iLost zaleca przestrzeganie lokalnych praw dotyczących przechowywania znalezionych przedmiotów. iLost nie może być pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli przedmioty są archiwizowane przedwcześnie. W odniesieniu do dokumentów tożsamości, organizacje muszą ustalić procedury przechowywania. Aby przestrzegać Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (GDPR), iLost oferuje elastyczne opcje archiwizacji, umożliwiające natychmiastowe przechowywanie po rejestracji.
Archiwizacja w iLost
W twoim przeglądzie iLost istnieje kategoria o nazwie "Wygasłe", która zawiera wszystkie zarejestrowane przedmioty, których okres przechowywania upłynął.
Wewnętrznie konieczne jest okresowe archiwizowanie przedmiotów wymienionych pod nagłówkiem "Wygasłe". Możesz wybrać i zarchiwizować jeden lub więcej przedmiotów klikając niebieski przycisk ''Archiwizuj wszystko''. Masz także możliwość oznaczenia końcowego miejsca przeznaczenia dla każdego przedmiotu podczas procesu archiwizacji. Przykłady końcowych miejsc przeznaczenia przedmiotów to: Charytatywność, Śmieci, Policja, itp. Podczas archiwizacji przedmiotu, zostaniesz poproszony o podanie jego końcowego miejsca przeznaczenia.
*Użytkownicy admin mają możliwość tworzenia końcowych miejsc przeznaczenia w ustawieniach firmy.
Okresy zatrzymania przedmiotów
System iLost oferuje elastyczność ustawienia określonego okresu zatrzymania dla każdej kategorii przedmiotów. Jest to konfigurowane w konsultacji z twoimi administratorami podczas implementacji twojego konta iLost.
Po upływie ustawionego okresu zatrzymania, przedmiot automatycznie przeniesie się do twojej listy "Wygasłe". Ta lista pozwala Ci zobaczyć dokładnie, które zgubione przedmioty mogą być zarchiwizowane i fizycznie usunięte.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dostosować okresy zatrzymania, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia partnerów.
*Użytkownicy admin zawsze mają opcję przyspieszenia procesu archiwizacji dla przedmiotu za pomocą przycisku "Więcej akcji".
Drukuj listę archiwalną
Możliwe jest wydrukowanie listy przedmiotów, które muszą być zarchiwizowane. Dzięki tej liście, łatwo jest wyczyścić miejsce przechowywania, gdy zdarzy się, że urządzenia, na którym korzystasz z iLost, nie można zabrać ze sobą podczas archiwizacji. Proszę pamiętać, że przedmioty również muszą zostać zarchiwizowane w iLost, po wyczyszczeniu miejsca przechowywania, za pomocą kliknięcia przycisku ‘archiwizuj’.
Co robić z zarchiwizowanymi przedmiotami
Po zarchiwizowaniu przedmiotów, twoja organizacja staje się ich prawnym właścicielem i decyduje, co z nimi zrobić. Podczas obsługiwania lub przekazywania przedmiotów zawierających prywatne informacje, zalecamy zawsze zachowanie szczególnej ostrożności. Poniżej znajdują się opcje przetwarzania przedmiotów po ich zarchiwizowaniu:
Przekazanie nadal użytecznych przedmiotów na cele charytatywne;
Aukcja przedmiotów;
Dokumenty tożsamości (paszporty, dowody osobiste, prawo jazdy i inne dokumenty rządowe) muszą przestrzegać lokalnych przepisów i prawa;
Zniszczenie kart bankowych i innych ogólnych przepustek;
Zniszczenie innych ogólnych przedmiotów.