iLost anbefaler at alle lokale lover og forskrifter følges ved oppbevaring, håndtering og arkivering av gjenglemte gjenstander. Hver organisasjon er selv ansvarlig for å overholde gjeldende regelverk. iLost kan ikke holdes ansvarlig dersom gjenstander arkiveres tidligere eller senere enn det som er tillatt i henhold til lokal lovgivning.

For identitetsdokumenter må hver organisasjon fastsette og følge egne interne rutiner for oppbevaring og håndtering. For å støtte GDPR-etterlevelse tilbyr iLost fleksible arkiveringsalternativer, inkludert muligheten til å arkivere gjenstander umiddelbart etter registrering når dette kreves av interne retningslinjer eller lovpålagte krav.

I iLost-dashbordet finner du kategorien «Utløpt». Denne seksjonen inneholder alle gjenstander der oppbevaringsperioden er utløpt.

Gjenstander i kategorien Utløpt:

Som en del av deres interne rutiner bør gjenstander i denne kategorien arkiveres jevnlig.
​

Eksempler på sluttplassering:

Administratorbrukere kan opprette og administrere sluttplasseringer under Firmainnstillinger.

Ved implementering av iLost-kontoen konfigureres standard oppbevaringsperioder. Disse periodene er basert på:

Noen typer gjenstander krever kortere oppbevaringstid enn andre. Et vanlig eksempel er kort, adgangspass og identitetsdokumenter, som ofte må arkiveres raskere.
​
*Endringer i oppbevaringsperioder kan gjøres av iLost Partner Support, men kun forespørsler sendt inn av kontoadministratorer vil bli behandlet.

Administratorer kan alltid manuelt fremskynde arkivering av en gjenstand via knappen «Flere handlinger».
​
**Merk at oppbevaringsperiodene i deres iLost-konto kan avvike fra standardinnstillingene på grunn av lokale lover eller interne prosedyrer.

Du kan skrive ut en liste over gjenstander som skal arkiveres. Dette er spesielt nyttig når du rydder i fysisk lager og ikke har mulighet til å ta med enheten som kjører iLost.

Etter at fysisk lager er ryddet, må gjenstandene også arkiveres i iLost-systemet ved å klikke på «Arkiver».

Gjenstander i god stand kan doneres til veldedige organisasjoner og få nytt liv.
​

Noen organisasjoner velger å auksjonere bort verdifulle gjenstander i henhold til interne retningslinjer og lokale regler.
​

Pass, ID-kort, førerkort og andre offentlig utstedte dokumenter må håndteres og destrueres i samsvar med lokal lovgivning.
​

For å forhindre misbruk bør bankkort, medlemskort og adgangskort destrueres på en sikker måte.
​

Gjenstander som ikke kan gjenbrukes, doneres eller selges, bør destrueres i tråd med organisasjonens interne rutiner.