Het matching proces is een belangrijke stap bij het verwerken van gevonden voorwerpen, omdat het bepaalt of iemand de rechtmatige eigenaar is. Natuurlijk moet dit proces met de grootste zorg worden uitgevoerd. Hieronder vind je de instructies voor het matchingsproces.
Een ingediende melding van verlies formulier bekijken
Als iemand zich realiseert dat een voorwerp kwijt is, zoekt deze persoon misschien naar een contactnummer op de website van je organisatie. In plaats van te bellen of mailen, kunnen verliezers een verlies formulier invullen via de widget op je bedrijfswebsite of rechtstreeks op de iLost-pagina van je organisatie, waar het formulier beschikbaar is.
Op het verlies formulier moet de verliezer een gedetailleerde beschrijving van het verloren voorwerp geven, inclusief de titel, een foto en specifieke kenmerken. Bij het instellen van je account heb je de mogelijkheid om aangepaste vraagvelden toe te voegen. Hierdoor kun je preciezere en relevantere details verzamelen, waardoor het gemakkelijker en sneller wordt om een match te vinden. Een veel gebruikt voorbeeld is: In welke hotelkamer heeft u overnacht?
Een ingevuld verlies formulier kan er als volgt uitzien:
Het overzicht van de meldingen van verlies formulieren
Alle ingediende verlies formulieren zijn te vinden onder het 'envelop' pictogram in de rechterbovenhoek van de iLost applicatie. Om de meest recent ingediende verlies formulieren te bekijken, kun je op het tabblad 'Suggesties beoordelen' klikken. Hieronder staan alle nieuwe rapporten die je dient te beoordelen. Het is belangrijk dat je de nieuw ingediende formulieren controleert om te zien of het formulier kan worden gekoppeld aan een voorwerp dat je al als gevonden hebt geregistreerd.
Ingediende verlies formulieren bekijken
Klik op een ingediend formulier om deze te openen. Eenmaal geopend, zie je het volledige ingediende verlies formulier samen met alle relevante geregistreerde voorgestelde gevonden voorwerpen. Met dit overzicht kun je snel bepalen of het verloren voorwerp al is gevonden.
Voor elk voorwerp kun je de kenmerken bekijken en, indien voorzien, een afbeelding van het verloren voorwerp zien. De afbeelding hieronder is een voorbeeld van een verzonden formulier waarbij de eigenaar aangaf een gele portemonnee kwijt te zijn. Aan de rechterkant worden de meest relevante voorgestelde overeenkomsten weergegeven voor je beoordeling.
Een verlies formulier matchen
Heb je het juiste voorwerp gevonden? Geweldig! Je kunt het matchen door op de groene "Match" knop te klikken. Om de match te bevestigen, heb je de mogelijkheid om een extra bericht voor de eigenaar in te voeren in een vrij tekstveld. Als je klaar bent, klik je op de blauwe knop "Beantwoorden als gevonden" om de match te voltooien.
De eigenaar ontvangt dan een standaard e-mail template, inclusief het logo van je organisatie, met instructies voor het bevestigen van de retour mogelijkheid. Dit koppelt het verlies formulier met succes aan een geregistreerd voorwerp.
*Als je per ongeluk op de knop "Match" hebt geklikt, kun je deze actie ongedaan maken door op de rode knop "Unmatch" te klikken. Hierdoor wordt de ''Match'' ongedaan gemaakt.
Geen Eigenaar
Is het voorgestelde voorwerp onjuist? Klik op de rode "X" knop om deze suggestie te verwijderen uit de lijst.
Als je een verloren formulier met de status "Niet gevonden" wilt verwerken, klik je op de knop "Antwoord als niet gevonden". Er wordt een standaardbericht weergegeven in het tekstveld, dat je indien nodig kunt wijzigen of vervangen door je eigen bericht. De eigenaar ontvangt dan een standaard e-mail template, inclusief het logo van je organisatie, met de melding dat het voorwerp helaas niet is gevonden.
Aanvullende verificatievragen stellen
Formulieren voor verloren voorwerpen bevatten (helaas)vaak geen foto, waardoor het soms moeilijker is om te bepalen of iemand de rechtmatige eigenaar is. Als je niet zeker weet of de persoon de echte eigenaar is, stel dan altijd een extra controlevraag om zeker te zijn. Klik op de blauwe knop "Verstuur bericht" en typ je vraag in het vrije tekstveld.
Als de mogelijke eigenaar op je vraag reageert, verschijnt zijn antwoord in het overzicht "Verloren meldingen beantwoorden".
Het archiveren van verlies formulieren
Verlies formulieren worden automatisch gearchiveerd door het systeem. Je iLost organisatie-account heeft een standaard archiveringsperiode ingesteld staan. Als deze periode is verstreken, verandert de status automatisch in "Niet gevonden" en wordt het formulier verplaatst naar het archiefgedeelte "Niet gevonden".
De mogelijke eigenaar staat onaangekondigd bij de gevonden voorwerpen balie
Als iemand je balie benadert om te vragen naar een verloren voorwerp, kun je ter plekke een persoonlijk match proces uitvoeren. Controleer vervolgens of het voorwerp als geregistreerd staat in je iLost account. Je kunt de algemene zoekbalk gebruiken om te zoeken tussen de geregistreerde gevonden voorwerpen. Je kunt zoeken op voorwerp titels en op de controle kenmerken.
Als het voorwerp geregistreerd is en de beschrijving van het voorwerp overeenkomt met de toegelichte details, wordt het beschouwd als een match!
Vraag de eigenaar eventueel om zich te identificeren.
Klik op de knop "Eigenaar staat aan balie".
Optioneel: Noteer de contactgegevens van de eigenaar of andere relevante informatie die vereist is voor je organisatie, zoals een e-mailadres of telefoonnummer.
Klik op de knop "Voorwerp afgeven".
Je kunt het voorwerp nu overhandigen aan de rechtmatige eigenaar.