Az iLost a talált tárgyak tárolására vonatkozó helyi törvények betartását tanácsolja. Az iLost nem vállal felelősséget az elemek idő előtti archiválásáért. A személyazonosító okmányok tekintetében a szervezeteknek meg kell határozniuk a tárolási eljárásokat. Az általános adatvédelmi rendeletnek (GDPR) való megfelelés érdekében az iLost rugalmas archiválási lehetőségeket kínál, lehetővé téve az azonnali tárolást a regisztrációt követően.
Archiválás az iLostban
Az iLost áttekintésében van egy "Lejárt" kategória, amely tartalmazza az összes olyan regisztrált elemet, amelyek megőrzési ideje lejárt. A "Lejárt" kategóriában felsorolt tételek automatikusan törlődnek a nyilvános weboldalról, és így nem lesznek elérhetők új igények benyújtásához.
Belsőleg rendszeresen archiválni kell a "Lejárt." alatt felsorolt tételeket. Egy vagy több elemet is kiválaszthat és archiválhat a kék ''Mindent archiválni'' gombra kattintva.
Az archiválási folyamat során lehetősége van arra is, hogy az egyes elemek végső rendeltetési helyét kijelölje. A végső tételek rendeltetési helyei például a következők lehetnek: Jótékonyság, szemét, rendőrség stb. Egy elem archiválásakor a rendszer felkéri, hogy adja meg a végső rendeltetési helyét.
*Az admin felhasználóknak lehetőségük van végső célállomások létrehozására a vállalati beállításokban.
A tételek megőrzési időszakai
Az iLost három alapértelmezett bejelentési határidőt kínál a rendszeren belül. Célszerű a jelenlegi eljárást az iLost ajánlásának megfelelően összehangolni ezekkel a bejelentési határidőkkel. A személyazonosító okmányok, általános igazolványok és kártyák megőrzési ideje általában rövidebb, mint más talált tárgyaké. Szeretnénk felhívni figyelmét az alábbi táblázatra, amelyben az egyes elemtípusok megőrzési idejét soroljuk fel;
*Az admin felhasználóknak mindig lehetőségük van arra, hogy a "További műveletek" gomb segítségével felgyorsítsák egy tétel archiválási folyamatát.
**A (helyi) törvények miatt az Ön iLost fiókjának tételmegőrzési ideje eltérhet az alapértelmezett beállításoktól.
Archívum lista nyomtatása
Lehetőség van az archiválandó tételek listájának kinyomtatására. Ezzel a listával a tároló könnyen kiüríthető, ha az archiválás során nem lehet magával vinni azt az eszközt, amelyen az iLostot használja. Felhívjuk figyelmét, hogy a tárolás törlése után a tételeket archiválni kell az iLostban is, az "archiválás" gombra kattintva.
Mi a teendő az archivált elemekkel
Az elemek archiválása után az Ön szervezete lesz a jogi tulajdonos, és meghatározza, hogy mi történjen az archivált elemekkel. Személyes adatokat tartalmazó tárgyak kezelése vagy átadása során mindig fokozott óvatosságot ajánlunk. Az alábbi lehetőségek az elemek archiválás utáni feldolgozására szolgálnak:
Adományozzon még használható tárgyakat jótékony célra;
Elemek árverése;
Azonosító okmányoknak (útleveleknek, személyi igazolványoknak, jogosítványoknak és egyéb kormányzati dokumentumoknak meg kell felelniük a helyi jogszabályoknak és törvényeknek;
Bankkártyák és egyéb általános igazolványok megsemmisítése;
Egyéb általános tárgyak megsemmisítése.