Le processus de correspondance est l'étape la plus cruciale dans la gestion des objets trouvés, car il détermine si quelqu'un est le véritable propriétaire. Naturellement, ce processus doit être réalisé avec le plus grand soin. Vous trouverez ci-dessous les instructions pour le processus de correspondance.

Lorsque quelqu'un se rend compte qu'il a perdu un objet, il se peut qu'il cherche un numéro de contact sur le site internet de votre organisation. Au lieu de téléphoner, ils peuvent remplir le Formulaire de Perte grâce à l'application sur le site web de votre entreprise ou directement sur la page iLost de votre organisation, où le formulaire est disponible.

Dans le Formulaire de Perte, le réclamant doit fournir une description détaillée de l'objet perdu, y compris le titre, une photo et des caractéristiques spécifiques. Lors de la configuration de votre compte, vous avez la possibilité d'ajouter des champs de questions personnalisés. Cela vous permet de collecter des détails plus précis et pertinents, ce qui facilite et accélère l'identification d'une correspondance.

Un Formulaire de Perte complété peut ressembler à cela :

Tous les rapports de perte soumis peuvent être trouvés sous l'icône 'enveloppe' dans le coin supérieur droit de l'application. Pour consulter les rapports perdus les plus récemment soumis, vous pouvez cliquer sur l'onglet 'Examiner les suggestions'. Voici tous les nouveaux rapports que vous devez examiner. Il est important que vous vérifiiez les rapports nouvellement soumis pour voir si le formulaire peut être jumelé à un objet que vous avez trouvé et déjà enregistré.
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Consultation des formulaires perdus soumis

Cliquez sur un formulaire soumis pour l'ouvrir. Une fois ouvert, vous verrez le formulaire complet soumis avec tous les articles suggérés pertinents enregistrés. Cet aperçu vous permet de déterminer rapidement si l'objet perdu a déjà été trouvé.
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Pour chaque article, vous pouvez examiner ses caractéristiques et, si fourni, voir une image de l'objet perdu. L'image ci-dessous est un exemple d'un formulaire soumis où le propriétaire a signalé la perte d'un portefeuille jaune. Sur le côté droit, les correspondances suggérées les plus pertinentes sont affichées pour votre examen.

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​Correspondance d'un formulaire perdu

Avez-vous trouvé le bon article ? Super ! Vous pouvez le matcher en cliquant sur le bouton vert "Match". Pour confirmer le match, vous avez l'option d'entrer un message supplémentaire pour le propriétaire dans un champ de texte libre. Une fois prêt, cliquez sur le bouton bleu "Réponse comme trouvé" pour finaliser le match.

Le propriétaire recevra ensuite un modèle d'e-mail standard, y compris votre logo, avec des instructions sur comment organiser le retour. Cela lie avec succès le formulaire perdu à l'élément enregistré.

*Si vous avez accidentellement cliqué sur le bouton "Match", vous pouvez annuler cette action en cliquant sur le bouton rouge "Annuler le match". Ceci annulera le match.

Pas de match

L'article suggéré est-il incorrect? Cliquez sur le bouton rouge "X" pour le supprimer de la liste.

Si vous souhaitez traiter un formulaire perdu avec le statut "Non trouvé", cliquez sur le bouton "Répondre comme non trouvé". Un message standard sera affiché dans un champ de texte libre, que vous pouvez modifier ou remplacer par votre propre message si nécessaire. Le propriétaire recevra alors un modèle d'e-mail standard, y compris votre logo, avec le message que malheureusement l'article n'a pas été trouvé.
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Poser des questions supplémentaires de vérification

Les formulaires d'objets perdus n'incluent souvent pas de photo, ce qui peut parfois rendre plus difficile la détermination de la propriété réelle d'une personne. Si vous n'êtes pas sûr que la personne soit le véritable propriétaire, posez toujours une question de vérification supplémentaire pour en être certain. Cliquez sur le bouton bleu "Envoyer un message" et tapez votre question dans le champ de texte libre.

Si le propriétaire potentiel répond à votre question, sa réponse apparaîtra dans la fenêtre de réception étiqueté "Réponse aux rapports perdus".

Archivage des formulaires d'objets perdus

Les formulaires d'objets perdus sont automatiquement archivés par le système. Votre compte organisationnel iLost a une période d'archivage par défaut configurée. Une fois cette période expirée, le statut changera automatiquement en "Non trouvé", et le formulaire sera déplacé vers la section d'archive "Non trouvé".

Si quelqu'un s'approche de votre comptoir pour demander un objet perdu, vous pouvez effectuer un processus de jumelage en face à face sur place. Ensuite, vérifiez si l'objet est répertorié dans votre compte iLost. Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour rechercher les titres des objets (par exemple, sac à dos, portefeuille, valise) ainsi que des caractéristiques spécifiques d'identification.

Si l'objet est répertorié sur iLost et que la description de la personne correspond à ses détails d'identification, c'est considéré comme un match !