Il arrive régulièrement que des propriétaires ne viennent pas récupérer leur objet, même après qu’une correspondance a été trouvée ou qu’un rendez-vous de retrait a déjà été planifié. Lorsque le statut d’un objet reste inchangé pour cette raison, cela peut entraîner une utilisation inutile de l’espace de stockage et une gestion peu claire.
Afin de gérer cette situation efficacement, iLost recommande de mettre en place un processus interne clair.
1. Envoyer un rappel après une correspondance
Une correspondance a été trouvée, mais l’objet n’a pas été récupéré ?
Envoyez un rappel via la fonction de chat quelques jours après la création de la correspondance.
Demandez au propriétaire de récupérer l’objet dans un délai précis.
Indiquez clairement ce qu’il adviendra de l’objet s’il n’est pas récupéré à temps.
Message d’exemple :
Cher/Chère [nom],
Nous constatons que votre objet est prêt à être récupéré. Pourriez-vous nous indiquer quand vous souhaitez passer ? Nous vous prions de bien vouloir récupérer l’objet au plus tard le [date]. Passé ce délai, l’objet pourra être archivé.
Cordialement,
Si l’objet n’est pas récupéré dans le délai indiqué, il pourra être archivé.
👉 Remarque : les utilisateurs disposant du rôle Administrateur ont toujours la possibilité d’archiver les objets de manière anticipée, quel que soit leur statut actuel.
2. Rendez-vous de retrait manqué
Il arrive fréquemment qu’une personne ne se présente pas à un rendez-vous de retrait planifié. Cela peut entraîner l’accumulation de nombreux objets sous le statut « Prêt pour le retrait ».
Un rendez-vous de retrait a été manqué ?
Envoyez un message de chat courtois et accessible.
Demandez au propriétaire s’il souhaite fixer un nouveau rendez-vous.
Message d’exemple :
Cher/Chère [nom],
Nous avons constaté que vous n’avez malheureusement pas pu venir récupérer votre objet. Pourriez-vous nous indiquer quand vous souhaiteriez passer ? Nous veillerons à ce que l’objet soit de nouveau prêt pour vous.
3. Maintenir l’ordre et la gestion du stockage
Afin d’éviter toute confusion, nous recommandons de :
Conserver les objets non récupérés (avec correspondance ou rendez-vous de retrait) séparément des autres objets trouvés.
Utiliser de préférence un espace de stockage dédié à cet effet.
Cela permet d’éviter :
que ces objets soient archivés par erreur avec des objets non réclamés ;
de ne plus pouvoir retrouver l’objet si le propriétaire se présente finalement de manière inattendue.
4. Plus aucune réponse du propriétaire ?
Le propriétaire ne répond plus malgré plusieurs messages ?
Envoyez un dernier message indiquant clairement une date limite de retrait.
Précisez ce qu’il adviendra de l’objet s’il n’est pas récupéré avant cette date.
Message d’exemple :
Cher/Chère [nom],
Nous n’avons malheureusement pas encore reçu de réponse de votre part. Votre objet peut être récupéré jusqu’au [date] au plus tard. Passé ce délai, l’objet sera archivé et pourra être détruit ou donné à une organisation caritative.
5. Archivage de l’objet
Le propriétaire n’a toujours pas répondu après l’expiration de ce dernier délai ?
L’objet figurant sous le statut « Prêt pour le retrait » peut alors être archivé.
Veuillez suivre la politique interne de votre organisation (par exemple : destruction ou don).
Résumé
Un processus clair et appliqué de manière cohérente permet de :
utiliser efficacement l’espace de stockage ;
conserver une bonne visibilité dans iLost ;
communiquer de manière transparente avec les propriétaires.
Grâce à des rappels réguliers, des délais clairement définis et une procédure d’archivage structurée, vous évitez que des objets restent inutilement stockés.
Checklist : Gestion des objets non récupérés
Utilisez cette checklist pour conserver une vue d’ensemble et éviter un stockage inutile.
✅ Après la création d’une correspondance
☐ Attendre quelques jours
☐ Envoyer un rappel via le chat
☐ Définir une date de retrait précise
☐ Indiquer qu’un archivage aura lieu en cas d’absence de réponse
✅ Après un rendez-vous de retrait manqué
☐ Envoyer un message de suivi courtois
☐ Proposer un nouveau rendez-vous de retrait
☐ Conserver l’objet sous « Prêt pour le retrait »
✅ Stockage & organisation
☐ Conserver les objets non récupérés séparément
☐ Utiliser un emplacement fixe et clairement identifié
☐ Éviter le mélange avec les objets non réclamés
✅ Aucune réponse ?
☐ Envoyer un dernier message
☐ Indiquer une date limite définitive
☐ Communiquer la suite du processus
(archivage / don / destruction)
✅ Finalisation
☐ La date limite est-elle dépassée ?
☐ Archiver l’objet (possible à tout moment par un Administrateur)
☐ Respecter la politique interne de votre organisation