iLost rekommenderar att man följer lokala lagar som reglerar förvaring av upphittade föremål. iLost kan inte hållas ansvarigt om föremål arkiveras i förtid. När det gäller identitetshandlingar måste organisationer fastställa rutiner för lagring. För att följa den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) erbjuder iLost flexibla arkiveringsalternativ, vilket möjliggör omedelbar lagring efter registrering.
Arkivering i iLost
I din iLost-översikt finns en kategori med titeln "Utgått" som innehåller alla registrerade objekt vars lagringsperiod har löpt ut. Alla objekt som listas under kategorin "Utgångna" tas automatiskt bort från den offentliga webbsidan och blir därmed inte tillgängliga för nya anspråk.
Internt är det nödvändigt att regelbundet arkivera de objekt som anges under "Utgått.". Du kan välja och arkivera ett eller flera objekt genom att klicka på den blå knappen "Arkivera alla".
Du har också möjlighet att ange en slutdestination för varje objekt under arkiveringsprocessen. Exempel på slutdestinationer för föremål kan vara: Välgörenhet, sopor, polis etc. När du arkiverar ett objekt uppmanas du att ange dess slutdestination.
*Admin-användare har möjlighet att skapa slutdestinationer i företagsinställningarna.
Varulagringsperioder
iLost erbjuder tre förvalda arkiveringsfrister inom systemet. Det är lämpligt att anpassa den nuvarande processen till dessa inlämningsfrister enligt iLosts rekommendation. Identitetshandlingar, allmänna pass och kort har vanligtvis en kortare förvaringsperiod jämfört med andra upphittade föremål. Vi vill hänvisa till tabellen nedan där lagringstiderna för varje typ av objekt anges;
*Administratörer har alltid möjlighet att påskynda arkiveringsprocessen för ett objekt med hjälp av knappen "Fler åtgärder".
**Arkiveringsperioderna för ditt iLost-konto kan skilja sig från standardinställningarna på grund av (lokala) lagar.
Skriv ut arkivlista
Det är möjligt att skriva ut en lista över de objekt som behöver arkiveras. Med den här listan kan lagringen rensas enkelt, när det inte är möjligt att ta med sig den enhet som du använder iLost på när du arkiverar. Observera att föremålen också måste arkiveras i iLost, efter att du har rensat lagret genom att klicka på knappen "arkivera".
Vad man ska göra med arkiverade föremål
När objekten har arkiverats blir din organisation den juridiska ägaren och bestämmer vad som ska hända med de arkiverade objekten. Vid hantering eller överlämnande av föremål som innehåller personkänslig information rekommenderar vi alltid extra försiktighet. Alternativen nedan finns för att bearbeta objekt efter arkivering:
Donera fortfarande användbara föremål till välgörenhet;
Auktion av föremål;
Identifikationshandlingar (pass, ID-kort, körkort och andra statliga dokument måste följa lokala lagar och lagar;
Förstöra bankkort och andra allmänna pass;
Att förstöra andra allmänna föremål.