Lorsque le réclamant est reconnu comme le propriétaire, il/elle se verra offrir la possibilité de se faire renvoyer son objet trouvé ou de le récupérer dans votre organisation. When the owner has made a choice, the item will show up under the tab “Prepare pickup” and your organization will receive a notification email.
Please note: It is not feasible to send identity documents such as ID cards and passports through courier services like DHL, UPS, FedEx, etc. Ces documents sont généralement classés comme des marchandises non expédiables par de nombreux services de messagerie. En conséquence, les options d'expédition pour les propriétaires ne sont pas disponibles pour ces types spécifiques de documents. Avant d'utiliser votre propre service de messagerie, assurez-vous de vous renseigner sur cette politique à l'avance.
Instructions d'expédition
Si le propriétaire a choisi de se faire renvoyer son article, l'article apparaîtra dans la section “Préparer la collecte”.
Lorsque l'article doit être expédié, vous verrez ‘emballer’ à côté de l'article. Emballez bien l'objet pour qu'il ne puisse pas être endommagé pendant le transport. Imprimez toute la documentation d'expédition disponible. qui sont fournis dans l'application iLost. Après que l'article est correctement emballé, attachez l'étiquette de livraison et/ou le document clairement visible et fermement sur le paquet.
Une expédition sera réservée automatiquement lorsque le paiement du demandeur est approuvé. Lorsqu'un article affiche “pack’ sous l'onglet “Préparer le ramassage”, l'organisation peut s'attendre à ce qu'un coursier vienne chercher le colis le lendemain. In case the courier did not show up, the organization can request a new pickup in the application.
The first step is to prepare the package for shipping. Click on the ''Print documents'' button
Print all available documents that you see in the pop-up window:
Shipping Label: Attach this to the outside of the package.
Print the 'Handover Receipt' if you want the courier to sign it as proof of package pickup.
If the shipment needs to go through customs in the destination country, customs documents will automatically become available for printing. Print all these documents and attach them, including the shipping label, to the outside of the package. Continue reading in this article to learn how to do this.
Have all the documents been printed? Then confirm that the package is officially ready for the courier.
Now that the package is ready, it can be collected by the courier. Appuyez sur le bouton suivant:
"Le paquet a été collecté. Send track and trace to owner."
Once a package is picked up, you can use the ''Open track and trace'' button to track the package.
Expéditions internationales (Documents de douane)
Les documents douaniers sont obligatoires pour les expéditions vers d'autres continents et certains pays ayant une réglementation douanière stricte. Ces documents sont essentiels pour le dédouanement dans le pays de destination. Sans eux, le colis ne peut être libéré et sera renvoyé. Veuillez noter que les frais de port ne sont pas remboursables pour les expéditions retournées, obligeant votre client à renvoyer son expédition. Il est crucial de fixer sécuritairement ces documents au colis.
Si un client réserve une expédition nécessitant des documents de douane, vous verrez automatiquement ces documents lors de la préparation du colis pour expédition dans iLost. Ces documents peuvent être imprimés en même temps que l'étiquette d'expédition.
Lorsque vous cliquez sur le bouton, vous devez traduire le titre de l'objet en anglais et estimer le poids de l'objet en kilogrammes. Imprimez toutes les factures commerciales et le formulaire de déclaration de douane et collez-les à l'extérieur du colis (avec un autocollant/documentation enveloppe). Voir un exemple de colis ci-dessous:
Outre l'ajout de documents supplémentaires, le traitement de l'envoi du paquet reste le même. Remettez le colis au coursier, laissez-le signer le document de remise et envoyez le suivi à l'acquéreur.
*Vous pouvez souvent demander des enveloppes de documentation sans obligation auprès des principaux services de courrier comme FedEx ou UPS.
Le colis n'a pas été récupéré
Le coursier n'est pas venu, ou le colis n'était pas prêt pour l'expédition? Pas de problème. Si vous avez manqué le coursier ou s'ils ne sont pas venus, vous pouvez facilement demander une nouvelle collecte via le système. Allez simplement à l'article et cliquez sur le bouton "Demander une nouvelle collecte". Cette option ne sera visible que le lendemain de la date de collecte initiale. Une fois sélectionné, une nouvelle collecte sera programmée, et votre envoi sera collecté dès que possible.
Instructions pour l'emballage des articles
Il est crucial d'emballer correctement un article pour l'expédition afin d'éviter tout dommage à son contenu. Assurez-vous d'avoir à disposition des matériaux d'expédition de haute qualité, tels que des boîtes, des boîtes d'envoi, des sacs d'expédition, des enveloppes à bulles, etc.
Malheureusement, même avec des services de courrier réputés comme UPS, DHL, FedEx et autres, les colis peuvent parfois se perdre lors du processus de tri. iLost recommande de rendre votre emballage facilement identifiable afin qu'il se démarque parmi les autres colis dans l'installation de tri. N'hésitez pas à vous renseigner sur l'option d'utilisation du ruban rouge iLost.
Ci-dessous, nous avons fourni quelques exemples de comment emballer correctement un article:
Le propriétaire a pris un rendez-vous
Si le propriétaire a choisi de venir chercher l'article, l'article sera également visible sous l'onglet "Préparer la collecte". Si vous ouvrez l'élément, vous pouvez voir quel jour et à quel créneau horaire le propriétaire souhaite se rendre. Vous pouvez décider par vous-même quel créneau horaire les propriétaires peuvent utiliser.
Le propriétaire a reçu une demande dans l'email de confirmation pour nommer le numéro de l'article lors du rendez-vous. Grâce au numéro de l'article, le propriétaire peut prouver qu'il est le propriétaire de l'article en question. Pour les objets de valeur et personnels, nous vous conseillons de vous assurer absolument que vous donnez l'article à la bonne personne. Au besoin, vérifiez extra en demandant une pièce d'identité.
Si vous avez remis l'article au propriétaire légitime, il vous suffit de cliquer sur le bouton bleu "Item picked up?" Envoyer la confirmation "click". Cet article a été entièrement traité et se déplace autour de l'onglet des archives "Retourné au propriétaire".