Welkom! We helpen je graag met het opzetten van je Event-account, zodat je kunt beginnen met jouw Lost & Found journey!
Met iLost kun je het volledige Lost & Found-proces rondom een event efficiënt beheren: vóór, tijdens en na het event. Hieronder vind je een praktische stap-voor-stap handleiding voor elke fase.
In dit artikel begeleiden we je bij het instellen van je iLost-account, zodat je binnen enkele minuten aan de slag kunt. De accountinstellingen bevatten zowel interne gegevens als informatie die je kunt delen met je eventbezoekers. Volg eenvoudig de onderstaande stappen om de setup voor jouw event te voltooien.
1. Voor het event (Voorbereiding)
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat alles soepel verloopt tijdens en na het event.
🔧 Account & instellingen
Zorg ervoor dat je iLost Event-account actief en up-to-date is
iLost voor Events loginpagina (klik hier)
Controleer contactgegevens en openingstijden via de account-/bedrijfsinstellingen
Voeg ook je Lost & Found teamleden toe als “Users”
Optioneel: stel opslaglocaties en/of ophaalinstructies in
📍 Bepaal inleverpunten
Bepaal waar gevonden voorwerpen worden ingeleverd (bijv. Lost & Found balie, infobalie, security, ingang, EHBO)
Zorg dat alle teams weten waar ze gevonden voorwerpen moeten brengen
👥 Brief je Lost & Found team
Leg uit hoe iLost werkt (korte training of instructie)
Bespreek:
Hoe items worden geregistreerd
Wat wel/niet geregistreerd mag worden
Hoe om te gaan met waardevolle items
🏷️ Stem het proces af
Bepaal:
Wie verantwoordelijk is voor het registreren van items in iLost
Hoe vaak items worden geüpload (real-time of in batches)
Duidelijke afspraken voorkomen verwarring tijdens drukke momenten
📣 Bereid communicatie voor
Vermeld iLost op:
Je eventwebsite (FAQ/contactpagina)
Tickets / bevestigingsmails
Event app (indien van toepassing)
Social media: Bereid een social media post voor die na het event wordt gedeeld, waarin bezoekers worden geïnformeerd dat zij bij verlies hun item kunnen opzoeken via iLost
Voorbeeld:
“Ben je iets verloren? Check onze Event iLost-pagina”
🖼️ Branding van je iLost Event-pagina
Je kunt je iLost Event-pagina aanpassen met je eigen branding. iLost biedt twee opties:
Je eventlogo
Een grote bannerafbeelding als achtergrond
Hiermee kun je je pagina laten aansluiten bij je merkidentiteit. Voor meer informatie kun je het artikel raadplegen: “Configuration of your iLost page branding”.
Let op: deze onderdelen kunnen niet afzonderlijk worden aangepast. Deel de juiste bestanden met iLost support om je branding toe te passen.
2. Tijdens het event (Operations)
Tijdens het event zijn snelheid en duidelijkheid essentieel.
📥 Inname van gevonden voorwerpen
Verzamel items op centrale punten (bij voorkeur één locatie)
Label items indien nodig met registratiestickers (datum / vindlocatie)
💻 Registreer items in iLost
Voeg gevonden items zo snel mogelijk toe:
Duidelijke titel (bijv. telefoon, sleutels, portemonnee, rugzak)
Interne en externe foto’s
Gedetailleerde beschrijving (als controle)
Hoe sneller items online staan, hoe groter de kans op een match
🔄 Interne logistiek
Verzamel en verplaats items regelmatig naar het registratiepunt
Houd overzicht tijdens piekmomenten (bijv. einde van de dag)
📣 Informeer bezoekers
Gebruik schermen, omroepen of signage:
“Ben je iets verloren? Check onze Event iLost-pagina”
Voeg eventueel een QR-code toe die naar de iLost-pagina leidt
3. Na het event (After service)
De meeste matches vinden plaats na het event.
Gebruik je de After Service-licentie? Breng de gevonden voorwerpen dan zo snel mogelijk naar het lokale iLost-kantoor. iLost neemt vervolgens de volledige afhandeling over. In dat geval zijn onderstaande punten niet op jou van toepassing.
📦 Registratie afronden
Zorg dat alle resterende items in iLost staan
Controleer beschrijvingen op duidelijkheid
🤝 Afhandeling van claims
Reageer op claims van bezoekers via iLost
Verifieer eigendom (bijv. door itemdetails op te vragen)
Regel verzending of afhalen
🚚 Verzending (optioneel)
De verzendmodule is vaak standaard inbegrepen bij events
Itemeigenaren kunnen zelf een retourzending boeken en betalen via iLost
Instrueer je team:
Zodra een verzending is geboekt, moet het item zo snel mogelijk worden ingepakt
Een koerier haalt het pakket op locatie op
In veel gevallen kunnen pakketten ook bij een pakketpunt worden afgegeven
Zorg daarnaast voor voldoende verpakkingsmateriaal, zoals:
Dozen
Bubbelenveloppen
Verzendzakken
⏱️ Bewaartermijn
De standaard bewaartermijn is 3 maanden
Hanteer je andere termijnen? Geef deze door aan iLost support voor configuratie
📊 Evaluatie
Evalueer:
Aantal gevonden voorwerpen
Aantal matches
Doorlooptijd
Gebruik deze inzichten om toekomstige events te verbeteren
📖 Training
iLost is gebruiksvriendelijk en snel te leren. Voor specifieke functies adviseren we de artikelen onder “User Manuals” te raadplegen.
💡 Tips voor succes
Hoe sneller items worden geregistreerd, hoe hoger de matchkans
Duidelijke foto’s maken een groot verschil
Goede interne processen voorkomen fouten
Heldere communicatie richting bezoekers verhoogt het aantal succesvolle matches