For å sikre en vellykket implementering, anbefales det å ha din nåværende Lost and Found-prosess grundig dokumentert. Erfaring viser at veldokumenterte prosesser er lettere å endre og forbedre. Denne dokumentasjonen vil være det første trinnet, med de følgende fire nøkkelkomponentene i tankene.

Den interne arbeidsflyten er delt inn i fire hovedkomponenter:

Disse fire komponentene er spesifisert nedenfor med tilsvarende handlinger som skal tas:

Oppdater den nåværende registreringsarbeidsflyten for å inkorporere de nye funksjonene som iLost tilbyr. For å sikre en vellykket implementering, må flere nøkkelspørsmål adresseres. Disse spørsmålene inkluderer:

1.1 Av hvilken avdeling (plassering)(eller av hvem) blir funnete gjenstander registrert?
​Tildel passende ansvarsområder til de relevante avdelingene. Definer tydelig hvilken avdeling og hvilke ansatte som vil være ansvarlige for å registrere funnete gjenstander.

1.2 Når skal gjenstander registreres?
Bestem når funnete gjenstander skal bli registrert, med tanke på tidsrammen mellom å oppdage en gjenstand og å rapportere den. Det anbefales å holde denne tidsrammen så kort som mulig for å forbedre sjansene for å matche tapte gjenstander med eierne.

1.3 Er enkelte gjenstander ikke registrert?
Ikke alle funnet gjenstander trenger å bli registrert. Spesifiser tydelig hvilke gjenstander som ikke skal rapporteres, som for eksempel visse ID-kort, bederfelig mat, eller gjenstander som er for skadet.

1.4 Brukes forseglede poser?
Verdifulle gjenstander kan plasseres i forseglede poser for ekstra sikkerhet. Hvis spesifikke gjenstander krever forsegling, sørg for at en formell prosess er på plass for å bestemme hvilke gjenstander som er forseglet. Denne metoden hjelper til å redusere risikoen for ansatte svindel i håndteringen av funnet gjenstander.

1.5 Hvilke enheter?
​For å registrere gjenstander på iLost, anbefales det å bruke en mobil enhet som en smarttelefon eller et nettbrett utstyrt med et kamera for å ta bilder av gjenstander. Here's an overview of the system requirements:
Web Application Mobile Devices: Latest versions of popular browsers including Google Chrome, Safari, Firefox etc. iOS 15 or newer using Safari / Android 12 or newer using Google Chrome

Mange organisasjoner legger til iLost-webapplikasjonen som en snarvei på startskjermen på smarttelefoner eller nettbrett, og eliminerer behovet for manuelle oppdateringer ettersom applikasjonen oppdateres automatisk. Sørg for en stabil internettforbindelse på enheter før du bruker iLost. Hvis en stabil Wi-Fi-tilkobling ikke er tilgjengelig, bør enheter ha tilgang til en 4G-tilkobling for optimal brukeropplevelse. Det anbefales sterkt å bruke en mobil enhet med et kamera for å registrere funne gjenstander. Hvis PC-en eller den bærbare datamaskinen din er utstyrt med et kamera eller et webkamera, kan du også laste opp bilder direkte.
​

For å sikre en vellykket implementering og utnytte alle iLosts nye funksjonaliteter fullt ut, kan det være nødvendig å justere den nåværende arbeidsflyten for den inngående kravprosessen. Vurder følgende nøkkelspørsmål:

2.1 Hvilken avdeling (eller ansatte) svarer på innkommende forespørsler om gjenstander?
Kunder har 24/7 tilgang til alle funne gjenstander og kan sende inn krav om gjenstander eller fylle ut et skjema for tapte gjenstander når som helst. Vennligst spesifiser hvilken avdeling og ansatte som vil håndtere de innkommende forespørslene, og etabler en første responstid for å håndtere disse kravene. Dette kan være den samme avdelingen og personalet som er ansvarlig for å registrere funne gjenstander.

2.2 Hvordan hjelper vi kunder i alder uten internett | PC?
​Noen kunder har kanskje ikke tilgang til internett eller en PC, noe som gjør det vanskelig for dem å nå iLost-nettstedet. Skisser hvordan disse individene kan få mer informasjon om sine tapte gjenstander. Sørg også for at det er tilgjengelig trykt materiale om prosessen, slik at slektninger kan assistere.

Den nåværende logistiske håndteringen kan trenge justeringer for å imøtekomme iLost's nye funksjonaliteter. For å sikre en vellykket implementering, vurder følgende spørsmål

3.1 Hentelokasjoner for kunder
Identifiser og utpeke tilgjengelige steder der kunder kan hente sine funnede gjenstander. Sørg for at disse stedene er praktiske for kundene, og gi klare henteinstruksjoner om nødvendig, inkludert definerte åpningstider. Du kan legge til disse innstillingene i din iLost-konto under firminnstillinger.

3.2 Signatur på kvittering ved henting
Hvis en signert overleveringskvittering kreves når kundene henter varene sine, sørg for at dette trinnet er klart definert i henteprosessen.

3.3 Lagring av overleveringskvitteringer
Når signaturer er nødvendige, etabler en prosedyre for lagring av signerte overleveringskvitteringer. Definer hvor lenge disse postene må oppbevares og om de skal lagres i fysisk eller digitalt format.

3.4 Leveringsprosess
For kunder som velger levering, sørg for at varene er sikkert pakket med tilstrekkelig forsendelsesmateriale. Oppretthold et system for å holde forsendelsesmateriell på lager. Vennligst referer til artikkelen " 3.5 Krav til utskrift
En skriver må være tilgjengelig og tilkoblet en PC, smarttelefon eller nettbrett med internettforbindelse for utskrift av overleveringskvitteringer eller forsendelsesetiketter.

Den nåværende lagringsarbeidsflyten for elementet kan trenge justeringer for å samsvare med iLosts funksjonaliteter. For å sikre vellykket implementering, må flere nøkkelspørsmål besvares: 4.1 Hvor lagres funnet gjenstander?
​- For å klart identifisere lagringsstedet for alle funnet gjenstander. En godt organisert prosess er essensiell, slik at kundene vet nøyaktig hvor de kan hente gjenstandene sine, og kurerer kan lett finne pakket gjenstander for levering.
- iLost anbefaler organisering av lagrede gjenstander etter type eller størrelse. For eksempel, grupper lignende gjenstander som nøkler, telefoner og lommebøker sammen. Hvis du har et stort antall elementer, bør du tenke på å bruke lagringskasser med ukenummer for å holde alt organisert. 4.2 Hva er lagringsperioden for funnet gjenstander?
Det er nødvendig å forstå de juridiske kravene for hvor lenge organisasjonen din må beholde funnet gjenstander, da oppbevaringsperiodene varierer etter land eller stat. iLost kan konfigurere en spesifikk oppbevaringsperiode for hver gjenstandstype. Sørg for å gi dine oppbevaringsperioder til din iLost Account Manager eller iLost Partner Support. For mer informasjon, se følgende artikkel ''4. Informasjon om arkiveringsprosessen for gjenstander''.