iLost empfiehlt die Einhaltung der örtlichen Gesetze zur Lagerung der gefundenen Gegenstände. iLost kann nicht haftbar gemacht werden, wenn Gegenstände vorzeitig archiviert werden. Bezüglich der Identitätsdokumente müssen Organisationen Verfahren zur Lagerung einrichten. Um den Anforderungen der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) gerecht zu werden, bietet iLost flexible Archivierungsoptionen, die eine sofortige Lagerung bei der Registrierung ermöglichen.
Archivieren in iLost
In Ihrer iLost-Übersicht gibt es eine Kategorie mit dem Titel "Abgelaufen", die alle registrierten Gegenstände enthält, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Internally, es ist notwendig, die unter "Abgelaufen" gelisteten Gegenstände periodisch zu archivieren. Sie können ein oder mehrere Gegenstände auswählen und archivieren, indem Sie auf die blaue Schaltfläche ''Alle archivieren'' klicken. Sie haben auch die Möglichkeit, während des Archivierungsprozesses für jeden Gegenstand ein endgültiges Ziel zu bestimmen. Beispiele für endgültige Ziele von Gegenständen können sein: Wohltätigkeit, Müll, Polizei usw. Wenn Sie einen Gegenstand archivieren, werden Sie aufgefordert, sein endgültiges Ziel anzugeben.
*Admin-Benutzer haben die Möglichkeit, endgültige Ziele in den Unternehmenseinstellungen zu erstellen.
Aufbewahrungszeiträume für Gegenstände
Das iLost-System bietet die Flexibilität, für jede Gegenstandkategorie einen spezifischen Aufbewahrungszeitraum festzulegen. Dies wird in Absprache mit Ihren Administratoren bei der Implementierung Ihres iLost-Kontos konfiguriert.
Nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist wird ein Gegenstand automatisch in Ihre "Abgelaufen"-Liste verschoben. Mit dieser Liste können Sie genau sehen, welche verlorenen Gegenstände archiviert und physisch entfernt werden können.
Wenn Sie Fragen haben oder die Aufbewahrungsfristen anpassen müssen, wenden Sie sich bitte an unser Partnerteam.
*Admin-Benutzer haben immer die Möglichkeit, den Archivierungsprozess für einen Gegenstand mit der Schaltfläche "Weitere Aktionen" zu beschleunigen.
Archivliste drucken
Es ist möglich, eine Liste der zu archivierenden Gegenstände auszudrucken. Mit dieser Liste kann der Speicher einfach gelöscht werden, wenn es nicht möglich ist, das Gerät, auf dem Sie iLost verwenden, während des Archivierens mitzunehmen. Bitte beachten Sie, dass die Gegenstände auch in iLost archiviert werden müssen, nachdem der Speicher durch Anklicken der Schaltfläche 'Archiv' geleert wurde.
Was mit archivierten Gegenständen zu tun ist
Sobald Gegenstände archiviert wurden, wird Ihre Organisation zum rechtlichen Eigentümer und bestimmt, was mit den archivierten Gegenständen geschieht. Bei der Bearbeitung oder Übergabe von Gegenständen, die persönlich sensible Informationen enthalten, empfehlen wir immer besondere Vorsicht. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung, um Gegenstände nach dem Archivieren zu verarbeiten:
Noch brauchbare Gegenstände an Wohltätigkeitsorganisationen spenden;
Auktion von Gegenständen;
Ausweisdokumente (Reisepässe, Personalausweise, Führerscheine und andere behördliche Dokumente) müssen den lokalen Gesetzen und Verordnungen entsprechen;
Zerstörung von Bankkarten und anderen allgemeinen Pässen;
Zerstörung anderer allgemeiner Gegenstände.