezależnie od ich aktualnego statusu.
2. Nieodbyta wizyta w ustalonym terminie odbioru
Często zdarza się, że osoba nie pojawia się w umówionym terminie odbioru. W efekcie wiele przedmiotów może pozostawać ze statusem „Gotowe do odbioru”, co może prowadzić do ich nagromadzenia.
Czy termin odbioru został pominięty?
Wyślij uprzejmą i prostą wiadomość na czacie.
Zapytaj, czy właściciel chce umówić nowy termin odbioru.
Przykładowa wiadomość:
Szanowny/a [imię],
Zauważyliśmy, że niestety nie udało się Panu/Pani odebrać przedmiotu w umówionym terminie. Prosimy o informację, kiedy będzie możliwy odbiór. Przygotujemy przedmiot ponownie.
3. Zachowanie porządku i przejrzystości w magazynie
Aby uniknąć nieporozumień, zalecamy:
Przechowywanie nieodebranych przedmiotów (z dopasowaniem lub terminem odbioru) oddzielnie od innych znalezionych przedmiotów.
W miarę możliwości korzystanie z dedykowanego miejsca do ich przechowywania.
Dzięki temu można uniknąć:
przypadkowego archiwizowania tych przedmiotów razem z nieodebranymi;
sytuacji, w których przedmiot nie może zostać odnaleziony, gdy właściciel niespodziewanie pojawi się później.
4. Brak odpowiedzi ze strony właściciela?
Czy właściciel przestaje odpowiadać po kilku wiadomościach?
Wyślij ostatnią wiadomość z jasno określonym ostatecznym terminem odbioru.
Poinformuj, co stanie się z przedmiotem, jeśli nie zostanie odebrany przed tą datą.
Przykładowa wiadomość:
Szanowny/a [imię],
Niestety nie otrzymaliśmy jeszcze odpowiedzi. Przedmiot można odebrać najpóźniej do [data]. Jeśli nie zostanie odebrany do tego czasu, zostanie zarchiwizowany i może zostać zniszczony lub przekazany na cele charytatywne.
5. Archiwizacja przedmiotu
Czy właściciel nadal nie odpowiedział po upływie ostatecznego terminu?
Przedmiot oznaczony jako „Gotowe do odbioru” może zostać zarchiwizowany.
Postępuj zgodnie z wewnętrznymi zasadami swojej organizacji (np. zniszczenie lub przekazanie darowizny).
Podsumowanie
Jasny i konsekwentny proces pomaga:
efektywnie wykorzystywać przestrzeń magazynową;
zachować przejrzystość w systemie iLost;
prowadzić transparentną komunikację z właścicielami.
Dzięki stałym przypomnieniom, wyraźnym terminom oraz uporządkowanemu procesowi archiwizacji można zapobiec niepotrzebnemu zaleganiu przedmiotów.
Lista kontrolna: Zarządzanie nieodebranymi przedmiotami
Skorzystaj z tej listy kontrolnej, aby zachować porządek i uniknąć niepotrzebnego magazynowania.
✅ Po utworzeniu dopasowania
☐ Odczekaj kilka dni
☐ Wyślij przypomnienie przez czat
☐ Wyznacz konkretną datę odbioru
☐ Zapisz, że brak odpowiedzi skutkuje archiwizacją
✅ Po nieodbytym terminie odbioru
☐ Wyślij uprzejmą wiadomość przypominającą
☐ Ustal nowy termin odbioru
☐ Pozostaw przedmiot ze statusem „Gotowe do odbioru”
✅ Magazyn i organizacja
☐ Przechowuj nieodebrane przedmioty oddzielnie
☐ Korzystaj z jednego, jasno oznaczonego miejsca
☐ Unikaj mieszania z przedmiotami nieodebranymi
✅ Brak odpowiedzi?
☐ Wyślij ostatnią wiadomość
☐ Wyznacz ostateczny termin
☐ Poinformuj o dalszych krokach
(archiwizacja / darowizna / zniszczenie)
✅ Zakończenie
☐ Czy termin minął?
☐ Zarchiwizuj przedmiot (Administrator może to zrobić w każdej chwili)
☐ Postępuj zgodnie z wewnętrznymi zasadami organizacji