Lorsque le demandeur est reconnu comme propriétaire, il se verra offrir la possibilité soit de se faire renvoyer son objet trouvé, soit de le récupérer auprès de votre organisation.
Lorsque le propriétaire a fait son choix, l’article apparaîtra sous l’onglet « Préparer la collecte » et votre organisation recevra un e-mail de notification.
Veuillez noter : Il n’est pas possible d’envoyer des documents d’identité tels que cartes d’identité ou passeports via des services de messagerie comme DHL, UPS, FedEx, etc. Ces documents sont généralement classés comme marchandises non expédiables par de nombreux services de messagerie. Par conséquent, les options d’expédition destinées aux propriétaires ne sont pas disponibles pour ces types spécifiques de documents. Avant d’utiliser votre propre service de messagerie, assurez-vous de vous renseigner à l’avance sur cette politique.
Instructions d'expédition
Si le propriétaire a choisi de se faire renvoyer l'article, l'article apparaîtra sous l'onglet “Préparer la collecte”.
Lorsque l'article doit être expédié, vous verrez « emballer » à côté de l'article. Emballez soigneusement l'article afin qu'il ne soit pas endommagé pendant le transport. Imprimez l’étiquette d’expédition et le reçu de remise optionnel fournis dans l'application iLost. Une fois que l'article est correctement emballé, fixez l’étiquette d’expédition de manière visible et sécurisée sur le colis.
Un envoi sera réservé automatiquement lorsque le paiement du demandeur sera approuvé. Lorsqu'un article affiche « emballer » sous l'onglet « Préparer le ramassage », l'organisation peut s'attendre à ce qu'un coursier récupère le colis le lendemain.
Si le coursier ne se présente pas, l'organisation peut demander une nouvelle collecte dans l'application.
La première étape consiste à préparer le colis pour l’expédition. Cliquez sur le bouton « Imprimer les documents ».
Imprimez tous les documents disponibles que vous voyez dans la fenêtre pop-up :
Étiquette d’expédition : Fixez-la sur l’extérieur du colis.
Reçu de remise : Imprimez-le si vous souhaitez que le coursier le signe comme preuve de la collecte du colis.
Si l’envoi doit passer par les douanes dans le pays de destination, les documents douaniers seront automatiquement disponibles pour impression. Imprimez tous ces documents et fixez-les à l’extérieur du colis, y compris l’étiquette d’expédition.
Continuez à lire cet article pour apprendre comment procéder exactement.
Tous les documents ont-ils été imprimés ? Alors confirmez que le colis est officiellement prêt pour le coursier.
Maintenant que le colis est prêt, il peut être récupéré par le coursier. Appuyez sur le bouton suivant : « Le colis a été récupéré. Envoyer le suivi au propriétaire. »
Une fois qu’un colis a été récupéré, vous pouvez utiliser le bouton « Ouvrir le suivi et trace » pour suivre le colis.
Expéditions internationales (documents douaniers)
Les documents douaniers sont nécessaires pour les envois vers d’autres continents et certains pays ayant des réglementations douanières strictes. Ces documents sont essentiels pour le dédouanement dans le pays de destination. Sans eux, le colis ne pourra pas être dédouané et sera retourné. Veuillez noter que les frais d’expédition ne sont pas remboursables pour les envois retournés, ce qui oblige votre client à réserver à nouveau son envoi. Il est donc crucial d’attacher ces documents solidement au colis.
Si un client réserve un envoi nécessitant des documents douaniers, vous verrez automatiquement ces documents lors de la préparation du colis pour l’envoi dans iLost. Ces documents peuvent être imprimés en même temps que l’étiquette d’expédition.
Lorsque vous cliquez sur le bouton, vous devez traduire le titre de l’article en anglais et estimer le poids de l’article en kilogrammes. Imprimez toutes les factures commerciales et le formulaire de déclaration douanière et fixez-les à l’extérieur du colis (avec une vignette ou un enveloppe de documentation).
Voir un exemple de colis ci-dessous :
En plus d'ajouter les documents supplémentaires, la gestion de l'envoi du colis reste la même. Remettez le colis au coursier, laissez-le signer le document de remise et envoyez le suivi au propriétaire.
*Vous pouvez souvent demander des enveloppes de documentation sans obligation auprès des grands services de messagerie comme FedEx ou UPS.
Le colis n'a pas été récupéré
Le coursier n'est pas passé ? Ou le colis n'était pas prêt à être expédié ? Pas de problème.
Si vous avez manqué le coursier ou si celui-ci n’est pas passé, vous pouvez demander un nouveau ramassage dans le système. Allez sur l’objet et cliquez sur le bouton « Demander un nouvel enlèvement ». Ce bouton n’est visible que le jour suivant le premier jour de ramassage.
Le nouveau ramassage sera créé et le colis sera récupéré dans les plus brefs délais.
Instructions d'emballage des articles
Il est crucial d'emballer correctement un objet pour l'expédition afin de prévenir tout dommage à son contenu. Assurez-vous d'avoir des matériaux d'emballage de haute qualité disponibles, comme des boîtes, des boîtes postales, des sacs d'expédition, des enveloppes à bulles, etc.
Malheureusement, même avec des services de courrier réputés comme UPS, DHL, FedEx, et autres, les colis peuvent parfois se perdre pendant le processus de tri. iLost recommande de rendre votre emballage facilement identifiable afin qu'il se distingue parmi les autres emballages dans l'installation de tri. N'hésitez pas à demander l'option d'utilisation du ruban rouge iLost.
Ci-dessous, nous avons fourni quelques exemples de comment emballer correctement un objet :
Le propriétaire a pris rendez-vous pour un ramassage
Si le propriétaire a choisi de récupérer l'objet, l'objet sera également visible sous l'onglet «Préparer l'enlèvement». Si vous ouvrez l'objet, vous pouvez voir quel jour et quel créneau horaire le propriétaire souhaite venir. Vous pouvez décider vous-même des créneaux horaire que les clients peuvent utiliser.
Le propriétaire a reçu une demande dans le courrier de confirmation pour nommer le numéro de l'objet lors du rendez-vous. Au moyen du numéro d'objet, le propriétaire peut démontrer qu'il est le propriétaire de l'objet en question. Pour les objets de valeur et les objets personnels, nous vous recommandons de vous assurer que vous remettez l'objet à la bonne personne. Si nécessaire, vérifiez en demandant une preuve d'identité.
Si vous avez remis l'objet au propriétaire légitime, il vous suffit de cliquer sur le bouton bleu "Objet récupéré ?" Envoyez le "clic" de confirmation. Cet élément a été entièrement traité et se déplace dans l'onglet d'archive "Retourné au propriétaire".