Pro zajištění úspěšné implementace doporučujeme důkladně zdokumentovat stávající proces ztrát a nálezů. Zkušenosti ukazují, že dobře zdokumentované procesy se snáze upravují a zlepšují. Tato dokumentace bude prvním krokem, přičemž je třeba mít na paměti následující čtyři klíčové prvky.

Interní pracovní postup je rozdělen do čtyř hlavních složek:

Tyto čtyři složky jsou specifikovány níže s odpovídajícími opatřeními, která je třeba přijmout:

Aktualizujte stávající pracovní postup registrace tak, aby zahrnoval nové funkce, které nabízí iLost. Pro zajištění úspěšné implementace je třeba vyřešit několik klíčových otázek. Tyto otázky zahrnují:

1.1 Kterým oddělením (místem) (nebo kým) jsou nalezené předměty evidovány?
​Přiřaďte příslušné odpovědnosti příslušným oddělením. Jasně definujte, které oddělení a zaměstnanci budou zodpovědní za registraci nalezených předmětů.

1.2 Kdy registrovat předměty?
Určete, kdy by měly být nalezené předměty registrovány, s ohledem na časový rámec mezi nálezem předmětu a jeho nahlášením. Doporučuje se, aby tato doba byla co nejkratší, a zvýšila se tak šance, že se ztracené předměty najdou u jejich majitelů.

1.3 Nejsou některé předměty registrovány?
Ne všechny nalezené předměty musí být registrovány. Jasně určete, které předměty by neměly být hlášeny, například některé průkazy totožnosti, potraviny podléhající rychlé zkáze nebo příliš poškozené předměty.

1.4 Používají se pečetní sáčky?
Cenné předměty lze pro větší bezpečnost umístit do pečetních sáčků. Pokud určité položky vyžadují zapečetění, zajistěte, aby byl zaveden formální postup pro určení, které položky se zapečetí. Tato metoda pomáhá snížit riziko podvodů zaměstnanců při manipulaci s nalezenými předměty.

1.5 Jaká zařízení?
​Pro registraci položek v systému iLost se doporučuje používat mobilní zařízení, jako je chytrý telefon nebo tablet, které je vybaveno fotoaparátem pro pořizování fotografií položek. Zde je přehled systémových požadavků:
Webová aplikace Mobilní zařízení: iOS15 nebo novější při použití prohlížeče Safari / Android 12 nebo novější při použití prohlížeče Google Chrome.

Mnoho organizací přidává webovou aplikaci iLost jako zástupce na domovskou obrazovku chytrých telefonů nebo tabletů, čímž odpadá nutnost ručních aktualizací, protože aplikace se aktualizuje automaticky. Před použitím aplikace iLost zajistěte na zařízeních stabilní připojení k internetu. Pokud není k dispozici stabilní připojení Wi-Fi, měla by mít zařízení pro optimální uživatelský zážitek přístup k připojení 4G. Pro registraci nalezených předmětů se důrazně doporučuje používat mobilní zařízení s fotoaparátem. Pokud je váš počítač nebo notebook vybaven fotoaparátem nebo webovou kamerou, můžete obrázky nahrávat také přímo.
​

Pro zajištění úspěšné implementace a plného využití nových funkcí systému iLost může být nutné upravit stávající pracovní postup pro proces příchozích žádostí. Zvažte následující klíčové otázky:

2.1 Které oddělení (nebo zaměstnanci) reaguje na příchozí žádosti o nález předmětu?
Zákazníci mají nepřetržitý přístup ke všem nalezeným předmětům a mohou kdykoli podat žádost o nález předmětu nebo vyplnit formulář o ztrátě předmětu. Uveďte, které oddělení a zaměstnanci budou vyřizovat příchozí žádosti, a stanovte první dobu reakce na tyto žádosti. Může se jednat o stejné oddělení a zaměstnance odpovědné za registraci nalezených předmětů.

2.2 Jak pomůžeme plnoletým zákazníkům bez internetu | PC?
​Někteří zákazníci nemusí mít přístup k internetu nebo PC, což jim ztěžuje přístup na webové stránky iLost. Uveďte, jak mohou tyto osoby získat další informace o svých ztracených předmětech. Kromě toho zajistěte, aby byly k dispozici tištěné materiály o tomto procesu, aby mohli příbuzní pomoci.

Současné logistické zpracování může vyžadovat úpravy, aby se přizpůsobilo novým funkcím systému iLost. Abyste zajistili úspěšnou implementaci, zvažte následující otázky.

3.1 Místa pro vyzvednutí nalezených věcí zákazníky
Určete a označte přístupná místa, kde si zákazníci mohou nalezené věci vyzvednout. Zajistěte, aby tato místa byla pro zákazníky pohodlná, a v případě potřeby poskytněte jasné pokyny k vyzvednutí, včetně vymezené otevírací doby. Tato nastavení můžete přidat do svého účtu iLost v části Nastavení společnosti.

3.2 Podepisování stvrzenky při vyzvednutí
Pokud je při vyzvednutí zboží zákazníkem vyžadováno podepsání předávací stvrzenky, zajistěte, aby byl tento krok jasně popsán v procesu vyzvednutí.

3.3 Uchovávání potvrzení o předání
Pokud jsou nutné podpisy, stanovte postup pro uchovávání podepsaných potvrzení o předání. Definujte, jak dlouho musí být tyto záznamy uchovávány a zda mají být uloženy ve fyzické nebo digitální podobě.

3.4 Proces doručení
U zákazníků, kteří se rozhodnou pro doručení, zajistěte, aby byly položky bezpečně zabaleny s odpovídajícím přepravním materiálem. Udržujte systém pro udržování zásob přepravních materiálů na skladě. Viz článek "3. Informace o procesu vrácení zboží", kde najdete podrobné pokyny, jak postupovat.

3.5 Požadavky na tisk
Pro tisk předávacích dokladů nebo přepravních štítků musí být k dispozici tiskárna připojená k počítači, chytrému telefonu nebo tabletu s přístupem k internetu.

Současný pracovní postup ukládání položek může vyžadovat úpravy, aby byl v souladu s funkcemi systému iLost. Pro zajištění úspěšné implementace je třeba vyřešit několik klíčových otázek:

4.1 Kde jsou nalezené předměty uloženy?
​- Jasně definujte místo uložení všech nalezených předmětů. Dobře organizovaný proces je nezbytný, aby zákazníci přesně věděli, kde si mohou vyzvednout své zboží, a kurýři mohli snadno najít zabalené zboží k doručení.
- Společnost iLost doporučuje uspořádat uložené položky podle typu nebo velikosti. Seskupte například podobné předměty, jako jsou klíče, telefony a peněženky. Pokud máte velké množství položek, zvažte použití úložných boxů s čísly týdnů, abyste měli ve všem pořádek.

4.2 Jaká je doba uchovávání nalezených předmětů?
Je důležité znát právní požadavky na to, jak dlouho musí vaše organizace uchovávat nalezené předměty, protože doby uchovávání se liší podle země nebo státu. V systému iLost lze pro každý typ položky nakonfigurovat konkrétní dobu uchovávání. Ujistěte se, že jste správci účtu iLost nebo partnerské podpoře iLost poskytli údaje o době uchovávání. Další informace naleznete v následujícím článku ''4. Informace o položce Proces archivace''.