iLost råder overholdelse av lokale lover som regulerer lagring av funnede gjenstander. iLost kan ikke holdes ansvarlig hvis gjenstander blir arkivert for tidlig. Når det gjelder identitetsdokumenter, må organisasjoner etablere prosedyrer for lagring. For å overholde General Data Protection Regulation (GDPR), tilbyr iLost fleksible arkiveringsalternativer, som tillater umiddelbar lagring ved registrering.
Arkivering i iLost
I ditt iLost oversikt er det en kategori med tittelen "Expired" som inkluderer alle registrerte gjenstander hvis oppbevaringsperiode er utløpt.
Internt er det nødvendig å arkivere elementene som er oppført under "Expired" regelmessig. Du kan velge og arkivere ett eller flere elementer ved å klikke på den blå ''Arkivér alle'' knappen. Du har også muligheten til å bestemme en endelig destinasjon for hvert element under arkiveringsprosessen. Eksempler på endelig gjenstandsdestinasjon kan være: Veldedighet, Søppel, Politiet, osv. Når du arkiverer et element, vil du bli bedt om å spesifisere dets endelige destinasjon.
*Admin-brukere har mulighet til å opprette endelige destinasjoner i bedriftens innstillinger.
Varebeholdning perioder
iLost-systemet gir fleksibiliteten til å sette en spesifikk oppbevaringsperiode for hver varekategori. Dette er konfigurert i samråd med administratoren(e) under implementeringen av iLost-kontoen din.
Når den fastsatte oppbevaringsperioden har utløpt, vil et element automatisk flytte til "Utløpt"-listen din. Denne listen lar deg se nøyaktig hvilke mistede gjenstander som kan arkiveres og fysisk fjernes.
Hvis du har spørsmål eller trenger å justere oppbevaringsperiodene, er du velkommen til å kontakte supportteamet vårt.
*Admin-brukere har alltid muligheten til å fremskynde arkiveringsprosessen for et element ved hjelp av "Flere handlinger"-knappen.
Skriv ut arkivliste
Det er mulig å skrive ut en liste over elementene som skal arkiveres. Med denne listen kan lagringen lett tømmes når det ikke er mulig å ta med enheten du bruker iLost med deg under arkivering. Vær oppmerksom på at elementene også må arkiveres i iLost, etter at du har tømt lagringen, ved å klikke på 'arkiver'-knappen.
Hva du skal gjøre med arkiverte elementer
Når elementer er arkivert, blir organisasjonen din den lovlige eieren og vil bestemme hva som vil skje med de arkiverte elementene. Når du håndterer eller overleverer elementer som inneholder personlig sensitiv informasjon, anbefaler vi alltid ekstra forsiktighet. Alternativene nedenfor er der for å behandle elementer etter arkivering:
Doner fortsatt brukbare gjenstander til veldedighet;
Auksjon av elementer;
Identifikasjonsdokumenter (pass, ID-kort, førerkort og andre statlige dokumenter) må følge lokale lover og regler;
Ødeleggelse av bankkort og andre generelle pass;
Ødeleggelse av andre generelle gjenstander.