Často se stává, že si vlastníci své předměty nevyzvednou, a to i poté, co bylo vytvořeno shodné nalezení (match) nebo byl již domluven termín vyzvednutí. Pokud z tohoto důvodu zůstane stav předmětu beze změny, může to vést ke zbytečnému využívání skladovacích prostor a nepřehledné správě.
Aby bylo možné tuto situaci efektivně řešit, doporučuje iLost zavést jasně definovaný interní proces.
1. Odeslání připomínky po vytvoření shody
Byla vytvořena shoda, ale předmět nebyl vyzvednut?
Několik dní po vytvoření shody odešlete připomínku prostřednictvím chatovací funkce.
Požádejte vlastníka, aby si předmět vyzvedl v konkrétním časovém termínu.
Jasně uveďte, co se stane, pokud si předmět nevyzvedne včas.
Příklad zprávy:
Vážený/á [jméno],
vidíme, že váš předmět je připraven k vyzvednutí. Prosíme, sdělte nám, kdy se pro něj můžete zastavit. Žádáme vás, abyste si předmět vyzvedl/a nejpozději do [datum]. Po tomto datu může být předmět archivován.
S pozdravem,
Pokud si vlastník předmět nevyzvedne ve stanoveném termínu, může být archivován.
👉 Upozornění: uživatelé s rolí Administrátor mají vždy oprávnění archivovat předměty předčasně, bez ohledu na jejich aktuální stav.
2. Zmeškaný termín vyzvednutí
Často se stává, že se někdo nedostaví na domluvený termín vyzvednutí. V důsledku toho může mnoho předmětů zůstat ve stavu „Připraveno k vyzvednutí“, což může vést k jejich hromadění.
Byl zmeškán termín vyzvednutí?
Odešlete přátelskou a srozumitelnou zprávu v chatu.
Zeptejte se, zda si vlastník přeje domluvit nový termín vyzvednutí.
Příklad zprávy:
Vážený/á [jméno],
zaznamenali jsme, že jste se bohužel nemohl/a dostavit k vyzvednutí svého předmětu. Prosíme, sdělte nám, kdy byste se mohl/a zastavit. Předmět pro vás znovu připravíme.
3. Udržení pořádku a přehledu ve skladování
Aby se předešlo nejasnostem, doporučujeme:
Uchovávat nevyzvednuté předměty (se shodou nebo termínem vyzvednutí) odděleně od ostatních nalezených předmětů.
Pokud je to možné, využívat k tomu vyhrazené skladovací místo.
Tím se předejde tomu, že:
tyto předměty budou omylem archivovány spolu s nevyzvednutými předměty;
předmět nebude možné dohledat, pokud se vlastník nečekaně dostaví později.
4. Žádná reakce ze strany vlastníka?
Vlastník po několika zprávách stále nereaguje?
Odešlete poslední zprávu s jasně uvedeným konečným termínem vyzvednutí.
Informujte, co se s předmětem stane, pokud si jej nevyzvedne do tohoto data.
Příklad zprávy:
Vážený/á [jméno],
bohužel jsme od vás dosud neobdrželi žádnou odpověď. Váš předmět je možné vyzvednout nejpozději do [datum]. Pokud nebude do tohoto data vyzvednut, bude archivován a může být zlikvidován nebo darován na charitativní účely.
5. Archivace předmětu
Vlastník ani po uplynutí konečného termínu nereagoval?
Předmět vedený ve stavu „Připraveno k vyzvednutí“ může být archivován.
Postupujte podle interních pravidel vaší organizace (např. likvidace nebo darování).
Shrnutí
Jasně nastavený a důsledně dodržovaný proces pomáhá:
efektivně využívat skladovací prostory;
udržovat přehled v systému iLost;
transparentně komunikovat s vlastníky.
Díky pravidelným připomínkám, jasným lhůtám a strukturovanému procesu archivace lze předejít tomu, aby předměty zůstávaly zbytečně dlouho ve skladě.
Kontrolní seznam: Správa nevyzvednutých předmětů
Použijte tento kontrolní seznam k udržení přehledu a omezení zbytečného skladování.
✅ Po vytvoření shody
☐ Počkejte několik dní
☐ Odešlete připomínku přes chat
☐ Stanovte konkrétní datum vyzvednutí
☐ Zaznamenejte, že při neodpovězení dojde k archivaci
✅ Po zmeškaném termínu vyzvednutí
☐ Odešlete přátelskou následnou zprávu
☐ Domluvte nový termín vyzvednutí
☐ Ponechte předmět ve stavu „Připraveno k vyzvednutí“
✅ Skladování a přehled
☐ Uchovávejte nevyzvednuté předměty odděleně
☐ Používejte pevně určené a jasně označené místo
☐ Zabraňte smíchání s nevyzvednutými předměty
✅ Žádná reakce?
☐ Odešlete poslední zprávu
☐ Stanovte konečný termín
☐ Informujte o dalším postupu
(archivace / darování / likvidace)
✅ Uzavření
☐ Uplynul termín?
☐ Archivujte předmět (Administrátor může kdykoli)
☐ Postupujte podle interních pravidel organizace