Společnost iLost doporučuje dodržovat místní zákony upravující skladování nalezených předmětů. Společnost iLost nenese odpovědnost za předčasné archivování položek. Pokud jde o doklady totožnosti, organizace musí stanovit postupy pro jejich uchovávání. V souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) nabízí iLost flexibilní možnosti archivace, které umožňují okamžité uložení po registraci.
Archivace v iLost
V přehledu iLost je kategorie s názvem "Expired", která zahrnuje všechny registrované položky, jejichž doba uchovávání již uplynula. Všechny položky uvedené v kategorii "Expired" jsou automaticky odstraněny z veřejné webové stránky, čímž se stávají nedostupnými pro nové reklamace.
Interně je nutné pravidelně archivovat položky uvedené v položce "Expired.". Kliknutím na modré tlačítko ''Archivovat vše'' můžete vybrat a archivovat jednu nebo více položek.
Během procesu archivace máte také možnost určit konečné místo určení pro každou položku. Příklady míst určení konečných položek mohou být: Příklady cílových destinací: charita, popelnice, policie atd. Při archivaci položky budete vyzváni k zadání jejího konečného určení.
*Admin uživatelé mají možnost vytvářet konečné cíle v nastavení společnosti.
Doba uchování položky
Systém iLost nabízí tři výchozí lhůty pro podání. Je vhodné sladit stávající proces s těmito lhůtami pro podání, jak doporučuje společnost iLost. Doklady totožnosti, obecné průkazy a karty mají obvykle kratší dobu uchovávání než ostatní nalezené předměty. Rádi bychom vás odkázali na níže uvedenou tabulku, kde jsou uvedeny doby uchovávání pro jednotlivé typy položek;
*Admin uživatelé mají vždy možnost urychlit proces archivace položky pomocí tlačítka "Další akce".
**Doby uchovávání položek na vašem účtu iLost se mohou lišit od výchozího nastavení v důsledku (místních) zákonů.
Tisk seznamu archivů
Je možné vytisknout seznam položek, které je třeba archivovat. Pomocí tohoto seznamu lze úložiště snadno vymazat, pokud není možné vzít s sebou při archivaci zařízení, na kterém používáte iLost. Vezměte prosím na vědomí, že po vymazání úložiště je třeba položky archivovat také v aplikaci iLost kliknutím na tlačítko "archivovat".
Co dělat s archivovanými položkami
Po archivaci se vaše organizace stane právním vlastníkem a určí, co se s archivovanými položkami stane. Při manipulaci s předměty obsahujícími citlivé osobní údaje nebo při jejich předávání vždy doporučujeme zvýšenou opatrnost. Níže uvedené možnosti slouží ke zpracování položek po archivaci:
Darujte ještě použitelné předměty na charitu;
Aukce předmětů;
Identifikační dokumenty (Pasy, průkazy totožnosti, řidičské průkazy a další vládní dokumenty musí splňovat místní zákony a zákony;
Zničení bankovních karet a jiných všeobecných průkazů;
Ničení dalších obecných věcí.