Um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten, empfiehlt es sich, den aktuellen Lost-and-Found-Prozess gründlich zu dokumentieren. Die Erfahrung zeigt, dass gut dokumentierte Prozesse leichter zu ändern und zu verbessern sind. Diese Dokumentation wird der erste Schritt sein, wobei die folgenden vier Schlüsselkomponenten zu beachten sind.

Der interne Arbeitsablauf ist in vier Hauptkomponenten unterteilt:

Diese vier Komponenten werden im Folgenden mit den entsprechenden Maßnahmen aufgeführt:

Aktualisierung des derzeitigen Registrierungs-Workflows, um die neuen Funktionen, die iLost bietet, zu integrieren. Um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten, müssen mehrere wichtige Fragen geklärt werden. Zu diesen Fragen gehören:

1.1 Von welcher Abteilung (Standort) (oder von wem) werden die gefundenen Gegenstände registriert?
​Weisen Sie den zuständigen Abteilungen die entsprechenden Zuständigkeiten zu. Legen Sie klar fest, welche Abteilung und welche Mitarbeiter für die Registrierung der gefundenen Gegenstände zuständig sind.

1.2 Wann sind Gegenstände zu registrieren?
Bestimmen Sie, wann gefundene Gegenstände registriert werden sollten, und berücksichtigen Sie dabei den Zeitrahmen zwischen der Entdeckung eines Gegenstands und seiner Meldung. Es wird empfohlen, diesen Zeitraum so kurz wie möglich zu halten, um die Chancen zu erhöhen, verlorene Gegenstände ihren Besitzern zuzuordnen.

1.3 Werden bestimmte Gegenstände nicht registriert?
Nicht alle gefundenen Gegenstände müssen möglicherweise registriert werden. Legen Sie klar fest, welche Gegenstände nicht gemeldet werden sollen, z. B. bestimmte Ausweise, verderbliche Lebensmittel oder zu stark beschädigte Gegenstände.

1.4 Werden Siegelbeutel verwendet?
Wertvolle Gegenstände können zur zusätzlichen Sicherheit in Siegelbeutel verpackt werden. Wenn bestimmte Gegenstände versiegelt werden müssen, stellen Sie sicher, dass ein formelles Verfahren vorhanden ist, um zu bestimmen, welche Gegenstände versiegelt werden müssen. Diese Methode trägt dazu bei, das Risiko von Betrug durch Mitarbeiter bei der Handhabung von Fundstücken zu verringern.

1.5 Welche Geräte?
​Für die Registrierung von Gegenständen auf iLost wird ein mobiles Gerät wie ein Smartphone oder Tablet empfohlen, das mit einer Kamera ausgestattet ist, um Fotos von Gegenständen zu machen. Hier ist eine Übersicht über die Systemanforderungen:
Webanwendung Mobile Geräte: Aktuelle Versionen der gängigen Browser wie Google Chrome, Safari, Firefox usw. iOS15 oder neuer mit Safari / Android 12 oder neuer mit Google Chrome

Viele Unternehmen fügen die iLost-Webanwendung als Verknüpfung auf dem Startbildschirm von Smartphones oder Tablets hinzu, so dass keine manuellen Aktualisierungen mehr erforderlich sind, da die Anwendung automatisch aktualisiert wird. Vergewissern Sie sich, dass die Geräte über eine stabile Internetverbindung verfügen, bevor Sie iLost verwenden. Wenn keine stabile Wi-Fi-Verbindung verfügbar ist, sollten die Geräte Zugang zu einer 4G-Verbindung haben, um eine optimale Nutzung zu ermöglichen. Es wird dringend empfohlen, ein mobiles Gerät mit einer Kamera für die Registrierung von Fundstücken zu verwenden. Wenn Ihr PC oder Laptop mit einer Kamera oder Webcam ausgestattet ist, können Sie Bilder auch direkt hochladen.
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Um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten und die neuen Funktionen von iLost in vollem Umfang zu nutzen, kann es erforderlich sein, den derzeitigen Arbeitsablauf für den eingehenden Anspruchsprozess anzupassen. Beachten Sie die folgenden Schlüsselfragen:

2.1 Welche Abteilung (oder Mitarbeiter) bearbeitet die eingehenden Anfragen nach Gegenständen?
Kunden haben rund um die Uhr Zugang zu allen gefundenen Gegenständen und können jederzeit Ansprüche auf Gegenstände anmelden oder ein Formular für verlorene Gegenstände ausfüllen. Bitte geben Sie an, welche Abteilung und welche Mitarbeiter die eingehenden Anträge bearbeiten werden, und legen Sie eine erste Reaktionszeit für die Bearbeitung dieser Anträge fest. Dabei kann es sich um dieselbe Abteilung und dasselbe Personal handeln, das für die Registrierung der gefundenen Gegenstände zuständig ist.

2.2 Wie helfen wir Kunden ohne Internet und PC?
​Einige Kunden haben keinen Internetzugang oder PC, was es ihnen erschwert, die iLost-Website zu erreichen. Geben Sie an, wie diese Personen weitere Informationen über ihre verlorenen Gegenstände erhalten können. Stellen Sie außerdem sicher, dass gedrucktes Material über das Verfahren zur Verfügung steht, damit die Angehörigen helfen können.

Die derzeitige logistische Abwicklung muss möglicherweise angepasst werden, um den neuen Funktionen von iLost gerecht zu werden. Um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten, sollten Sie die folgenden Fragen berücksichtigen

3.1 Abholstellen für Kunden
Bestimmen Sie zugängliche Stellen, an denen Kunden ihre gefundenen Gegenstände abholen können, und legen Sie diese fest. Stellen Sie sicher, dass diese Standorte für die Kunden bequem sind, und geben Sie bei Bedarf klare Anweisungen für die Abholung, einschließlich bestimmter Öffnungszeiten. Sie können diese Einstellungen in Ihrem iLost-Konto unter Unternehmenseinstellungen vornehmen.

3.2 Unterzeichnung der Quittung bei der Abholung
Wenn bei der Abholung durch den Kunden eine unterschriebene Übergabequittung erforderlich ist, stellen Sie sicher, dass dieser Schritt im Abholprozess deutlich beschrieben wird.

3.3 Aufbewahrung von Übergabequittungen
Wenn Unterschriften erforderlich sind, legen Sie ein Verfahren für die Aufbewahrung unterzeichneter Übergabequittungen fest. Legen Sie fest, wie lange diese Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen und ob sie in physischer oder digitaler Form gespeichert werden sollen.

3.4 Zustellungsprozess
Wenn Sie sich für eine Zustellung entscheiden, verpacken Sie die Artikel sicher und mit geeignetem Versandmaterial. Führen Sie ein System, um Versandmaterial auf Lager zu halten. Bitte beachten Sie den Artikel "3. Informationen über den Rückgabeprozess" für detaillierte Anweisungen zur Vorgehensweise.

3.5 Druckanforderungen
Für den Druck von Übergabequittungen oder Versandetiketten muss ein Drucker zur Verfügung stehen und mit einem PC, Smartphone oder Tablet mit Internetzugang verbunden sein.

Der derzeitige Arbeitsablauf bei der Speicherung von Gegenständen muss möglicherweise an die Funktionen von iLost angepasst werden. Um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten, müssen mehrere Schlüsselfragen geklärt werden:

4.1 Wo werden die gefundenen Gegenstände aufbewahrt?
​- Legen Sie den Aufbewahrungsort für alle gefundenen Gegenstände eindeutig fest. Ein gut organisierter Prozess ist wichtig, damit die Kunden genau wissen, wo sie ihre Sendungen abholen können, und die Kuriere die verpackten Sendungen für die Zustellung leicht finden können.
- iLost empfiehlt, die gespeicherten Gegenstände nach Art oder Größe zu ordnen. Gruppieren Sie zum Beispiel ähnliche Gegenstände wie Schlüssel, Telefone und Geldbörsen zusammen. Wenn Sie eine große Menge an Gegenständen haben, sollten Sie Aufbewahrungskästen mit Wochennummern verwenden, um Ordnung zu schaffen.

4.2 Wie lange müssen gefundene Gegenstände aufbewahrt werden?
Es ist wichtig, die gesetzlichen Bestimmungen zu kennen, wie lange Ihre Organisation gefundene Gegenstände aufbewahren muss, da die Aufbewahrungsfristen je nach Land oder Staat unterschiedlich sind. iLost kann für jeden Objekttyp eine bestimmte Aufbewahrungsfrist konfigurieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Aufbewahrungsfristen Ihrem iLost Account Manager oder dem iLost Partner Support mitteilen. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Artikel ''4. Informationen über das Element Archivierungsprozess''.