Het intern traceren van gevonden voorwerpen speelt een cruciale rol in de bedrijfsvoering, klantenservice en het voorkomen van interne fraude. Dankzij digitale transportboxen kunnen fysieke voorwerpen eenvoudig worden verplaatst, bijvoorbeeld van station naar station of tussen depots. De ontvangende locatie krijgt direct inzicht in de inhoud van de box en ziet meteen of deze compleet is of dat er items ontbreken.
Hieronder vind je een stap-voor-stap handleiding (11 stappen) over hoe je digitale transferboxen kunt maken, er items aan kunt toevoegen en ze naar een andere locatie binnen je organisatie kunt sturen.
*Het versturen van digitale transportboxen is een unieke feature van iLost. Als u deze feature wilt activeren, neem dan contact op met uw Account Manager of iLost Partner Support voor meer informatie.
Stap 1: Begin met het maken van een digitale box
Stap 2: Vul de beschikbare velden in
Stap 3: Voeg de gevonden voorwerpen toe aan de digitale box
*Je kunt ook grote aantallen items in bulk aan een box toevoegen. Selecteer de gewenste actieve items, klik op de knop "Plaats in box" en kies vervolgens de aangemaakte box.
Stap 4: Zodra de digitale box is gevuld met de voorwerpen, sluit u de box digitaal af.
Stap 5: Nadat de fysieke box is opgehaald en onderweg is naar station B, markeer je de digitale box in het systeem als opgehaald. De doos en voorwerpen worden gewijzigd in status onderweg naar de iLost-omgeving van Station B.
Stap 6: In de Station B iLost-omgeving krijgen de medewerkers een melding dat er een digitale box ''Inkomend'' is.
Stap 7: Als de box fysiek is ontvangen, opent u de digitale box in het systeem
Stap 8: Controleer of alle voorwerpen fysiek zijn aangekomen
Stap 9: Als een voorwerp ontbreekt, kan het personeel actie ondernemen om de locatie ervan te achterhalen.
Stap 10: Na bevestiging van de digitale box wordt de voorwerp status bijgewerkt. Voorwerpen worden overgebracht van station A naar de nieuwe locatie, station B.
Stap 11: DE digitale box verschijnt onder de status ''Ontvangen'' in de Station B omgeving. In de Station A omgeving wordt dezelfde digitale box weergegeven als ''Verzonden''.