Ocorre com frequência que os proprietários não recolhem o seu objeto, mesmo após ter sido criada uma correspondência ou já ter sido agendada uma recolha. Quando o estado de um objeto permanece inalterado por esse motivo, isso pode resultar no uso desnecessário de espaço de armazenamento e numa gestão pouco clara.
Para gerir esta situação de forma eficaz, a iLost recomenda a adoção de um processo interno claro.
1. Enviar um lembrete após uma correspondência
Foi criada uma correspondência, mas o objeto ainda não foi recolhido?
Envie um lembrete através da função de chat alguns dias após a criação da correspondência.
Solicite ao proprietário que recolha o objeto dentro de um prazo concreto.
Indique claramente o que acontecerá se o objeto não for recolhido a tempo.
Mensagem de exemplo:
Caro/a [nome],
Verificamos que o seu objeto está pronto para recolha. Poderia indicar-nos quando pretende passar para o levantar? Solicitamos que recolha o objeto até, no máximo, [data]. Após esta data, o objeto poderá ser arquivado.
Com os melhores cumprimentos,
Se o objeto não for recolhido dentro do prazo estabelecido, poderá ser arquivado.
👉 Nota: utilizadores com o papel de Administrador têm sempre autoridade para arquivar objetos antecipadamente, independentemente do estado atual.
2. Recolha agendada não realizada
É comum que alguém não compareça a uma recolha agendada. Como resultado, muitos objetos podem permanecer com o estado «Pronto para recolha», acumulando-se internamente.
Alguém faltou a uma recolha agendada?
Envie uma mensagem de chat amigável e acessível.
Pergunte se o proprietário deseja agendar uma nova recolha.
Mensagem de exemplo:
Caro/a [nome],
Notámos que infelizmente não foi possível comparecer para recolher o seu objeto. Poderia indicar-nos quando gostaria de passar? Garantiremos que o objeto esteja novamente pronto para recolha.
3. Manter a organização e o controlo do armazenamento
Para evitar confusões, recomendamos:
Armazenar os objetos não recolhidos (com correspondência ou recolha agendada) separadamente de outros objetos encontrados.
Utilizar, sempre que possível, um local de armazenamento específico para estes objetos.
Isto ajuda a evitar que:
estes objetos sejam arquivados acidentalmente juntamente com objetos não reclamados;
o objeto não possa ser encontrado caso o proprietário apareça inesperadamente mais tarde.
4. Sem resposta do proprietário?
O proprietário deixou de responder após várias mensagens?
Envie uma última mensagem indicando claramente uma data limite para recolha.
Explique o que acontecerá ao objeto se não for recolhido até essa data.
Mensagem de exemplo:
Caro/a [nome],
Infelizmente ainda não recebemos uma resposta da sua parte. O seu objeto poderá ser recolhido até, no máximo, [data]. Caso não seja recolhido até essa data, o objeto será arquivado e poderá ser destruído ou doado a uma instituição de solidariedade.
5. Arquivar o objeto
O proprietário continua sem responder após o término deste último prazo?
O objeto listado como «Pronto para recolha» poderá então ser arquivado.
Siga a política interna da sua organização (por exemplo, destruição ou doação).
Resumo
Um processo claro e consistente ajuda a:
utilizar o espaço de armazenamento de forma eficiente;
manter uma boa visão geral dentro da iLost;
comunicar de forma transparente com os proprietários.
Através de lembretes regulares, prazos bem definidos e um processo de arquivamento estruturado, evita-se que os objetos permaneçam armazenados desnecessariamente.
Checklist: Gestão de objetos não recolhidos
Utilize esta checklist para manter o controlo e evitar armazenamento desnecessário.
✅ Após a criação de uma correspondência
☐ Aguardar alguns dias
☐ Enviar um lembrete via chat
☐ Definir uma data concreta de recolha
☐ Registar que o objeto será arquivado caso não haja resposta
✅ Após uma recolha agendada não realizada
☐ Enviar uma mensagem de acompanhamento amigável
☐ Solicitar uma nova recolha
☐ Manter o objeto com o estado «Pronto para recolha»
✅ Armazenamento e organização
☐ Guardar os objetos não recolhidos separadamente
☐ Utilizar um local fixo e claramente identificável
☐ Evitar misturar com objetos não reclamados
✅ Sem resposta?
☐ Enviar uma última mensagem
☐ Definir uma data limite definitiva
☐ Comunicar o que acontecerá a seguir
(arquivamento / doação / destruição)
✅ Finalização
☐ O prazo expirou?
☐ Arquivar o objeto (o Administrador pode fazê-lo a qualquer momento)
☐ Seguir a política interna da sua organização