Pour assurer une mise en œuvre réussie, il est recommandé de documenter en détail votre processus actuel de Objets Trouvés. L'expérience montre que les processus bien documentés sont plus faciles à modifier et à améliorer. Cette documentation sera la première étape, en gardant à l'esprit les quatre composantes clés suivantes.

Le flux de travail interne est divisé en quatre composants principaux :

Ces quatre composants sont spécifiés ci-dessous avec les actions correspondantes à entreprendre :

Mettez à jour le flux de travail actuel d'inscription pour incorporer les nouvelles fonctionnalités qu'offre iLost. Pour garantir une mise en œuvre réussie, plusieurs questions clés doivent être abordées. Ces questions comprennent :

1.1 Par quel département (emplacement) (ou par qui) les objets trouvés sont-ils enregistrés?
​Attribuez les responsabilités appropriées aux départements concernés. Définissez clairement quel département et quels employés seront responsables de l'enregistrement des objets trouvés.

1.2 Quand enregistrer les articles ?
Déterminez quand les objets trouvés doivent être enregistrés, en tenant compte du délai entre la découverte d'un objet et son signalement. Il est recommandé de réduire autant que possible ce délai pour augmenter les chances de faire correspondre les objets perdus avec leurs propriétaires.

1.3 Certains objets ne sont-ils pas enregistrés?
Tous les objets trouvés n'ont pas besoin d'être enregistrés. Précisez clairement quels objets ne devraient pas être signalés, comme certaines cartes d'identité, nourriture périssable, ou des objets trop endommagés.

1.4 Utilise-t-on des sacs scellés?
Les objets de valeur peuvent être placés dans des sacs scellés pour une sécurité accrue. Si des objets spécifiques nécessitent d'être scellés, assurez-vous qu'un processus formel soit en place pour déterminer quels objets sont scellés. Cette méthode aide à réduire le risque de fraude par les employés dans la manipulation des objets trouvés.

1.5 Quels appareils?
​Pour enregistrer des objets sur iLost, il est recommandé d'utiliser un appareil mobile tel qu'un smartphone ou une tablette équipé d'un appareil photo pour prendre des photos des objets. Here's an overview of the system requirements:
Web Application Mobile Devices: Latest versions of popular browsers including Google Chrome, Safari, Firefox etc. iOS 15 or newer using Safari / Android 12 or newer using Google Chrome

De nombreux organismes ajoutent l'application web iLost comme raccourci sur l'écran d'accueil des smartphones ou des tablettes, ce qui élimine le besoin de mises à jour manuelles car l'application se met à jour automatiquement. Assurez-vous d'avoir une connexion internet stable sur les appareils avant d'utiliser iLost. Si une connexion Wi-Fi stable n'est pas disponible, les appareils devraient avoir accès à une connexion 4G pour une expérience utilisateur optimale. L'utilisation d'un appareil mobile avec une caméra est fortement recommandée pour enregistrer les objets trouvés. Si votre PC ou ordinateur portable est équipé d'une caméra ou d'une webcam, vous pouvez également télécharger des images directement.
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Pour assurer une mise en œuvre réussie et profiter pleinement des nouvelles fonctionnalités d'iLost, il peut être nécessaire d'ajuster le flux de travail actuel pour le processus de réclamation entrant. Considérez les questions clés suivantes :

2.1 Quel service (ou employés) répond aux demandes d'objets entrantes ?
Les clients ont accès 24/7 à tous les objets trouvés et peuvent soumettre des réclamations d'objets ou remplir un formulaire d'objet perdu à tout moment. Veuillez préciser quel service et quels employés traiteront les demandes entrantes, et établir un temps de première réponse pour répondre à ces plaintes. Il peut s'agir du même service et du même personnel responsable de l'enregistrement des objets trouvés.

2.2 Comment aidons-nous les clients qui n'ont pas accès à internet ou à un PC ?
​Certains clients peuvent ne pas avoir accès à l’internet ou à un PC, ce qui peut les empêcher d’accéder au site web d'iLost. Décrivez comment ces personnes peuvent obtenir plus d'informations sur leurs objets perdus. De plus, assurez-vous que des matériaux imprimés sur le processus sont disponibles pour que les proches puissent aider.

La gestion logistique actuelle peut nécessiter des ajustements pour accueillir les nouvelles fonctionnalités d'iLost. Pour assurer une mise en œuvre réussie, envisagez les questions suivantes

3.1 Lieux de retrait pour les clients
Identifier et désigner des lieux accessibles où les clients peuvent collecter leurs objets trouvés. Assurez-vous que ces lieux sont pratiques pour les clients et fournissez des instructions claires pour le ramassage si nécessaire, y compris les heures d'ouverture définies. Vous pouvez ajouter ces paramètres dans votre compte iLost sous les paramètres de l'entreprise.

3.2 Signature de reçu lors de la collecte
Si un reçu de remise signé est requis lorsque les clients récupèrent leurs articles, assurez-vous que cette étape est clairement décrite dans le processus de ramassage.

3.3 Conservation des reçus de remise
Lorsque les signatures sont nécessaires, établissez une procédure pour la conservation des reçus de remise signés. Définissez combien de temps ces dossiers doivent être conservés et s'ils doivent être stockés au format physique ou numérique.

3.4 Processus de livraison
Pour les clients optant pour la livraison, assurez-vous que les articles sont solidement emballés avec des matériaux d'expédition adéquats. Maintenez un système pour garder les fournitures d'expédition en stock. Veuillez vous référer à l'article " 3.5 Exigences d'impression
Une imprimante doit être disponible et connectée à un PC, un smartphone ou une tablette avec un accès internet pour imprimer des reçus de remise ou des étiquettes d'expédition.

Le flux de travail de stockage d'articles actuel peut avoir besoin d'ajustements pour s'aligner avec les fonctionnalités d'iLost. Pour assurer une mise en œuvre réussie, plusieurs questions clés doivent être abordées: 4.1 Où sont stockés les objets trouvés?
​- Définissez clairement l'emplacement de stockage pour tous les objets trouvés. Un processus bien organisé est essentiel pour que les clients sachent exactement où récupérer leurs objets, et les coursiers puissent facilement repérer les objets emballés pour la livraison.
- iLost recommande d'organiser les objets stockés par type ou par taille. Par exemple, regroupez des éléments similaires tels que les clés, les téléphones et les portefeuilles. Si vous avez un grand volume d'objets, pensez à utiliser des bacs de rangement avec des numéros de semaine pour tout garder organisé. 4.2 Quelle est la période de conservation des objets trouvés?
Il est essentiel de comprendre les exigences légales concernant la durée pendant laquelle votre organisation doit conserver les objets trouvés, car les périodes de conservation diffèrent selon les pays ou les états. iLost peut configurer une période de conservation spécifique pour chaque type d'objet. N'oubliez pas de fournir vos périodes de conservation à votre gestionnaire de compte iLost ou à l'assistance partenaire iLost. Pour plus d'informations, veuillez consulter l'article suivant ''4. Information sur le processus d'archivage des articles''.