iLost zaleca przestrzeganie lokalnych przepisów regulujących przechowywanie znalezionych przedmiotów. iLost nie ponosi odpowiedzialności za przedwczesną archiwizację przedmiotów. Jeśli chodzi o dokumenty tożsamości, organizacje muszą ustanowić procedury ich przechowywania. Aby zachować zgodność z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), iLost oferuje elastyczne opcje archiwizacji, umożliwiające natychmiastowe przechowywanie po rejestracji.
Archiwizacja w iLost
W przeglądzie iLost znajduje się kategoria zatytułowana "Wygasłe", która obejmuje wszystkie zarejestrowane przedmioty, których okres przechowywania upłynął. Wszelkie przedmioty wymienione w kategorii "Wygasłe" są automatycznie usuwane z publicznej strony internetowej, co czyni je niedostępnymi dla nowych roszczeń.
Wewnętrznie konieczne jest okresowe archiwizowanie pozycji wymienionych w sekcji "Wygasłe". Możesz wybrać i zarchiwizować jeden lub więcej elementów, klikając niebieski przycisk "Archiwizuj wszystko".
Użytkownik ma również możliwość wyznaczenia ostatecznego miejsca docelowego dla każdego elementu podczas procesu archiwizacji. Przykładami ostatecznych miejsc przeznaczenia przedmiotów mogą być: Organizacja charytatywna, śmieci, policja itp. Podczas archiwizowania elementu zostanie wyświetlony monit o określenie jego ostatecznego miejsca docelowego.
*Użytkownicy z uprawnieniami administratora mają możliwość tworzenia miejsc docelowych w ustawieniach firmy.
Okresy przechowywania artykułów
iLost oferuje trzy domyślne terminy składania wniosków w systemie. Zaleca się dostosowanie obecnego procesu do tych terminów składania wniosków, zgodnie z zaleceniami iLost. Dokumenty tożsamości, przepustki ogólne i karty mają zazwyczaj krótszy okres przechowywania w porównaniu do innych znalezionych przedmiotów. Chcielibyśmy odesłać Cię do poniższej tabeli, w której wymieniono okresy przechowywania dla każdego rodzaju przedmiotu;
*Użytkownicy administracyjni zawsze mają możliwość przyspieszenia procesu archiwizacji przedmiotu za pomocą przycisku "Więcej działań".
**Okresy przechowywania przedmiotów na koncie iLost mogą różnić się od ustawień domyślnych ze względu na (lokalne) przepisy prawa.
Wydrukuj listę archiwum
Możliwe jest wydrukowanie listy elementów, które należy zarchiwizować. Dzięki tej liście można łatwo wyczyścić pamięć masową, gdy nie jest możliwe zabranie ze sobą urządzenia, na którym używasz iLost podczas archiwizacji. Należy pamiętać, że przedmioty muszą również zostać zarchiwizowane w iLost po wyczyszczeniu magazynu, klikając przycisk "archiwizuj".
Co zrobić z zarchiwizowanymi elementami
Po zarchiwizowaniu elementów organizacja staje się prawnym właścicielem i określa, co stanie się z zarchiwizowanymi elementami. Podczas obsługi lub przekazywania przedmiotów zawierających dane osobowe, zawsze zalecamy szczególną ostrożność. Poniższe opcje służą do przetwarzania elementów po ich zarchiwizowaniu:
Przekaż przedmioty, które nadal nadają się do użytku, na cele charytatywne;
Aukcja przedmiotów;
Dokumenty identyfikacyjne (paszporty, dowody osobiste, prawa jazdy i inne dokumenty rządowe muszą być zgodne z lokalnymi przepisami i prawem;
Niszczenie kart bankowych i innych przepustek ogólnych;
Niszczenie innych ogólnych przedmiotów.