La partie communication du processus de mise en oeuvre est divisée en deux composants différents :

2.1.1 Formation des utilisateurs
​Lors de la mise en oeuvre de modifications dans le processus des objets trouvés, il est crucial de s'assurer que tous les employés sont informés et comprennent les mises à jour. Cela permet de maintenir l'efficacité, de réduire la confusion et d'améliorer le service client. Les employés doivent être informés sur les nouvelles procédures, telles que le stockage des articles, les processus de récupération, ou les changements dans les périodes de rétention. Une communication claire, qu'elle soit effectuée par le biais de sessions de formation, d'e-mails ou de réunions d'équipe, assure l'alignement de tous avec le nouveau système. En gardant le personnel bien informé, l'organisation peut assurer une transition en douceur et une meilleure gestion des objets trouvés.

L'application iLost est conçue pour permettre aux employés d'effectuer toutes les tâches — telles que l'inscription, l'appariement, le retour et l'archivage des objets — en quelques clics.

Les nouveaux utilisateurs qui se connectent à la plateforme iLost pour Business pour la première fois reçoivent une brève visite guidée du système. Pour une formation supplémentaire, les utilisateurs peuvent accéder au Centre d'Aide des Partenaires, qui fournit des instructions détaillées avec des captures d'écran étape par étape. Les instructions de travail sont disponibles sous la section "Manuels d'utilisation" du Centre d'aide.

Dans le cadre de votre mise en œuvre, vous pouvez choisir d'organiser une séance de formation en ligne avec un spécialiste de l'intégration des partenaires iLost pour guider votre équipe à travers le processus. La séance de formation sera enregistrée, permettant à votre organisation de la revoir et de la démontrer au besoin.

Un objet trouvé n'est plus un fardeau ; au contraire, il offre l'occasion de s'engager positivement via les médias sociaux, les bulletins d'information et votre site web pour tenir les clients informés.

Notre expérience montre que les taux de correspondance et de restitution s'améliorent considérablement grâce à deux facteurs clés de succès :

Dirigez les clients, les passagers ou les invités vers iLost le plus rapidement possible. Cela peut être réalisé en promouvant iLost sur des écrans, des bannières et des dépliants, encourageant les individus à visiter ilost.co lorsqu'ils perdent quelque chose. En conséquence, le volume des appels téléphoniques diminue, les passagers deviennent plus conscients du service et le taux de correspondance dépasse largement la moyenne.

*Les études de cas avec nos partenaires actuels montrent que la publication d'un article peut entraîner une réduction des demandes relatives aux objets perdus et trouvés jusqu'à 75% !

2.2.1 Communication sur le site web de votre organisation
​Assurez-vous que la politique de votre organisation concernant le processus des objets perdus et trouvés est facilement accessible à vos clients. Cela les aidera à comprendre comment vérifier si un objet perdu a été retrouvé.

iLost recommande de partager cette information sur votre page de contact et/ou dans la section FAQ. Si vous gérez un nombre significatif d'objets trouvés, envisagez de créer une page web dédiée à votre processus d'objets perdus et trouvés. Il est crucial de diriger les clients vers votre page iLost sur votre site web, où ils peuvent voir les objets trouvés ou déposer un rapport d'objet perdu. iLost fournit également un widget que vous pouvez intégrer sur votre site web à l'aide d'un code HTML. Cela permet à vos clients de commencer leur recherche directement depuis votre site.

Les instructions pour la mise en œuvre d'un widget peuvent être trouvées dans l'article de l'aide intitulé "La configuration de votre widget iLost / iFame".

En plus de configurer un widget, vous pouvez également personnaliser votre page iLost avec votre propre image de marque. Avec cela, vous pouvez personnaliser l'apparence de votre page iLost pour l'aligner avec l'image de marque de votre organisation. Cela garantit que même si un client se rend sur votre page iLost à partir de votre site Web, il reste dans le cadre familier de votre organisation. Les instructions pour mettre en œuvre la marque de votre compte peuvent être trouvées dans l'article de l'aide intitulé "Configuration de la marque de votre page iLost".