Matchproces
Het matchproces is de belangrijkste stap bij het afhandelen van gevonden voorwerpen. Tijdens deze stap bepaalt jouw organisatie of de claimant (aanvrager) de rechtmatige eigenaar is. Omdat dit een gevoelige en cruciale stap is, moet het proces met grote zorg worden uitgevoerd. Hieronder vind je de instructies voor het correct uitvoeren van het matchproces.
Wanneer de mogelijke eigenaar aan de balie staat
Als iemand zich meldt bij de balie en aangeeft een voorwerp te hebben verloren:
Vraag de persoon wat zij verloren zijn.
Laat hen het voorwerp in hun eigen woorden beschrijven.Controleer iLost op een overeenkomstig voorwerp.
Gebruik de zoekbalk om voorwerpen te zoeken op titel (bijv. tas, koffer) of op controlekenmerken.
Wanneer het voorwerp gevonden is in iLost
Als je een passend voorwerp vindt in jouw iLost-account en de beschrijving van de claimant overeenkomt met de controlekenmerken, kun je een match bevestigen.
Volgende stappen:
Vraag de eigenaar zich te identificeren.
Controleer de identiteit volgens de procedures van jouw organisatie.Klik op “Eigenaar staat aan balie”.
Hiermee wordt het voorwerp gemarkeerd als direct opgehaald op locatie.Registreer de contactgegevens van de eigenaar.
Voeg relevante gegevens toe zoals e-mailadres of telefoonnummer, zodat je de eigenaar later kunt bereiken indien nodig.Klik op “Voltooien”.
Hiermee wordt de overdracht definitief verwerkt in het systeem.Geef het voorwerp terug aan de eigenaar.
Wanneer het voorwerp nog niet gevonden is
In sommige gevallen worden verloren voorwerpen niet meteen ingeleverd. Als het voorwerp van de claimant nog niet in iLost staat, informeer hen dan dat zij iLost de komende dagen kunnen blijven controleren. Het voorwerp kan later alsnog gevonden en geregistreerd worden.
Matchbevestiging direct versturen (wanneer de eigenaar al bekend is)
Als je al weet wie de eigenaar is van een gevonden voorwerp, kun je ervoor kiezen om de matchbevestiging direct te versturen. Hiermee omzeil je het reguliere matchproces volledig. De eigenaar ontvangt een match-e-mail en kan direct een retouroptie kiezen.
Je kunt een matchbevestiging versturen:
Tijdens de registratie van het voorwerp, via de knop “Bevestig als rechtmatige eigenaar”, of
Nadat het voorwerp geregistreerd is, via Meer acties → Stuur Match bevestiging.
Deze methode zorgt voor een sneller en eenvoudiger retourproces wanneer verificatie niet nodig is.Deze methode zorgt voor een sneller en eenvoudiger retourproces wanneer verificatie niet nodig is.
Claims op voorwerpen verwerken
Wanneer bezoekers merken dat zij iets kwijt zijn, zoeken zij vaak online naar de contactgegevens van jouw organisatie. In plaats van te bellen kunnen zij direct controleren of hun voorwerp gevonden is via jouw iLost-pagina.
Binnenkomende claims bekijken
Claims van mogelijke eigenaren verschijnen onder het tabblad “Reageren” in de iLost-applicatie.
Open de claim om de beschrijving van de claimant in het chatvenster te bekijken en vergelijk deze met de controlekenmerken van het voorwerp.
Wanneer het duidelijk een match is
Als de beschrijving overeenkomt met de controlekenmerken en je zeker weet dat de claimant de rechtmatige eigenaar is, kun je de match bevestigen.
Stappen:
Klik op “Eigenaar”.
Pas eventueel het automatisch gegenereerde bericht aan.
Klik op “Het is een Match”.
Na bevestiging ontvangt de eigenaar een match-e-mail van iLost. Deze e-mail bevat:
Bevestiging dat het voorwerp van hen is, en
Een link met instructies om een verzendoptie te kiezen of een ophaalafspraak te maken.
Wanneer het duidelijk géén match is
Als de beschrijving niet overeenkomt met de controlekenmerken, is er geen match.
Om de claim af te wijzen:
Klik op “No match”.
Pas eventueel het automatisch gegenereerde bericht aan.
Klik op de blauwe knop “No match” om te bevestigen.
De claimant ontvangt vervolgens een e-mail van iLost waarin staat dat zij niet de eigenaar zijn van het voorwerp dat zij geclaimd hebben.
Wanneer je twijfelt of iemand de eigenaar is
Als de informatie van de claimant deels overeenkomt, maar onvoldoende is om met zekerheid eigenaarschap vast te stellen, adviseert iLost om extra details op te vragen. Voorbeeld: Als iemand zegt: “Er zit een sleutelhanger aan,” kan dit kloppen, maar het is te algemeen en mogelijk zichtbaar op de foto. Dit is niet voldoende om eigenaarschap te bevestigen. Bevestig in deze situaties nooit direct een match.
Om aanvullende verificatie te vragen:
Klik op “Stel een vraag”.
Typ een vervolgvraag in het tekstvak.
Vraag om informatie die je kunt controleren via de interne controlekenmerken.
Klik op “Verstuurd bericht”.
De claimant ontvangt een e-mail met jouw vraag. Zodra zij antwoorden, ontvang je een melding en verschijnt het voorwerp opnieuw onder het tabblad “Reageren”.
Foute match of match ongedaan maken
Als een match is bevestigd maar later blijkt dat de claimant niet de rechtmatige eigenaar is, is het belangrijk dit zo snel mogelijk te corrigeren. Zodra een match gemaakt is, kan de claimant direct verzending aanvragen en betalen. Om een verkeerde match ongedaan te maken:
Klik op de knop “Geen Eigenaar”.
De match wordt verwijderd en het voorwerp wordt opnieuw beschikbaar voor andere claimants.
Wanneer een verkeerde match pas bij het ophalen duidelijk wordt
Soms lijkt een match online correct, maar blijkt bij het ophalen dat de claimant niet de eigenaar is. Neem in dat geval contact op met het iLost Support-team iLost kan de match ongedaan maken zodat het voorwerp opnieuw zichtbaar wordt voor andere mogelijke eigenaren.
Wanneer je een claim hebt afgewezen maar de claimant toch de eigenaar is
Als je eerder op “Geen eigenaar” hebt geklikt maar later vaststelt dat de claimant wél de rechtmatige eigenaar is, klik dan eenvoudig op de knop “Eigenaar” bovenaan het chatvenster om alsnog de match te bevestigen.