Cet article explique comment enregistrer efficacement un objet retrouvé.
Connectez-vous à votre compte iLost for Business. Vous pouvez signaler un objet trouvé en cliquant sur le bouton bleu: '+ Ajouter un article'. Si vous utilisez un téléphone ou une tablette, vous pouvez appuyer sur le bouton plus bleu.
Commencez toujours par entrer le titre de l'objet. Des exemples sont: Sac, Sac à dos, Téléphone mobile, Portefeuille, Porte-cartes, Veste, Tablette, Ordinateur portable, Clé, Bague, Gants, Écharpe, Chargeur, Carte/pass etc.
Veuillez noter: Lorsque vous commencez à taper, vous verrez une liste de suggestions d'objets. Veuillez sélectionner une suggestion dans le menu déroulant. Ajoutez un nouvel article uniquement dans des cas exceptionnels.
Cela concerne-t-il un rapport de plusieurs objets perdus individuellement? Puis vous pouvez les ajouter ensemble en une seule inscription.
Y a-t-il une photo disponible de l'objet perdu? Si oui, téléchargez l'image en utilisant les deux options de téléchargement disponibles : Téléchargez la photo : soit en utilisant votre téléphone, votre tablette, ou la caméra de votre PC(webcam), ou en sélectionnant une photo existante.
*Vous pouvez prendre plusieurs photos de l'objet.
Décrivez les caractéristiques de vérification de l'article qui vous permettront, ainsi qu'à vos collègues, de vérifier facilement qu'il correspond à la description donnée par le propriétaire éventuel. Ce sont des caractéristiques que seul le véritable propriétaire connaît sur son article. Le propriétaire décrit généralement les parties les plus précieuses de l'objet en question. Les champs d'entrée des caractéristiques de contrôle diffèrent en fonction du type d'article. Par exemple, un portefeuille a des champs différents d'un téléphone ou d'un sac à dos.
Emplacement de stockage : Ce n'est pas un champ obligatoire et peut être rempli si votre organisation utilise cette fonctionnalité. Sélectionnez l'emplacement de stockage souhaité parmi les différentes options (Les administrateurs peuvent configurer ces emplacements dans les paramètres de l'entreprise).
Envoyer une notification au propriétaire : Ce n'est pas un bouton obligatoire mais peut être rempli si votre organisation utilise cette fonctionnalité. Si l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du propriétaire possible est connu, vous pouvez immédiatement informer le propriétaire possible de l'objet perdu grâce à ce bouton. En remplissant le nom et l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone, le propriétaire recevra immédiatement un e-mail et/ou un SMS. Le propriétaire potentiel doit toujours soumettre une réclamation comme preuve pour confirmer que l'article est réellement à lui/elle.
Le propriétaire de l'objet est connu, je souhaite envoyer la confirmation de correspondance directement
Si le propriétaire d'un objet trouvé est connu, vous avez la possibilité d'envoyer le courrier électronique de correspondance directement au propriétaire. Cela vous permet de passer complètement le processus de correspondance, et le propriétaire peut immédiatement choisir une option de retour dans le courrier électronique de correspondance. Vous pouvez envoyer la confirmation de correspondance directement lors de l'enregistrement d'un article en utilisant le bouton "Propriétaire déjà connu?" ou via plus d'actions pour un article déjà enregistré.
Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur le bouton bleu “Compléter”. Le système génère un numéro d'item unique. Imprimez l'autocollant ou l'étiquette QR et attachez-la à l'objet.
Modification des objets signalés
Une fois qu'un article a été signalé et pourvu d'un numéro d'article, les données de cet article peuvent encore être modifiées et/ou supprimées. Veuillez noter que cela n'est possible que dans un court laps de temps après la publication de l'article, et lorsqu'il n'y a pas encore de réclamation déposée par un demandeur. Pour modifier les objets, sélectionnez un objet. Adjacent au titre, vous verrez une icône de crayon ; cliquez simplement dessus pour commencer à éditer. De plus, une icône de poubelle est disponible ; en la sélectionnant, vous supprimerez l'objet de iLost. Cette action est permise dans les 7 jours suivant l'enregistrement et en l'absence de toute réclamation. Veuillez noter que la suppression d'un article est irréversible. Les administrateurs peuvent supprimer des objets à tout moment.
Ajouter une note d'objet
Au niveau de l'article, vous avez la possibilité de créer des notes internes pour vos collègues. Pour accomplir cela, cliquez sur le bouton "Plus d'actions" et choisissez "Ajouter une note". Cette action provoquera l'apparition d'une fenêtre de texte, vous permettant de saisir votre note. Le système enregistre à la fois l'auteur de la note et l'horodatage lorsque la note a été placée.