Denne artikkelen forklarer hvordan du effektivt kan registrere funne gjenstander i iLost for Business.
Starte en ny gjenstandsregistrering
Logg inn på din iLost for Business-konto.
Slik registrerer du en funnet gjenstand:
På PC: Klikk på den blå knappen «+ Legg til gjenstand».
På mobil eller nettbrett: Trykk på den blå plussknappen.
Angi tittel på gjenstanden
Start med å skrive inn tittelen på gjenstanden. Eksempler: veske, ryggsekk, mobiltelefon, nettbrett, bærbar PC, nøkkel, ring, lommebok, jakke, hansker, skjerf, lader, kort/adgangskort osv.
Når du begynner å skrive, vil det vises en liste med forslag. Velg en gjenstand fra nedtrekkslisten der det er mulig. Kun i unntakstilfeller bør du opprette en helt ny gjenstandstype.
Legge til en ny gjenstandstype (kun ved behov)
Legg kun til en ny gjenstandstype dersom den ikke finnes i nedtrekkslisten. Dersom du oppretter en ny type, må du informere iLost og angi hvilken oppbevaringstid (retention period) som skal gjelde for denne gjenstanden.
Hvis iLost ikke varsles, vil gjenstanden automatisk få standard oppbevaringstid for deres lokasjon.
Registrering av flere gjenstander som hører sammen
Hvis flere gjenstander hører sammen (f.eks. en telefon med deksel, nøkler med nøkkelring, eller en veske med innhold), kan de registreres samlet som én registrering.
Vær oppmerksom på: Den korteste oppbevaringstiden blant gjenstandene vil gjelde for hele registreringen.
Laste opp bilde
Deretter tar du eller laster opp et bilde av den funne gjenstanden som publiseres på iLost-siden deres. Du kan:
ta et bilde med mobil, nettbrett eller PC-webkamera, eller
laste opp et eksisterende bilde fra enheten din.
Vennligst merk:
Du kan kun laste opp ett bilde per gjenstand på dette stadiet.
Det er ikke tillatt å laste opp bilder av kort og adgangskort på grunn av personvernregler (GDPR).
Kontrollkjennetegn
Kontrollkjennetegn hjelper deg og kollegene dine med å bekrefte at gjenstanden faktisk tilhører personen som gjør krav på den. Dette er detaljer kun den rettmessige eieren kjenner til. Eksempler: fødselsdato, fullt navn, unike kjennetegn, merke, størrelse, bakgrunnsdetaljer eller annen identifiserende informasjon.
Denne informasjonen er kun intern og vises aldri på den offentlige nettsiden. Sørg for at kontrollkjennetegn ikke er synlige på opplastede bilder.
Tilgjengelige kontrollfelter varierer etter gjenstandstype. For eksempel har en lommebok andre felter enn en telefon eller en ryggsekk.
«Hvor ble den funnet?»
Dette feltet er valgfritt og kan fylles ut dersom funnstedet er kjent. Eksempler: romnummer, svømmebasseng, lobby, trikkelinje 1 osv.
Denne informasjonen kan også fungere som et kontrollkjennetegn og brukes i matchingsprosessen. For mer informasjon, se 2. Informasjon om matchingprosessen for gjenstander.
«Oppbevaringssted»
Dette feltet er valgfritt og kan brukes dersom organisasjonen deres registrerer hvor gjenstander lagres. Velg riktig sted fra listen. Nye oppbevaringssteder kan opprettes under Bedriftsinnstillinger.
«Send varsling til eier»
Denne knappen er valgfri og kan brukes dersom organisasjonen støtter direkte varsling. Hvis du kjenner den mulige eierens e-postadresse eller telefonnummer, kan du varsle dem umiddelbart. Ved å legge inn navn og kontaktinformasjon vil de motta en e-post eller SMS om at en matchende gjenstand er funnet.
Vær oppmerksom på: Den mulige eieren må fortsatt sende inn et krav (claim) som bevis før gjenstanden kan bekreftes som deres.
«Publiser gjenstand»
Nederst i registreringsskjermen finner du valget om å publisere gjenstanden offentlig. Dette er valgt som standard. Hvis du ikke ønsker at gjenstanden skal være synlig på den offentlige nettsiden, kan du fjerne avmerkingen. Da vil gjenstanden kun være tilgjengelig for internt bruk.
Viktig informasjon ved registrering av funne gjenstander
iLost anbefaler å registrere funne gjenstander så raskt som mulig – helst umiddelbart, men senest innen 24 timer. Nedenfor følger viktige retningslinjer ved publisering av gjenstander i iLost:
Identifikasjonsdokumenter
Identifikasjonsdokumenter som pass, ID-kort og førerkort skal ikke fotograferes på grunn av GDPR-regelverk. Når slike gjenstander registreres i iLost-appen, er bildefunksjonen automatisk deaktivert.
Det er også forbudt ved lov å lagre fødselsnummer eller andre personlige identifikasjonsnumre. Sørg for at slik informasjon aldri legges inn i iLost.
Gjenstander med høy svindelrisiko
For gjenstander som lett kan bli utsatt for svindel – som verdifulle gjenstander uten unike kjennetegn (f.eks. sølvøreringer eller gifteringer) – anbefaler vi å publisere dem uten bilde. Dette kan gjøres ved å fjerne avmerkingen for «bilde synlig» under registreringen.
Funnsted
Hvis kjent, legg inn stedet der gjenstanden ble funnet i det dedikerte feltet «Sted»,
Fullføre registreringen
Når all nødvendig informasjon er fylt inn, klikker du på «Fullfør». Systemet vil automatisk generere et gjenstandsnummer. Skriv ut gjenstandsetiketten eller QR-kodeetiketten og fest den til gjenstanden for korrekt sporing.
Redigering av rapporterte gjenstander
Når en gjenstand er registrert og har fått et gjenstandsnummer, kan informasjonen fortsatt redigeres og/eller slettes, under visse forutsetninger.
Vær oppmerksom på følgende:
Redigering og sletting er kun mulig i en kort periode etter publisering.
Redigering er ikke tillatt dersom det allerede er sendt inn et krav (claim) på gjenstanden.
Sletting er kun mulig innen 7 dager etter registrering og kun dersom ingen krav er mottatt.
Sletting er permanent og kan ikke angres.
Slik redigerer du en gjenstand:
Åpne den registrerte gjenstanden.
Klikk på blyantikonet ved siden av tittelen for å redigere informasjonen.
Slik sletter du en gjenstand:
Klikk på søppelbøtteikonet.
Gjenstanden vil da bli fjernet fra iLost (forutsatt at vilkårene ovenfor er oppfylt).
Legge til et notat på en gjenstand
På gjenstandsnivå har du mulighet til å legge til interne notater for kollegene dine.
Slik gjør du det:
Åpne gjenstanden.
Klikk på «Flere handlinger».
Velg «Legg til notat».
Et tekstvindu åpnes der du kan skrive inn notatet. Systemet lagrer automatisk både navnet på forfatteren og tidspunktet notatet ble lagt til.