Aby zapewnić pomyślne wdrożenie, zaleca się dokładne udokumentowanie obecnego procesu Lost and Found. Doświadczenie pokazuje, że dobrze udokumentowane procesy łatwiej jest modyfikować i ulepszać. Dokumentacja ta będzie pierwszym krokiem, mając na uwadze następujące cztery kluczowe elementy.

Wewnętrzny przepływ pracy jest podzielony na cztery główne elementy:

Te cztery elementy zostały wyszczególnione poniżej wraz z odpowiednimi działaniami, które należy podjąć:

Zaktualizuj obecny przepływ pracy rejestracji, aby uwzględnić nowe funkcje oferowane przez iLost. Aby zapewnić pomyślne wdrożenie, należy odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań. Pytania te obejmują:

1.1 Przez który dział (lokalizację) (lub przez kogo) są rejestrowane znalezione przedmioty?
​Przypisz odpowiednie obowiązki do właściwych działów. Jasno określ, który dział i pracownicy będą odpowiedzialni za rejestrowanie znalezionych przedmiotów.

1.2 Kiedy rejestrować przedmioty?
Określ, kiedy znalezione przedmioty powinny zostać zarejestrowane, biorąc pod uwagę ramy czasowe między znalezieniem przedmiotu a jego zgłoszeniem. Zaleca się, aby ramy czasowe były jak najkrótsze, aby zwiększyć szanse na dopasowanie zagubionych przedmiotów do ich właścicieli.

1.3 Czy niektóre przedmioty nie są rejestrowane?
Nie wszystkie znalezione przedmioty muszą być rejestrowane. Wyraźnie określ, które przedmioty nie powinny być zgłaszane, takie jak niektóre dowody tożsamości, łatwo psująca się żywność lub przedmioty, które są zbyt uszkodzone.

1.4 Czy używane są worki plombowe?
Cenne przedmioty mogą być umieszczane w workach plombowych w celu zwiększenia bezpieczeństwa. Jeśli określone przedmioty wymagają zaplombowania, należy upewnić się, że istnieje formalny proces określania, które przedmioty należy zaplombować. Metoda ta pomaga ograniczyć ryzyko oszustw pracowniczych związanych z obsługą znalezionych przedmiotów.

1.5 Jakie urządzenia?
​Aby zarejestrować przedmioty w iLost, zaleca się korzystanie z urządzenia mobilnego, takiego jak smartfon lub tablet, wyposażonego w aparat fotograficzny do robienia zdjęć przedmiotów. Oto przegląd wymagań systemowych:
Aplikacja internetowa Urządzenia mobilne: Najnowsze wersje popularnych przeglądarek, w tym Google Chrome, Safari, Firefox itp. iOS15 lub nowszy przy użyciu Safari / Android 12 lub nowszy przy użyciu Google Chrome

Wiele organizacji dodaje aplikację internetową iLost jako skrót do ekranu głównego na smartfonach lub tabletach, eliminując potrzebę ręcznych aktualizacji, ponieważ aplikacja aktualizuje się automatycznie. Przed rozpoczęciem korzystania z iLost należy zapewnić stabilne połączenie internetowe na urządzeniach. Jeśli stabilne połączenie Wi-Fi jest niedostępne, urządzenia powinny mieć dostęp do połączenia 4G w celu zapewnienia optymalnego komfortu użytkowania. Do rejestrowania znalezionych przedmiotów zdecydowanie zaleca się korzystanie z urządzenia mobilnego z aparatem fotograficznym. Jeśli komputer lub laptop jest wyposażony w aparat lub kamerę internetową, można również przesyłać obrazy bezpośrednio.
​

Aby zapewnić pomyślne wdrożenie i w pełni wykorzystać nowe funkcje iLost, może być konieczne dostosowanie bieżącego przepływu pracy dla procesu przychodzącego roszczenia. Rozważ następujące kluczowe pytania:

2.1 Który dział (lub pracownicy) odpowiada na przychodzące zgłoszenia przedmiotów?
Klienci mają całodobowy dostęp do wszystkich znalezionych przedmiotów i mogą w dowolnym momencie zgłaszać roszczenia dotyczące przedmiotów lub wypełniać formularz zagubionego przedmiotu. Prosimy o określenie, który dział i którzy pracownicy będą zajmować się przychodzącymi zgłoszeniami, oraz o ustalenie czasu pierwszej reakcji na te zgłoszenia. Może to być ten sam dział i personel odpowiedzialny za rejestrację znalezionych przedmiotów.

2.2 Jak możemy pomóc klientom w wieku bez dostępu do Internetu | komputera?
​Niektórzy klienci mogą nie mieć dostępu do Internetu lub komputera, co utrudnia im dostęp do strony iLost. Określ, w jaki sposób osoby te mogą uzyskać więcej informacji na temat utraconych przedmiotów. Ponadto należy upewnić się, że dostępne są materiały drukowane dotyczące procesu, aby krewni mogli pomóc.

Obecna obsługa logistyczna może wymagać dostosowania w celu dostosowania do nowych funkcji iLost. Aby zapewnić pomyślne wdrożenie, należy rozważyć następujące pytania

3.1 Lokalizacje odbioru dla klientów
Zidentyfikuj i wyznacz dostępne lokalizacje, w których klienci mogą odbierać znalezione przedmioty. Upewnij się, że te lokalizacje są dogodne dla klientów i w razie potrzeby zapewnij jasne instrukcje odbioru, w tym określone godziny otwarcia. Możesz dodać te ustawienia na swoim koncie iLost w ustawieniach firmy.

3.2 Podpisanie pokwitowania przy odbiorze
Jeśli wymagane jest podpisanie pokwitowania przekazania, gdy klienci odbierają swoje przedmioty, upewnij się, że krok ten jest wyraźnie opisany w procesie odbioru.

3.3 Przechowywanie pokwitowań przekazania
Jeśli podpisy są konieczne, należy ustanowić procedurę przechowywania podpisanych pokwitowań przekazania. Określ, jak długo te zapisy muszą być przechowywane i czy powinny być przechowywane w formacie fizycznym czy cyfrowym.

3.4 Proces dostawy
W przypadku klientów decydujących się na dostawę należy upewnić się, że produkty są bezpiecznie zapakowane w odpowiednie materiały wysyłkowe. Prowadzenie systemu utrzymywania zapasów materiałów wysyłkowych. Więcej informacji można znaleźć w artykule "3. Informacje o procesie zwrotu towaru", aby uzyskać szczegółowe instrukcje dotyczące dalszego postępowania.

3.5 Wymagania dotyczące drukowania
Drukarka musi być dostępna i podłączona do komputera, smartfona lub tabletu z dostępem do Internetu w celu drukowania pokwitowań przekazania lub etykiet wysyłkowych.

Obecny przepływ pracy związany z przechowywaniem przedmiotów może wymagać dostosowania do funkcjonalności iLost. Aby zapewnić pomyślne wdrożenie, należy odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań:

4.1 Gdzie przechowywane są znalezione przedmioty?
​- Jasno określ miejsce przechowywania wszystkich znalezionych przedmiotów. Dobrze zorganizowany proces jest niezbędny, aby klienci dokładnie wiedzieli, gdzie odebrać swoje przedmioty, a kurierzy mogli łatwo zlokalizować zapakowane przedmioty do dostawy.
- iLost zaleca organizowanie przechowywanych przedmiotów według typu lub rozmiaru. Na przykład grupuj razem podobne przedmioty, takie jak klucze, telefony i portfele. Jeśli masz dużą ilość przedmiotów, rozważ użycie pojemników do przechowywania z numerami tygodniowymi, aby wszystko uporządkować.

4.2 Jaki jest okres przechowywania znalezionych przedmiotów?
Ważne jest, aby zrozumieć wymogi prawne dotyczące tego, jak długo organizacja musi przechowywać znalezione przedmioty, ponieważ okresy przechowywania różnią się w zależności od kraju lub stanu. iLost może skonfigurować określony okres przechowywania dla każdego typu przedmiotu. Pamiętaj, aby podać okresy przechowywania swojemu menedżerowi konta iLost lub pomocy technicznej partnera iLost. Więcej informacji można znaleźć w następującym artykule ''4. Informacje o elemencie Proces archiwizacji''.