Gyakran előfordul, hogy a tulajdonosok nem veszik át a tárgyaikat, még azután sem, hogy egyezés jött létre, vagy hogy már időpontot egyeztettek az átvételre. Amikor egy tárgy állapota emiatt változatlan marad, az szükségtelen raktárhely-használathoz és átláthatatlan adminisztrációhoz vezethet.
A helyzet hatékony kezelése érdekében az iLost egy egyértelmű belső folyamat alkalmazását javasolja.
1. Emlékeztető küldése egyezés után
Létrejött az egyezés, de a tárgyat mégsem vették át?
Az egyezés létrejötte után néhány nappal küldjön emlékeztetőt a csevegési funkción keresztül.
Kérje meg a tulajdonost, hogy a tárgyat egy meghatározott határidőn belül vegye át.
Egyértelműen jelezze, mi történik, ha a tárgyat nem veszik át időben.
Példaüzenet:
Tisztelt [név],
Látjuk, hogy a tárgya átvételre készen áll. Kérjük, jelezze, mikor tud érte jönni. Kérjük, hogy legkésőbb [dátum]-ig vegye át a tárgyat. Ezt követően a tárgy archiválásra kerülhet.
Üdvözlettel,
Amennyiben a tárgyat nem veszik át a megadott határidőn belül, az archiválható.
👉 Megjegyzés: az Adminisztrátor szerepkörrel rendelkező felhasználók a tárgy aktuális állapotától függetlenül bármikor jogosultak a gyorsított archiválásra.
2. Elmulasztott átvételi időpont
Gyakran előfordul, hogy valaki nem jelenik meg egy előre egyeztetett átvételi időponton. Ennek következtében sok tárgy maradhat az „Átvételre kész” állapotban, ami belső felhalmozódáshoz vezethet.
Elmulasztották az átvételi időpontot?
Küldjön barátságos, könnyen érthető üzenetet a csevegésben.
Kérdezze meg, hogy a tulajdonos szeretne-e új átvételi időpontot egyeztetni.
Példaüzenet:
Tisztelt [név],
Észrevettük, hogy sajnos nem tudott megjelenni a tárgy átvételére. Kérjük, jelezze, mikor szeretne érte jönni, és mi újra előkészítjük a tárgyat.
3. Rend és áttekinthetőség fenntartása a tárolásban
Az esetleges félreértések elkerülése érdekében javasoljuk:
Az át nem vett tárgyakat (egyezéssel vagy átvételi időponttal) elkülönítve tárolni a többi talált tárgytól.
Lehetőség szerint külön, erre a célra kijelölt tárolóhelyet használni.
Ez segít megelőzni, hogy:
ezek a tárgyak véletlenül a nem igényelt tárgyakkal együtt kerüljenek archiválásra;
a tárgy később ne legyen megtalálható, ha a tulajdonos váratlanul mégis megjelenik.
4. Nem érkezik válasz a tulajdonostól?
A tulajdonos több üzenet után sem reagál?
Küldjön egy utolsó üzenetet, amelyben egyértelműen megjelöli az átvétel végső határidejét.
Tájékoztassa arról, mi történik a tárggyal, ha azt nem veszik át a megadott időpontig.
Példaüzenet:
Tisztelt [név],
Sajnos eddig nem kaptunk választ Öntől. A tárgy legkésőbb [dátum]-ig vehető át. Amennyiben ez nem történik meg, a tárgy archiválásra kerül, és megsemmisítésre vagy jótékonysági célra történő adományozásra kerülhet.
5. A tárgy archiválása
A tulajdonos a végső határidő lejárta után sem jelentkezett?
Az „Átvételre kész” állapotban szereplő tárgy archiválható.
Kövesse szervezete belső szabályzatát (pl. megsemmisítés vagy adományozás).
Összefoglalás
Egy világos és következetes folyamat segít abban, hogy:
a raktárhelyet hatékonyan használják;
az iLost rendszeren belül megmaradjon az áttekinthetőség;
átlátható kommunikáció történjen a tulajdonosok felé.
Rendszeres emlékeztetők, egyértelmű határidők és strukturált archiválás alkalmazásával elkerülhető, hogy a tárgyak szükségtelenül hosszú ideig tárolásra kerüljenek.
Ellenőrzőlista: Át nem vett tárgyak kezelése
Használja ezt az ellenőrzőlistát az áttekinthetőség megőrzésére és a felesleges tárolás elkerülésére.
✅ Egyezés létrejötte után
☐ Várjon néhány napot
☐ Küldjön emlékeztetőt a csevegésen keresztül
☐ Jelöljön meg konkrét átvételi dátumot
☐ Rögzítse, hogy válasz hiányában archiválás történik
✅ Elmulasztott átvételi időpont után
☐ Küldjön barátságos emlékeztető üzenetet
☐ Egyeztessen új átvételi időpontot
☐ Tartsa a tárgyat „Átvételre kész” állapotban
✅ Tárolás és áttekinthetőség
☐ Az át nem vett tárgyakat külön tárolja
☐ Használjon állandó, egyértelműen megjelölt tárolóhelyet
☐ Kerülje az összekeverést a nem igényelt tárgyakkal
✅ Nincs válasz?
☐ Küldjön utolsó üzenetet
☐ Határozzon meg végső határidőt
☐ Kommunikálja a további lépéseket
(archiválás / adományozás / megsemmisítés)
✅ Lezárás
☐ Lejárt a határidő?
☐ Archiválja a tárgyat (Adminisztrátor bármikor megteheti)
☐ Kövesse a szervezete belső szabályzatát