iLost doporučuje dodržování místních zákonů týkajících se skladování nalezených předmětů. iLost nemůže být držen za odpovědného, pokud jsou předměty archivovány předčasně. Co se týče identifikačních dokumentů, organizace musí stanovit postupy pro jejich skladování. Aby bylo možné dodržovat Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), iLost nabízí flexibilní možnosti archivace, které umožňují okamžité uložení po registraci.
Archivace v iLost
Ve vašem přehledu iLost je kategorie nazvaná "Vypršelý", která obsahuje všechny zaregistrované předměty, jejichž doba skladování vypršela.
Interně je potřeba pravidelně archivovat předměty uvedené pod "Vypršelý". Můžete vybrat a archivovat jednu nebo více položek kliknutím na modré tlačítko ''Archivovat vše''. Máte také možnost stanovit konečný cíl pro každou položku během procesu archivace. Příklady konečných cílů položek mohou být: Charita, Smetiště, Policie atd. Při archivaci položky budete vyzváni, abyste určili její konečnou destinaci.
*Admin uživatelé mají možnost vytvářet konečné destinace v nastaveních společnosti.
Doba uchování položek
Systém iLost nabízí flexibilitu nastavení konkrétní doby uchování pro každou kategorii položek. To je konfigurováno ve spolupráci s vašimi administrátory během implementace vašeho účtu iLost.
Jakmile vyprší nastavená doba uchování, položka se automaticky přesune do vašeho seznamu "Vypršelo". Díky tomuto seznamu vidíte přesně, které ztracené položky můžete archivovat a fyzicky odebírat.
Pokud máte jakékoliv dotazy nebo potřebujete upravit dobu uchování, neváhejte se obrátit na náš tým pro podporu partnerů.
*Admin uživatelé mají vždy možnost urychlit proces archivace položky pomocí tlačítka "Další akce".
Vytisknout archivní seznam
Je možné vytisknout seznam položek, které je třeba archivovat. S tímto seznamem lze sklad snadno vyčistit, pokud není možné při archivaci vzít s sebou zařízení, na kterém používáte iLost. Prosím, všimněte si, že položky je také potřeba archivovat v iLost, po vyčištění skladu, kliknutím na tlačítko ‘archivovat’.
Co dělat s archivovanými položkami
Jakmile jsou položky archivovány, vaše organizace se stane legálním vlastníkem a určí, co se s archivovanými položkami stane. Při manipulaci nebo předávání položek obsahujících citlivé osobní údaje vždy doporučujeme zvláštní opatrnost. Níže jsou možnosti, jak zpracovat položky po archivaci:
Předat stále použitelné položky charitě;
Aukce položek;
Identifikační dokumenty (pas, občanské průkazy, řidičské průkazy a další vládní dokumenty) musí dodržovat místní zákony a předpisy;
Ničení bankovních karet a dalších obecných průkazů;
Ničení jiných obecných položek.