För att säkerställa en framgångsrik implementering rekommenderar vi att du noggrant dokumenterar din nuvarande process för upphittade föremål. Erfarenheten visar att väldokumenterade processer är lättare att ändra och förbättra. Denna dokumentation kommer att vara det första steget, med följande fyra nyckelkomponenter i åtanke.

Det interna arbetsflödet är indelat i fyra huvudkomponenter:

Dessa fyra komponenter specificeras nedan med motsvarande åtgärder som ska vidtas:

Uppdatera det nuvarande arbetsflödet för registrering för att införliva de nya funktionerna som iLost erbjuder. För att säkerställa en framgångsrik implementering måste flera viktiga frågor besvaras. Dessa frågor inkluderar:

1.1 Av vilken avdelning (plats) (eller av vem) registreras de upphittade föremålen?
​Tilldela lämpliga ansvarsområden till de relevanta avdelningarna. Definiera tydligt vilken avdelning och vilka medarbetare som ska ansvara för att registrera upphittade föremål.

1.2 När ska föremål registreras?
Bestäm när upphittade föremål ska registreras, med hänsyn till tidsramen mellan upptäckten av ett föremål och rapporteringen av det. Vi rekommenderar att denna tidsram är så kort som möjligt för att förbättra chanserna att matcha förlorade föremål med deras ägare.

1.3 Är det vissa föremål som inte registreras?
Alla upphittade föremål behöver kanske inte registreras. Ange tydligt vilka föremål som inte ska rapporteras, till exempel vissa ID-kort, lättfördärvliga livsmedel eller föremål som är alltför skadade.

1.4 Används förslutningsbara påsar?
Värdefulla föremål kan placeras i förslutningsbara påsar för ökad säkerhet. Om vissa föremål måste förseglas ska du se till att det finns en formell process för att avgöra vilka föremål som ska förseglas. Denna metod bidrar till att minska risken för att anställda begår bedrägerier i samband med hanteringen av upphittade föremål.

1.5 Vilka enheter?
​För att registrera föremål på iLost rekommenderas att du använder en mobil enhet, t.ex. en smartphone eller surfplatta, som är utrustad med en kamera för att ta bilder av föremål. Här är en översikt över systemkraven:
Webbapplikation Mobila enheter: Senaste versioner av populära webbläsare inklusive Google Chrome, Safari, Firefox etc. iOS15 eller nyare med Safari / Android 12 eller nyare med Google Chrome

Många organisationer lägger till webbapplikationen iLost som en genväg på startskärmen på smartphones eller surfplattor, vilket eliminerar behovet av manuella uppdateringar eftersom applikationen uppdateras automatiskt. Säkerställ en stabil internetanslutning på enheterna innan du använder iLost. Om en stabil Wi-Fi-anslutning inte är tillgänglig bör enheterna ha tillgång till en 4G-anslutning för optimal användarupplevelse. Vi rekommenderar starkt att du använder en mobil enhet med kamera för att registrera upphittade föremål. Om din PC eller laptop är utrustad med en kamera eller webbkamera kan du också ladda upp bilder direkt.
​

För att säkerställa en framgångsrik implementering och dra full nytta av iLosts nya funktioner kan det vara nödvändigt att justera det nuvarande arbetsflödet för den inkommande kravprocessen. Fundera över följande viktiga frågor:

2.1 Vilken avdelning (eller vilka anställda) svarar på inkommande förfrågningar om upphittade föremål?
Kunderna har tillgång till alla upphittade föremål dygnet runt och kan när som helst göra anspråk på föremål eller fylla i ett formulär för upphittade föremål. Ange vilken avdelning och vilka medarbetare som ska hantera de inkommande förfrågningarna och fastställ en första svarstid för att hantera dessa krav. Det kan vara samma avdelning och personal som ansvarar för registreringen av upphittade föremål.

2.2 Hur hjälper vi äldre kunder utan internet eller dator?
​Vissa kunder kanske inte har tillgång till internet eller dator, vilket gör det svårt för dem att nå iLosts webbplats. Beskriv hur dessa personer kan få mer information om sina förlorade föremål. Se också till att tryckt material om processen finns tillgängligt så att anhöriga kan hjälpa till.

Den nuvarande logistiska hanteringen kan behöva justeras för att tillgodose iLosts nya funktioner. För att säkerställa en framgångsrik implementering bör du överväga följande frågor

3.1 Platser där kunder kan hämta sina upphittade föremål
Identifiera och ange tillgängliga platser där kunder kan hämta sina upphittade föremål. Se till att dessa platser är bekväma för kunderna och ge tydliga instruktioner för upphämtning vid behov, inklusive definierade öppettider. Du kan lägga till dessa inställningar på ditt iLost-konto under företagsinställningar.

3.2 Kvittosignering vid upphämtning
Om ett signerat överlämningskvitto krävs när kunderna hämtar sina föremål, se till att detta steg beskrivs tydligt i upphämtningsprocessen.

3.3 Förvaring av överlämningskvitton
När underskrifter är nödvändiga, upprätta en rutin för förvaring av undertecknade överlämningskvitton. Definiera hur länge dessa dokument måste sparas och om de ska lagras i fysiskt eller digitalt format.

3.4 Leveransprocess
För kunder som väljer leverans ska du se till att artiklarna är säkert förpackade med lämpligt fraktmaterial. Upprätthålla ett system för att hålla fraktmaterial i lager. Vänligen se artikeln "3. Information om returprocessen" för detaljerade instruktioner om hur du ska gå tillväga.

3.5 Utskriftskrav
En skrivare måste finnas tillgänglig och vara ansluten till en dator, smartphone eller surfplatta med internetåtkomst för utskrift av överlämningskvitton eller fraktetiketter.

Det nuvarande arbetsflödet för förvaring av föremål kan behöva justeras för att anpassas till iLosts funktioner. För att säkerställa en framgångsrik implementering måste flera viktiga frågor besvaras:

4.1 Var förvaras upphittade föremål?
​- Definiera tydligt förvaringsplatsen för alla upphittade föremål. En välorganiserad process är avgörande för att kunderna ska veta exakt var de ska hämta sina föremål och för att kurirerna enkelt ska kunna hitta de förpackade föremålen för leverans.
- iLost rekommenderar att du organiserar förvaringsföremål efter typ eller storlek. Gruppera t.ex. liknande föremål som nycklar, telefoner och plånböcker tillsammans. Om du har en stor mängd föremål kan du överväga att använda förvaringskärl med veckonummer för att hålla ordning på allt.

4.2 Vad är förvaringsperioden för upphittade föremål?
Det är viktigt att förstå de rättsliga kraven för hur länge din organisation måste förvara upphittade föremål, eftersom förvaringsperioderna skiljer sig åt mellan olika länder eller stater. iLost kan konfigurera en specifik lagringsperiod för varje typ av objekt. Var noga med att ange dina lagringsperioder till din iLost Account Manager eller iLost Partner Support. För mer information, se följande artikel ''4. Information om objektet Archive Process''.