Det hender jevnlig at eiere ikke henter gjenstandene sine, selv etter at det er opprettet en match eller at en henteavtale allerede er avtalt. Når statusen til en gjenstand forblir uendret av denne grunn, kan det føre til unødvendig bruk av lagringsplass og en uoversiktlig administrasjon.
For å håndtere dette på en effektiv måte anbefaler iLost å benytte en tydelig intern prosess.
1. Send en påminnelse etter en match
Er det opprettet en match, men gjenstanden blir ikke hentet?
Send en påminnelse via chatfunksjonen noen dager etter at matchen er opprettet.
Be eieren om å hente gjenstanden innen en konkret tidsfrist.
Forklar tydelig hva som skjer dersom gjenstanden ikke blir hentet innen fristen.
Eksempel på melding:
Kjære [navn],
Vi ser at gjenstanden din er klar for henting. Kan du gi beskjed om når du har anledning til å komme innom? Vi ber deg hente gjenstanden senest innen [dato]. Etter denne datoen kan gjenstanden bli arkivert.
Vennlig hilsen,
Dersom gjenstanden ikke blir hentet innen den angitte fristen, kan den arkiveres.
👉 Merk: brukere med rollen Administrator har alltid myndighet til å arkivere gjenstander tidligere, uavhengig av nåværende status.
2. Manglende oppmøte til henteavtale
Det er vanlig at noen ikke møter opp til en avtalt henteavtale. Dette kan føre til at mange gjenstander blir stående under statusen «Klar for henting», noe som kan hope seg opp internt.
Har noen uteblitt fra en henteavtale?
Send en vennlig og lavterskel chatmelding.
Spør om eieren ønsker å avtale et nytt hentetidspunkt.
Eksempel på melding:
Kjære [navn],
Vi ser at du dessverre ikke hadde anledning til å møte opp for å hente gjenstanden din. Kan du gi beskjed om når du ønsker å komme innom? Da sørger vi for at gjenstanden er klar igjen.
3. Opprettholde orden og oversikt i lagringen
For å unngå forveksling anbefaler vi å:
Oppbevare gjenstander som ikke er hentet (med match eller henteavtale) separat fra andre funne gjenstander.
Benytte et eget lagringsområde for disse gjenstandene, dersom mulig.
Dette bidrar til å forhindre at:
gjenstander ved en feil blir arkivert sammen med uavhentede eller uidentifiserte gjenstander;
gjenstanden ikke kan finnes dersom eieren uventet dukker opp senere.
4. Ingen respons fra eieren?
Har eieren sluttet å svare etter flere meldinger?
Send en siste melding med en tydelig sluttfrist for henting.
Informer om hva som vil skje med gjenstanden dersom den ikke blir hentet innen fristen.
Eksempel på melding:
Kjære [navn],
Vi har dessverre ennå ikke mottatt svar fra deg. Gjenstanden din kan hentes senest innen [dato]. Dersom den ikke blir hentet innen denne datoen, vil gjenstanden bli arkivert og kan bli destruert eller donert til veldedighet.
5. Arkivere gjenstanden
Har eieren fortsatt ikke svart etter at den siste fristen er utløpt?
Gjenstanden som står under «Klar for henting» kan da arkiveres.
Følg organisasjonens interne retningslinjer (for eksempel destruksjon eller donasjon).
Oppsummering
En tydelig og konsekvent prosess bidrar til å:
bruke lagringsplassen effektivt;
bevare god oversikt i iLost;
kommunisere åpent og tydelig med eiere.
Ved å benytte faste påminnelser, klare tidsfrister og en strukturert arkiveringsprosess unngår man at gjenstander blir liggende unødvendig lenge.
Sjekkliste: Håndtering av gjenstander som ikke er hentet
Bruk denne sjekklisten for å bevare oversikten og unngå unødvendig lagring.
✅ Etter at en match er opprettet
☐ Vent noen dager
☐ Send en påminnelse via chat
☐ Angi en konkret hentedato
☐ Dokumenter at arkivering skjer ved manglende respons
✅ Etter manglende oppmøte til henteavtale
☐ Send en vennlig oppfølgingsmelding
☐ Avtal nytt hentetidspunkt
☐ Behold gjenstanden under «Klar for henting»
✅ Lagring og oversikt
☐ Oppbevar uavhentede gjenstander separat
☐ Bruk et fast og tydelig merket lagringsområde
☐ Unngå sammenblanding med uavhentede eller uidentifiserte gjenstander
✅ Ingen respons?
☐ Send en siste melding
☐ Angi en endelig frist
☐ Kommuniser hva som skjer videre
(arkivering / donasjon / destruksjon)
✅ Avslutning
☐ Har fristen utløpt?
☐ Arkiver gjenstanden (Administrator kan alltid gjøre dette)
☐ Følg organisasjonens interne retningslinjer