Het communicatiegedeelte van het implementatieproces is verdeeld in twee verschillende onderdelen:

2.1.1 Training van gebruikers
​Bij het doorvoeren van veranderingen in het gevonden voorwerpen proces is het cruciaal om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn en de updates begrijpen. Dit helpt de efficiëntie te behouden, verwarring te verminderen en de klantenservice te verbeteren. Medewerkers moeten worden geïnformeerd over nieuwe procedures, zoals opslag van items, ophaalprocessen of wijzigingen in bewaarperioden. Duidelijke communicatie, via trainingssessies, e-mails of teamvergaderingen, zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit met het nieuwe systeem. Door het personeel goed te informeren, kan de organisatie zorgen voor een soepele overgang en beter omgaan met gevonden voorwerpen.

De iLost-applicatie is zo ontworpen dat medewerkers alle taken, zoals het registreren, matchen, retourneren en archiveren van items, met slechts een paar klikken kunnen uitvoeren.

Nieuwe gebruikers die voor het eerst inloggen op het iLost for Business platform krijgen een korte rondleiding door het systeem. Voor aanvullende training hebben gebruikers toegang tot het Partner Helpcentrum, dat gedetailleerde instructies met stap-voor-stap schermafbeeldingen biedt. Werkinstructies zijn beschikbaar in het gedeelte"Gebruikershandleidingen" van het Helpcentrum.

Als onderdeel van uw implementatie kunt u ervoor kiezen om een online trainingssessie te organiseren met een iLost Partner onboarding specialist om uw team door het proces te begeleiden. De trainingssessie wordt opgenomen, zodat uw organisatie deze indien nodig kan herhalen en demonstreren.

Een gevonden item is niet langer een gedoe, maar biedt een kans voor positieve betrokkenheid via sociale media, nieuwsbrieven en je website om klanten op de hoogte te houden.

Uit onze ervaring blijkt dat de match- en retourpercentages aanzienlijk verbeteren dankzij twee belangrijke succesfactoren:

Stuur klanten, passagiers of gasten zo snel mogelijk door naar iLost. Dit kan worden bereikt door iLost te promoten op schermen, banners en flyers, waarbij mensen worden aangemoedigd om naar ilost.co te gaan als ze iets kwijtraken. Als gevolg daarvan neemt het aantal telefoontjes af, worden passagiers zich meer bewust van de dienst en ligt het matchpercentage aanzienlijk boven het gemiddelde.

*Business cases met onze huidige partners tonen aan dat de publicatie van items kan leiden tot een vermindering van 75% in vragen over gevonden voorwerpen!

2.2.1 Communicatie op de website van uw organisatie
​Zorg ervoor dat het beleid van uw organisatie met betrekking tot het gevonden voorwerpen proces gemakkelijk toegankelijk is voor uw klanten. Dit helpt hen te begrijpen hoe ze kunnen controleren of een verloren voorwerp is teruggevonden.

iLost raadt aan om deze informatie te delen op je contactpagina en/of FAQ-sectie. Als je een aanzienlijk aantal gevonden voorwerpen verwerkt, kun je overwegen om een speciale webpagina te maken voor je Lost and Found-proces. Het is cruciaal om klanten naar je iLost-pagina op je website te leiden, waar ze gevonden items kunnen bekijken of een aangifte van zoekraken kunnen doen. iLost biedt ook een widget die je met HTML-code op je website kunt plaatsen. Zo kunnen uw klanten direct vanaf uw site beginnen met zoeken.

Instructies voor het implementeren van een widget kun je vinden in het Helpcentrum-artikel met de titel"De configuratie van je iLost-widget/iFame''.

Naast het configureren van een widget kun je je iLost-pagina ook aanpassen met je eigen branding. Met deze kun je het uiterlijk van je iLost-pagina aanpassen aan het merk van je organisatie. Dit zorgt ervoor dat zelfs als een klant vanaf uw website naar uw iLost-pagina navigeert, hij binnen het vertrouwde kader van uw organisatie blijft.Instructies voor het implementeren van accountbranding kunt u vinden in het Helpcentrum-artikel met de titel ''Configuratie van uw iLost-paginabranding''.