Willkommen! Wir freuen uns, Sie bei der Einrichtung Ihres Event-Accounts zu unterstützen, damit Sie Ihre Lost & Found Journey starten können!
Mit iLost können Sie den gesamten Lost-&-Found-Prozess rund um eine Veranstaltung effizient verwalten: vor, während und nach dem Event. Unten finden Sie eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung für jede Phase.
In diesem Artikel führen wir Sie durch die Einrichtung Ihres iLost-Accounts, sodass Sie innerhalb weniger Minuten startbereit sind. Die Account-Einstellungen umfassen sowohl interne Informationen als auch Inhalte, die Sie mit Ihren Eventbesuchern teilen können. Folgen Sie einfach den untenstehenden Schritten, um die Einrichtung Ihres Events abzuschließen.
1. Vor dem Event (Vorbereitung)
Eine gute Vorbereitung sorgt dafür, dass während und nach dem Event alles reibungslos verläuft.
🔧 Konto & Einstellungen
Stellen Sie sicher, dass Ihr iLost Event-Account aktiv und auf dem neuesten Stand ist
iLost für Events Login-Seite (hier klicken)
Überprüfen Sie Kontaktdaten und Öffnungszeiten in den Konto-/Unternehmenseinstellungen
Fügen Sie auch Ihre Lost-&-Found-Teammitglieder als „Users“ hinzu
Optional: Richten Sie Lagerorte und/oder Abholanweisungen ein
📍 Abgabestellen festlegen
Bestimmen Sie, wo gefundene Gegenstände abgegeben werden sollen (z. B. Lost-&-Found-Schalter, Infopoint, Security, Eingang, Erste Hilfe)
Stellen Sie sicher, dass alle Teams wissen, wohin sie gefundene Gegenstände bringen müssen
👥 Ihr Lost-&-Found-Team briefen
Erklären Sie, wie iLost funktioniert (kurze Schulung oder Anleitung)
Besprechen Sie:
Wie Gegenstände registriert werden
Was erfasst werden darf bzw. nicht
Wie mit Wertgegenständen umzugehen ist
🏷️ Prozesse abstimmen
Legen Sie fest:
Wer für die Registrierung der Gegenstände in iLost verantwortlich ist
Wie häufig Gegenstände hochgeladen werden (in Echtzeit oder gesammelt)
Klare Absprachen vermeiden Verwirrung in Stoßzeiten
📣 Kommunikation vorbereiten
Erwähnen Sie iLost auf:
Ihrer Event-Website (FAQ-/Kontaktseite)
Tickets / Bestätigungs-E-Mails
Event-App (falls vorhanden)
Social Media:
Bereiten Sie einen Beitrag vor, der nach dem Event veröffentlicht wird und Besucher darauf hinweist, dass sie verlorene Gegenstände über iLost finden können
Beispiel:
„Etwas verloren? Besuchen Sie unsere Event-iLost-Seite“
🖼️ Branding Ihrer iLost Event-Seite
Sie können Ihre iLost Event-Seite mit Ihrem eigenen Branding gestalten. iLost bietet zwei Optionen:
Ihr Event-Logo
Ein großes Bannerbild als Hintergrund
So können Sie Ihre Seite an Ihre Markenidentität anpassen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel: „Configuration of your iLost page branding“.
Hinweis: Diese Elemente können nicht einzeln angepasst werden. Bitte teilen Sie die entsprechenden Dateien mit dem iLost-Support, um Ihr Branding einzurichten.
2. Während des Events (Betrieb)
Während des Events sind Schnelligkeit und Klarheit entscheidend.
📥 Annahme gefundener Gegenstände
Sammeln Sie Gegenstände an zentralen Punkten (idealerweise an einem Ort)
Kennzeichnen Sie die Gegenstände bei Bedarf mit Registrierungsstickern (Datum / Fundort)
💻 Gegenstände in iLost registrieren
Fügen Sie gefundene Gegenstände so schnell wie möglich hinzu:
Klarer Titel (z. B. Telefon, Schlüssel, Geldbörse, Rucksack)
Interne und externe Fotos
Detaillierte Beschreibung (zur Überprüfung)
Je schneller die Gegenstände online sind, desto höher ist die Chance auf eine Zuordnung
🔄 Interne Logistik
Sammeln und transportieren Sie Gegenstände regelmäßig zum Registrierungsort
Behalten Sie in Stoßzeiten den Überblick (z. B. am Tagesende)
📣 Besucher informieren
Nutzen Sie Bildschirme, Durchsagen oder Beschilderung:
„Etwas verloren? Besuchen Sie unsere Event-iLost-Seite“
Optional: QR-Code hinzufügen, der zur iLost-Seite führt
3. Nach dem Event (After Service)
Die meisten Zuordnungen erfolgen nach dem Event.
Nutzen Sie die After-Service-Lizenz? Dann bringen Sie die gefundenen Gegenstände so schnell wie möglich zum lokalen iLost-Büro. iLost übernimmt anschließend die vollständige Abwicklung. In diesem Fall gelten die untenstehenden Punkte nicht für Sie.
📦 Registrierung abschließen
Stellen Sie sicher, dass alle verbleibenden Gegenstände in iLost erfasst sind
Überprüfen Sie die Beschreibungen auf Klarheit
🤝 Bearbeitung von Ansprüchen
Reagieren Sie auf Anfragen von Besuchern über iLost
Überprüfen Sie den Besitz (z. B. durch Abfrage von Details zum Gegenstand)
Organisieren Sie Versand oder Abholung
🚚 Versand (optional)
Das Versandmodul ist bei Events häufig standardmäßig enthalten
Eigentümer können einen Rückversand über iLost buchen und bezahlen
Anweisungen für Ihr Team:
Sobald ein Versand gebucht wurde, sollte der Gegenstand so schnell wie möglich verpackt werden
Ein Kurier holt das Paket bei Ihnen ab
In vielen Fällen können Pakete auch bei einem Paketshop abgegeben werden
Stellen Sie außerdem ausreichend Verpackungsmaterial bereit:
Kartons
Luftpolsterumschläge
Versandtaschen
⏱️ Aufbewahrungsdauer
Die Standard-Aufbewahrungsdauer beträgt 3 Monate
Wenn Sie andere Fristen anwenden, teilen Sie diese dem iLost-Support zur Einrichtung mit
📊 Auswertung
Analysieren Sie:
Anzahl gefundener Gegenstände
Anzahl der Zuordnungen
Bearbeitungszeit
Nutzen Sie diese Erkenntnisse zur Verbesserung zukünftiger Events
📖 Schulung
iLost ist benutzerfreundlich und leicht zu erlernen. Bei Fragen zu bestimmten Funktionen empfehlen wir die Artikel unter „User Manuals“.
💡 Tipps für den Erfolg
Je schneller Gegenstände erfasst werden, desto höher ist die Erfolgsquote
Klare Fotos machen einen großen Unterschied
Gute interne Prozesse verhindern Fehler
Klare Kommunikation mit Besuchern erhöht die Erfolgsquote bei Rückgaben