Część komunikacyjna procesu wdrażania jest podzielona na dwa różne komponenty:

2.1.1 Szkolenie użytkowników
​Podczas wdrażania zmian w procesie zagubienia i znalezienia, kluczowe jest zapewnienie, że wszyscy pracownicy są poinformowani i rozumieją aktualizacje. Pomaga to utrzymać wydajność, zmniejszyć zamieszanie i poprawić obsługę klienta. Pracownicy powinni zostać poinformowani o nowych procedurach, takich jak przechowywanie przedmiotów, procesy wyszukiwania lub zmiany w okresach przechowywania. Jasna komunikacja, czy to poprzez sesje szkoleniowe, e-maile czy spotkania zespołu, zapewnia, że wszyscy są zgodni z nowym systemem. Dobrze informując pracowników, organizacja może zapewnić płynne przejście i lepiej radzić sobie ze zgubionymi i znalezionymi przedmiotami.

Aplikacja iLost została zaprojektowana tak, aby umożliwić pracownikom wykonywanie wszystkich zadań - takich jak rejestrowanie, dopasowywanie, zwracanie i archiwizowanie przedmiotów - za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Nowi użytkownicy logujący się do platformy iLost for Business po raz pierwszy otrzymują krótką wycieczkę z przewodnikiem po systemie. Aby uzyskać dodatkowe szkolenie, użytkownicy mogą uzyskać dostęp do Centrum pomocy dla partnerów, które zawiera szczegółowe instrukcje ze zrzutami ekranu krok po kroku. Instrukcje robocze są dostępne w sekcji"Podręczniki użytkownika" w Centrum pomocy.

W ramach wdrożenia możesz zdecydować się na zorganizowanie sesji szkoleniowej online ze specjalistą ds. wdrażania partnerów iLost, który przeprowadzi Twój zespół przez cały proces. Sesja szkoleniowa zostanie nagrana, dzięki czemu organizacja będzie mogła do niej powrócić i zademonstrować ją w razie potrzeby.

Znaleziony przedmiot nie jest już kłopotem; zamiast tego stanowi okazję do pozytywnego zaangażowania za pośrednictwem mediów społecznościowych, biuletynów i witryny internetowej, aby informować klientów.

Nasze doświadczenie pokazuje, że wskaźniki dopasowania i zwrotu znacznie się poprawiają dzięki dwóm kluczowym czynnikom sukcesu:

Jak najszybciej kieruj klientów, pasażerów lub gości do iLost. Można to osiągnąć poprzez promowanie iLost na ekranach, banerach i ulotkach, zachęcając osoby do odwiedzenia ilost.co, gdy coś zgubią. W rezultacie liczba połączeń telefonicznych spada, pasażerowie stają się bardziej świadomi usługi, a wskaźnik dopasowania znacznie przekracza średnią.

*Przypadki biznesowe z naszymi obecnymi partnerami pokazują, że publikacja przedmiotów może prowadzić do 75% redukcji zapytań związanych ze zgubionymi i znalezionymi przedmiotami!

2.2.1 Komunikacja na stronie internetowej organizacji
​Upewnij się, że polityka organizacji dotycząca procesu zagubienia i znalezienia jest łatwo dostępna dla klientów. Pomoże im to zrozumieć, jak sprawdzić, czy utracony przedmiot został odzyskany.

iLost zaleca udostępnienie tych informacji na stronie kontaktowej i/lub w sekcji FAQ. Jeśli obsługujesz znaczną liczbę znalezionych przedmiotów, rozważ utworzenie dedykowanej strony internetowej dla procesu Lost and Found. Ważne jest, aby skierować klientów na stronę iLost w witrynie, gdzie mogą przeglądać znalezione przedmioty lub przesłać zgłoszenie o zagubionym przedmiocie. iLost zapewnia również widżet, który można osadzić na swojej stronie internetowej za pomocą kodu HTML. Dzięki temu klienci mogą rozpocząć wyszukiwanie bezpośrednio z Twojej witryny.

Instrukcje dotyczące wdrażania widżetu można znaleźć w artykule Centrum pomocy zatytułowanym"Konfiguracja widżetu iLost/iFame".

Oprócz skonfigurowania widżetu można również dostosować stronę iLost za pomocą własnego brandingu. Dzięki tej stronie możesz dostosować wygląd swojej strony iLost do marki swojej organizacji. Gwarantuje to, że nawet jeśli klient przejdzie do strony iLost z Twojej witryny internetowej, pozostanie w znanych ramach Twojej organizacji. Instrukcje dotyczące wdrażania brandingu konta można znaleźć w artykule Centrum pomocy zatytułowanym "Konfiguracja brandingu strony iLost".