Richtlinien zur Archivierung & Compliance
iLost empfiehlt, beim Aufbewahren, Verwalten und Archivieren von Fundgegenständen stets die geltenden lokalen Gesetze und Vorschriften einzuhalten. Jede Organisation ist selbst dafür verantwortlich, die Einhaltung der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen. iLost übernimmt keine Haftung, wenn Gegenstände früher oder später archiviert werden, als es die lokale Gesetzgebung erlaubt.
Für Ausweisdokumente und andere Identitätsnachweise muss jede Organisation eigene interne Verfahren für die Aufbewahrung und Verarbeitung festlegen und einhalten. Zur Unterstützung der DSGVO-Konformität bietet iLost flexible Archivierungsoptionen, einschließlich der Möglichkeit, Gegenstände bei Bedarf unmittelbar nach der Registrierung zu archivieren, sofern dies aufgrund interner Richtlinien oder gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
Fundgegenstände in iLost archivieren
In Ihrem iLost-Dashboard finden Sie die Kategorie „Abgelaufen“. Diese enthält alle Fundgegenstände, deren konfigurierte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Fundgegenstände in der Kategorie „Abgelaufen“:
werden automatisch von der öffentlichen Website entfernt.
sind für Eigentümer nicht mehr sichtbar.
können keine neuen Eigentumsansprüche mehr erhalten.
Im Rahmen Ihrer internen Arbeitsabläufe sollten die Gegenstände in dieser Kategorie regelmäßig archiviert werden.
So archivieren Sie Fundgegenstände
Öffnen Sie im Dashboard die Kategorie „Abgelaufen“.
Wählen Sie einen oder mehrere Fundgegenstände aus.
Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Alle archivieren“.
Weisen Sie jedem Fundgegenstand einen endgültigen Verbleib zu.
Beispiele für einen endgültigen Verbleib:
Wohltätigkeitsorganisation
Entsorgung / Müll
Polizei
Jeder andere Verbleib gemäß den internen Verfahren Ihrer Organisation
Administratoren können die verfügbaren Optionen für den endgültigen Verbleib unter Unternehmenseinstellungen erstellen und verwalten.
Aufbewahrungsfristen für Fundgegenstände
Bei der Einrichtung Ihres iLost-Kontos werden standardmäßige Aufbewahrungsfristen konfiguriert. Diese basieren auf:
den internen Richtlinien Ihrer Organisation,
den geltenden gesetzlichen Bestimmungen.
Für einige Gegenstandskategorien gelten kürzere Aufbewahrungsfristen als für andere. Typische Beispiele sind Ausweise, Karten und andere Identitätsdokumente, die häufig früher archiviert werden müssen.
Aufbewahrungsfristen können vom iLost Partner Support Team angepasst werden. Änderungen werden jedoch ausschließlich auf Anfrage eines Konto-Administrators vorgenommen.
Hinweis: Administratoren können die Archivierung eines Fundgegenstands jederzeit manuell beschleunigen, indem sie die Schaltfläche „Weitere Aktionen“ verwenden.
Bitte beachten Sie: Die in Ihrem Konto konfigurierten Aufbewahrungsfristen können aufgrund lokaler Gesetze oder interner Richtlinien von den Standardwerten abweichen.
Bitte beachten Sie: Wenn für einen registrierten Fundgegenstand eine aktive Übereinstimmung (Match) mit einem möglichen Eigentümer besteht, kann die Aufbewahrungsfrist über die standardmäßig konfigurierte Frist hinaus verlängert werden.
Dadurch bleibt mehr Zeit, den Rückgabeprozess erfolgreich abzuschließen – mit dem gemeinsamen Ziel, möglichst viele Fundgegenstände ihren rechtmäßigen Eigentümern zurückzugeben.
Archivliste drucken
Sie können eine Liste aller Fundgegenstände ausdrucken, die zur Archivierung bereitstehen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Ihren physischen Lagerort räumen und das Gerät, auf dem iLost läuft, nicht mitnehmen können.
Nachdem Sie Ihren Lagerort geleert haben, müssen die entsprechenden Gegenstände zusätzlich im iLost-System archiviert werden, indem Sie auf die Schaltfläche „Archivieren“ klicken.
Was geschieht mit archivierten Fundgegenständen?
Sobald ein Fundgegenstand in iLost archiviert wurde, wird Ihre Organisation zum rechtmäßigen Eigentümer und ist dafür verantwortlich zu entscheiden, wie mit dem Gegenstand weiter verfahren wird.
Beim Umgang mit Gegenständen, die personenbezogene oder sensible Daten enthalten, empfehlen wir dringend, besondere Sorgfalt walten zu lassen und alle geltenden gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.
Übliche Maßnahmen nach der Archivierung sind:
Nutzbare Gegenstände spenden
Gut erhaltene Gegenstände können an gemeinnützige Organisationen gespendet und einer sinnvollen Weiterverwendung zugeführt werden.
Wertvolle Gegenstände versteigern
Einige Organisationen versteigern wertvolle Fundgegenstände entsprechend ihren internen Richtlinien und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen.
Gesetzliche Vorschriften für Ausweisdokumente beachten
Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine und andere amtliche Dokumente müssen entsprechend der jeweils geltenden Gesetzgebung verarbeitet und vernichtet werden.
Bankkarten und Zutrittskarten vernichten
Um Missbrauch zu verhindern, sollten Bankkarten, Mitgliedsausweise und Zutrittskarten sicher vernichtet werden.
Sonstige Gegenstände vernichten
Gegenstände, die weder wiederverwendet, gespendet noch verkauft werden können, sollten gemäß den internen Verfahren Ihrer Organisation fachgerecht entsorgt oder vernichtet werden.