Voor een succesvolle implementatie is het aan te raden om je huidige Lost and Found-proces grondig te documenteren. De ervaring leert dat goed gedocumenteerde processen gemakkelijker aan te passen en te verbeteren zijn. Deze documentatie is de eerste stap, waarbij de volgende vier belangrijke onderdelen in gedachten moeten worden gehouden.

De interne workflow is verdeeld in vier hoofdonderdelen:

Deze vier componenten worden hieronder gespecificeerd met de bijbehorende acties die moeten worden ondernomen:

Update de huidige registratieworkflow om de nieuwe functionaliteiten die iLost biedt erin op te nemen. Voor een succesvolle implementatie moeten verschillende belangrijke vragen worden beantwoord. Deze vragen zijn onder andere:

1.1 Door welke afdeling (locatie)(of door wie) worden de gevonden voorwerpen geregistreerd?
​Wijs de juiste verantwoordelijkheden toe aan de relevante afdelingen. Leg duidelijk vast welke afdeling en medewerkers verantwoordelijk zijn voor het registreren van gevonden voorwerpen.

1.2 Wanneer items registreren? Bepaal wanneer gevonden items moeten worden geregistreerd, rekening houdend met het tijdsbestek tussen het ontdekken van een item en het melden ervan. Het is aan te raden om dit tijdsbestek zo kort mogelijk te houden om de kans te vergroten dat verloren voorwerpen worden gekoppeld aan hun eigenaars.

1.3 Zijn bepaalde items niet geregistreerd?
Mogelijk hoeven niet alle gevonden items geregistreerd te worden. Geef duidelijk aan welke items niet gemeld mogen worden, zoals bepaalde identiteitskaarten, bederfelijk voedsel of items die te beschadigd zijn.

1.4 Worden er sealbags gebruikt?
Waardevolle items kunnen in sealbags worden geplaatst voor extra veiligheid. Als specifieke items verzegeld moeten worden, zorg dan voor een formeel proces om te bepalen welke items verzegeld moeten worden. Deze methode helpt het risico op fraude door medewerkers bij het verwerken van gevonden voorwerpen te verkleinen.

1.5 Welke apparaten?
​Om items op iLost te registreren, is het aanbevolen om een mobiel apparaat te gebruiken zoals een smartphone of tablet met een camera om foto's van items te maken. Hier volgt een overzicht van de systeemvereisten:
Webtoepassing Mobiele apparaten: Laatste versies van populaire browsers waaronder Google Chrome, Safari, Firefox etc. iOS15 of nieuwer bij gebruik van Safari / Android 12 of nieuwer bij gebruik van Google Chrome

Veel organisaties voegen de iLost-webapplicatie toe als snelkoppeling op het startscherm van smartphones of tablets, waardoor handmatige updates niet meer nodig zijn omdat de applicatie automatisch wordt bijgewerkt. Zorg voor een stabiele internetverbinding op de apparaten voordat je iLost gebruikt. Als er geen stabiele Wi-Fi-verbinding beschikbaar is, moeten apparaten toegang hebben tot een 4G-verbinding voor een optimale gebruikerservaring. Het gebruik van een mobiel apparaat met camera wordt sterk aangeraden voor het registreren van gevonden voorwerpen. Als je pc of laptop is uitgerust met een camera of webcam, kun je ook direct afbeeldingen uploaden.
​

Voor een succesvolle implementatie en om de nieuwe functionaliteiten van iLost ten volle te benutten, kan het nodig zijn om de huidige workflow voor het inkomende claimproces aan te passen. Overweeg de volgende belangrijke vragen:

2.1 Welke afdeling (of medewerkers) beantwoordt verzoeken om gevonden voorwerpen?
Klanten hebben 24/7 toegang tot alle gevonden voorwerpen en kunnen op elk gewenst moment een verzoek indienen of een formulier voor een verloren voorwerp invullen. Geef aan welke afdeling en medewerkers de binnenkomende verzoeken zullen behandelen en stel een eerste reactietijd vast voor het afhandelen van deze claims. Dit kan dezelfde afdeling en hetzelfde personeel zijn dat verantwoordelijk is voor het registreren van gevonden voorwerpen.

2.2 Hoe helpen we klanten op leeftijd zonder internet?
​Sommige klanten hebben geen toegang tot internet of een pc, waardoor ze de iLost-website moeilijk kunnen bereiken. Schets hoe deze personen meer informatie kunnen krijgen over hun verloren voorwerpen. Zorg er ook voor dat er gedrukt materiaal over het proces beschikbaar is, zodat familieleden kunnen helpen.

De huidige logistieke afhandeling moet mogelijk worden aangepast aan de nieuwe functionaliteiten van iLost. Overweeg de volgende vragen voor een succesvolle implementatie

3.1 Afhaallocaties voor klanten
Identificeer en wijs toegankelijke locaties aan waar klanten hun gevonden voorwerpen kunnen ophalen. Zorg ervoor dat deze locaties handig zijn voor klanten en geef indien nodig duidelijke ophaalinstructies, inclusief vastgestelde openingstijden. Je kunt deze instellingen toevoegen in je iLost account onder bedrijfsinstellingen.

3.2 Afgiftebewijs ondertekenen bij afhalen
Als een ondertekend afgiftebewijs vereist is wanneer klanten hun artikelen afhalen, zorg er dan voor dat deze stap duidelijk wordt beschreven in het afhaalproces.

3.3 Opslag van afgiftebewijs
Als handtekeningen nodig zijn, stel dan een procedure op voor het bewaren van ondertekende afgiftebewijzen. Bepaal hoe lang deze gegevens moeten worden bewaard en of ze in fysieke of digitale vorm moeten worden opgeslagen.

3.4 Afleverproces
Als eigenaren kiezen voor aflevering, zorg er dan voor dat de voorwerpen goed verpakt zijn met geschikt verzendmateriaal. Een systeem onderhouden om verzend verpakkingsmaterialen op voorraad te houden. Raadpleeg het artikel "3. Informatie over het proces voor het retourneren van voorwerpen" voor gedetailleerde instructies over hoe je te werk moet gaan.

3.5 Vereisten voor afdrukken
Er moet een printer beschikbaar zijn die is aangesloten op een pc, smartphone of tablet met internettoegang voor het afdrukken van afgiftebewijzen voor overdracht of verzendlabels.

De huidige workflow voor het opslaan van voorwerpen moet mogelijk worden aangepast aan de functionaliteiten van iLost. Voor een succesvolle implementatie moeten verschillende belangrijke vragen worden beantwoord:

4.1 Waar worden de gevonden voorwerpen opgeslagen?
​- Definieer duidelijk de opslaglocatie voor alle gevonden voorwerpen. Een goed georganiseerd proces is essentieel, zodat klanten precies weten waar ze hun items kunnen ophalen en koeriers de ingepakte items gemakkelijk kunnen vinden voor levering.
- iLost raadt aan om opgeslagen items te organiseren op type of grootte. Groepeer bijvoorbeeld gelijksoortige voorwerpen zoals sleutels, telefoons en portemonnees. Als je veel spullen hebt, overweeg dan om opbergbakken met weeknummers te gebruiken om alles georganiseerd te houden.

4.2 Wat is de bewaartermijn voor gevonden voorwerpen?
Het is essentieel om de wettelijke vereisten te kennen voor hoe lang je organisatie gevonden voorwerpen moet bewaren, aangezien de bewaartermijnen per land of staat verschillen. iLost kan een specifieke bewaarperiode configureren voor elk itemtype. Zorg ervoor dat u uw retentieperioden doorgeeft aan uw iLost Account Manager of iLost Partner Support. Zie voor meer informatie het volgende artikel ''4. Informatie over het item Archiefproces''.