iLost råder anslutning till lokala lagar som reglerar lagringen av hittade föremål. iLost kan inte hållas ansvarig om föremål arkiveras för tidig. Angående identitetshandlingar, organisationer måste fastställa rutiner för lagring. För att följa med den Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR), iLost erbjuder flexibla arkiveringsalternativ, som tillåter omedelbar lagring vid registrering.
Arkivering i iLost
I din iLost översikt finns det en kategori med titeln \"Expired\" som inkluderar alla registrerade föremål vars förvaringsperiod har gått ut.
Internt, det är nödvändigt att periodiskt arkivera föremålen som listas under \"Expired\". Du kan välja och arkivera ett eller flera föremål genom att klicka på den blå knappen ''Arkivera alla''. Du har också möjligheten att utse en slutlig destination för varje föremål under arkiveringsprocessen. Exempel på slutliga föremålsdestinationer kan vara: Välgörenhet, Sopor, Polisen, etc. När du arkiverar ett föremål kommer du att bli ombedd att ange dess slutgiltiga destination.
*Admin-användare har möjlighet att skapa slutdestinationer i företagets inställningar.
Bibehållningsperioder för föremål
iLost-systemet erbjuder möjligheten att ange en specifik bibehållningsperiod för varje föremålskategori. Detta konfigureras i samråd med din eller dina administratörer vid införandet av ditt iLost-konto.
När den inställda bibehållningsperioden har löpt ut kommer ett föremål automatiskt att flyttas till din "Utgången" lista. Denna lista låter dig se exakt vilka förlorade saker som kan arkiveras och fysiskt avlägsnas.
Om du har några frågor eller behöver justera bibehållningsperioderna, är du välkommen att kontakta vårt partnerns supportteam.
*Admin-användare har alltid möjlighet att påskynda arkiveringsprocessen för ett föremål med knappen "Fler åtgärder".
Skriv ut arkivlista
Det är möjligt att skriva ut en lista över de föremål som behöver arkiveras. Med denna lista kan lagringen rensas enkelt, när det inte är möjligt att ta med enheten som du använder iLost med dig under arkivering. Observera att föremålen också behöver arkiveras i iLost, efter att lagringen har rensats, genom att klicka på 'arkivera'-knappen.
Vad man ska göra med arkiverade objekt
När objekten har arkiverats blir din organisation den lagliga ägaren och bestämmer vad som händer med de arkiverade objekten. När du hanterar eller överlämnar objekt som innehåller personligt känslig information, rekommenderar vi alltid extra försiktighet. Alternativen nedan finns till för att behandla objekt efter arkivering:
Donera fortfarande användbara objekt till välgörenhet;
Auktion av objekt;
Identifieringsdokument (Pass, ID-kort, körkort och andra statliga dokument behöver följa lokal lagstiftning och lag;
Förstöring av bankkort och andra allmänna pass;
Förstöring av andra allmänna objekt.