A sikeres bevezetés érdekében ajánlott a jelenlegi talált tárgyakkal kapcsolatos folyamatot alaposan dokumentálni. A tapasztalat azt mutatja, hogy a jól dokumentált folyamatokat könnyebb módosítani és javítani. Ez a dokumentáció lesz az első lépés, az alábbi négy kulcsfontosságú elemet szem előtt tartva.

A belső munkafolyamat négy fő összetevőre oszlik:

Ezt a négy összetevőt az alábbiakban határozzuk meg a megfelelő intézkedésekkel együtt:

A jelenlegi regisztrációs munkafolyamat frissítése az iLost által kínált új funkciók beépítése érdekében. A sikeres megvalósítás érdekében számos kulcsfontosságú kérdésre kell választ adni. Ezek a kérdések a következők:

1.1 Melyik osztály (hely) (vagy ki) tartja nyilván a talált tárgyakat?
​Jelölje ki a megfelelő felelősségi köröket az érintett osztályoknak. Határozza meg egyértelműen, hogy melyik osztály és melyik alkalmazott lesz felelős a talált tárgyak nyilvántartásba vételéért.

1.2 Mikor kell nyilvántartásba venni a tárgyakat?
Határozza meg, hogy mikor kell nyilvántartásba venni a talált tárgyakat, figyelembe véve a tárgy felfedezése és a bejelentés közötti időtartamot. Ajánlott ezt az időkeretet a lehető legrövidebbre szabni, hogy javuljon az esélye annak, hogy az elveszett tárgyak megtalálják a tulajdonosukat.

1.3 Bizonyos tárgyakat nem kell nyilvántartásba venni?
Nem minden talált tárgyat kell nyilvántartásba venni. Határozza meg egyértelműen, hogy mely tételeket nem szabad jelenteni, például bizonyos személyi igazolványokat, romlandó élelmiszereket vagy túlságosan sérült tételeket.

1.4 Használnak pecsétes zsákokat?
Az értékes tárgyakat a nagyobb biztonság érdekében pecsétes zsákokba lehet helyezni. Ha bizonyos tételek lepecsételése szükséges, gondoskodjon arról, hogy hivatalos eljárás legyen érvényben annak meghatározására, hogy mely tételeket kell lepecsételni. Ez a módszer segít csökkenteni a talált tárgyak kezelése során a munkavállalói csalás kockázatát.

1.5 Milyen eszközök?
​A tárgyak iLostban történő regisztrálásához ajánlott egy olyan mobilkészüléket, például okostelefont vagy táblagépet használni, amely rendelkezik kamerával a tárgyak fényképezéséhez. Íme a rendszerkövetelmények áttekintése:
Mobileszközök: Webalkalmazás : iOS15 vagy újabb a Safari használatával / Android 12 vagy újabb a Google Chrome használatával.

Sok szervezet az iLost webes alkalmazást az okostelefonok vagy táblagépek kezdőképernyőjének parancsikonjaként adja hozzá, így nincs szükség manuális frissítésekre, mivel az alkalmazás automatikusan frissül. Az iLost használata előtt biztosítsa az eszközök stabil internetkapcsolatát. Ha nem áll rendelkezésre stabil Wi-Fi kapcsolat, az eszközöknek az optimális felhasználói élmény érdekében 4G-kapcsolatot kell biztosítaniuk. A talált tárgyak nyilvántartásba vételéhez erősen ajánlott egy kamerával ellátott mobileszköz használata. Ha a számítógép vagy laptop rendelkezik kamerával vagy webkamerával, akkor a képeket közvetlenül is feltöltheti.
​

A sikeres bevezetés biztosítása és az iLost új funkcióinak teljes körű kihasználása érdekében szükség lehet a beérkező követelések feldolgozásának jelenlegi munkafolyamatának kiigazítására. Vegyük fontolóra a következő kulcskérdéseket:

2.1 Melyik osztály (vagy alkalmazottak) válaszolnak a beérkező tárgyigénylésekre?
Az ügyfelek a nap 24 órájában hozzáférhetnek az összes talált tárgyhoz, és bármikor benyújthatnak tárgyigényléseket vagy kitölthetnek egy elveszett tárgyra vonatkozó űrlapot. Kérjük, adja meg, hogy melyik osztály és melyik alkalmazott fogja kezelni a beérkező kérelmeket, és határozzon meg egy első válaszadási időt ezen igények kezelésére. Ez lehet ugyanaz az osztály és személyzet, amely a talált tárgyak nyilvántartásáért felelős.

2.2 Hogyan segíthetünk az internet nélküli korú ügyfeleknek | PC?
​Egyes ügyfelek nem rendelkeznek internet-hozzáféréssel vagy PC-vel, ami megnehezíti számukra az iLost weboldal elérését. Ismertesse, hogy ezek a személyek hogyan juthatnak további információkhoz az elveszett tárgyaikról. Emellett gondoskodjon arról, hogy a folyamatról nyomtatott anyagok álljanak rendelkezésre, hogy a hozzátartozók segíthessenek.

Az iLost új funkcióinak befogadásához a jelenlegi logisztikai kezelés kiigazításra szorulhat. A sikeres megvalósítás érdekében vegye figyelembe a következő kérdéseket

3.1 Az ügyfelek számára kijelölt átvételi helyek
Határozza meg és jelölje ki azokat a hozzáférhető helyeket, ahol az ügyfelek átvehetik a talált tárgyakat. Biztosítsa, hogy ezek a helyszínek kényelmesek legyenek az ügyfelek számára, és szükség esetén adjon egyértelmű utasításokat az átvételre vonatkozóan, beleértve a meghatározott nyitvatartási időt is. Ezeket a beállításokat az iLost-fiókjában a céges beállítások között adhatja hozzá.

3.2 Átvételi elismervény aláírása az átvételkor
Ha az ügyfélnek az áru átvételekor aláírt átvételi elismervényre van szüksége, gondoskodjon arról, hogy ez a lépés egyértelműen szerepeljen az átvételi folyamatban.

3.3 Az átadás-átvételi elismervények tárolása
Ha aláírásra van szükség, hozzon létre eljárást az aláírt átadás-átvételi elismervények tárolására. Határozza meg, hogy mennyi ideig kell ezeket a nyilvántartásokat megőrizni, és hogy azokat fizikai vagy digitális formában kell-e tárolni.

3.4 Szállítási folyamat
A kiszállítást választó ügyfelek esetében gondoskodjon arról, hogy a tételek biztonságosan, megfelelő szállítási anyagokkal legyenek becsomagolva. Fenntartani egy rendszert a szállítási készletek raktáron tartására. Kérjük, olvassa el a "3. Információk a termékvisszaküldési folyamatról" a további eljárásra vonatkozó részletes utasításokért.

3.5 Nyomtatási követelmények
Az átvételi elismervények vagy szállítási címkék nyomtatásához rendelkezésre kell állnia egy nyomtatónak, és csatlakoztatnia kell egy internet-hozzáféréssel rendelkező számítógéphez, okostelefonhoz vagy táblagéphez.

Az iLost funkcióihoz való igazodás érdekében szükség lehet a jelenlegi tételek tárolásának munkafolyamatának kiigazítására. A sikeres megvalósítás érdekében több kulcsfontosságú kérdésre kell választ adni:

4.1 Hol tárolják a talált tárgyakat?
​- Határozza meg egyértelműen a talált tárgyak tárolási helyét. A jól szervezett folyamat elengedhetetlen ahhoz, hogy az ügyfelek pontosan tudják, hol vehetik át a tárgyaikat, a futárok pedig könnyen megtalálják a csomagolt tárgyakat a kézbesítéshez.
- Az iLost azt ajánlja, hogy a tárolt elemeket típus vagy méret szerint rendszerezze. Például csoportosítsa a hasonló tárgyakat, például a kulcsokat, telefonokat és pénztárcákat. Ha nagy mennyiségű tárgya van, fontolja meg a heti számokkal ellátott tárolóedények használatát, hogy mindent rendben tartson.

4.2 Mennyi ideig kell tárolni a talált tárgyakat?
Nagyon fontos, hogy tisztában legyen a jogi követelményekkel, amelyek arra vonatkoznak, hogy szervezetének mennyi ideig kell megőriznie a talált tárgyakat, mivel a megőrzési időszakok országonként vagy államonként eltérőek. Az iLost minden egyes elemtípushoz beállíthat egy meghatározott megőrzési időszakot. Ügyeljen arra, hogy a megőrzési időszakokat az iLost Account Manager vagy az iLost Partner Support rendelkezésére bocsássa. További információkért lásd a következő cikket: ''4. Információ az elemről Archive Process''.