Es kommt regelmäßig vor, dass Eigentümer ihre Gegenstände nicht abholen, selbst nachdem ein Match erstellt wurde oder bereits ein Abholtermin vereinbart ist. Bleibt der Status eines Gegenstands dadurch unverändert, kann dies zu unnötiger Nutzung von Lagerfläche und einer unübersichtlichen Verwaltung führen.
Um dies effektiv zu steuern, empfiehlt iLost, einen klaren internen Prozess zu etablieren.
1. Erinnerung nach einem Match senden
Wurde ein Match erstellt, der Gegenstand wird jedoch nicht abgeholt?
Senden Sie einige Tage nach Erstellung des Matches eine Erinnerung über die Chatfunktion.
Bitten Sie den Eigentümer, den Gegenstand innerhalb eines konkreten Zeitraums abzuholen.
Kommunizieren Sie klar, was geschieht, wenn der Gegenstand nicht rechtzeitig abgeholt wird.
Beispielnachricht:
Sehr geehrte/r [Name],
wir sehen, dass Ihr Gegenstand zur Abholung bereitliegt. Bitte teilen Sie uns mit, wann Sie vorbeikommen können. Wir bitten Sie, den Gegenstand spätestens bis zum [Datum] abzuholen. Nach diesem Datum kann der Gegenstand archiviert werden.
Mit freundlichen Grüßen
Wird der Gegenstand nicht innerhalb der gesetzten Frist abgeholt, kann er archiviert werden.
👉 Hinweis: Nutzer mit der Rolle Administrator sind jederzeit berechtigt, Gegenstände unabhängig vom aktuellen Status vorzeitig zu archivieren.
2. Verpasster Abholtermin
Es kommt häufig vor, dass Personen zu einem vereinbarten Abholtermin nicht erscheinen. Dadurch können sich viele Gegenstände unter dem Status „Zur Abholung bereit“ ansammeln.
Wurde ein Abholtermin verpasst?
Senden Sie eine freundliche und unkomplizierte Chatnachricht.
Fragen Sie, ob der Eigentümer einen neuen Abholtermin vereinbaren möchte.
Beispielnachricht:
Sehr geehrte/r [Name],
wir haben festgestellt, dass Sie Ihren Abholtermin leider nicht wahrnehmen konnten. Bitte teilen Sie uns mit, wann Sie den Gegenstand abholen möchten. Wir legen ihn gerne erneut für Sie bereit.
3. Lagerung und Übersicht sicherstellen
Um Verwechslungen zu vermeiden, empfehlen wir:
Nicht abgeholte Gegenstände (mit Match oder Abholtermin) getrennt von anderen Fundgegenständen aufzubewahren.
Nach Möglichkeit einen speziell dafür vorgesehenen Lagerort zu nutzen.
So wird verhindert, dass:
diese Gegenstände versehentlich zusammen mit nicht zugeordneten Fundstücken archiviert werden;
der Gegenstand nicht mehr auffindbar ist, falls der Eigentümer unerwartet doch noch erscheint.
4. Keine Rückmeldung des Eigentümers?
Reagiert der Eigentümer auch nach mehreren Nachrichten nicht mehr?
Senden Sie eine letzte Nachricht mit einem klar kommunizierten Abholstichtag.
Informieren Sie darüber, was mit dem Gegenstand geschieht, wenn er bis zu diesem Datum nicht abgeholt wird.
Beispielnachricht:
Sehr geehrte/r [Name],
leider haben wir bislang keine Rückmeldung von Ihnen erhalten. Ihr Gegenstand kann bis spätestens zum [Datum] abgeholt werden. Sollte dies nicht erfolgen, wird der Gegenstand archiviert und gegebenenfalls vernichtet oder an eine gemeinnützige Organisation gespendet.
5. Gegenstand archivieren
Hat der Eigentümer auch nach Ablauf dieser letzten Frist nicht reagiert?
Der unter „Zur Abholung bereit“ geführte Gegenstand kann archiviert werden.
Beachten Sie dabei die internen Richtlinien Ihrer Organisation (z. B. Vernichtung oder Spende).
Zusammenfassung
Ein klar definierter und konsequent angewandter Prozess hilft dabei:
Lagerflächen effizient zu nutzen;
den Überblick in iLost zu behalten;
transparent mit Eigentümern zu kommunizieren.
Durch feste Erinnerungen, klare Fristen und eine strukturierte Archivierung vermeiden Sie, dass Gegenstände unnötig lange gelagert werden.
Checkliste: Verwaltung nicht abgeholter Gegenstände
Nutzen Sie diese Checkliste, um den Überblick zu behalten und unnötige Lagerung zu vermeiden.
✅ Nach Erstellung eines Matches
☐ Einige Tage warten
☐ Erinnerung über den Chat senden
☐ Konkretes Abholdatum festlegen
☐ Archivierung bei ausbleibender Rückmeldung dokumentieren
✅ Nach einem verpassten Abholtermin
☐ Freundliche Erinnerungsnachricht senden
☐ Neuen Abholtermin vereinbaren
☐ Gegenstand unter „Zur Abholung bereit“ belassen
✅ Lagerung & Übersicht
☐ Nicht abgeholte Gegenstände getrennt aufbewahren
☐ Einen festen, klar gekennzeichneten Lagerort nutzen
☐ Vermischung mit nicht zugeordneten Fundstücken vermeiden
✅ Keine Rückmeldung?
☐ Letzte Nachricht senden
☐ Endgültige Frist festlegen
☐ Weiteres Vorgehen kommunizieren
(Archivierung / Spende / Vernichtung)
✅ Abschluss
☐ Frist abgelaufen?
☐ Gegenstand archivieren (Administrator jederzeit berechtigt)
☐ Interne Richtlinien der Organisation befolgen