Ocurre con frecuencia que los propietarios no recogen su objeto, incluso después de que se haya creado una coincidencia o de que ya se haya programado una cita de recogida. Cuando el estado de un objeto permanece sin cambios por este motivo, puede generar un uso innecesario del espacio de almacenamiento y una gestión poco clara.
Para gestionar esta situación de forma eficaz, iLost recomienda establecer un proceso interno claro.
1. Enviar un recordatorio después de una coincidencia
¿Se ha creado una coincidencia, pero el objeto sigue sin ser recogido?
Envíe un recordatorio a través de la función de chat unos días después de que se haya creado la coincidencia.
Solicite al propietario que recoja el objeto dentro de un plazo concreto.
Indique claramente qué sucederá si el objeto no se recoge a tiempo.
Mensaje de ejemplo:
Estimado/a [nombre],
Vemos que su objeto está listo para ser recogido. ¿Podría indicarnos cuándo le gustaría pasar a recogerlo? Le pedimos que recoja el objeto a más tardar el [fecha]. Después de esta fecha, el objeto podrá ser archivado.
Saludos cordiales,
Si el objeto no se recoge dentro del plazo establecido, podrá ser archivado.
👉 Nota: los usuarios con el rol de Administrador siempre tienen la autoridad para archivar objetos de forma anticipada, independientemente de su estado actual.
2. Cita de recogida perdida
Es habitual que una persona no se presente a una cita de recogida programada. Como resultado, muchos objetos pueden permanecer bajo el estado «Listo para recoger», lo que puede acumularse internamente.
¿Se ha perdido una cita de recogida?
Envíe un mensaje de chat amable y accesible.
Pregunte si el propietario desea programar una nueva cita.
Mensaje de ejemplo:
Estimado/a [nombre],
Hemos observado que lamentablemente no pudo venir a recoger su objeto. ¿Podría indicarnos cuándo le gustaría pasar? Nos aseguraremos de que el objeto esté listo nuevamente para usted.
3. Mantener el orden y la organización del almacenamiento
Para evitar confusiones, recomendamos:
Almacenar los objetos no recogidos (con coincidencia o cita de recogida) por separado de otros objetos encontrados.
Utilizar, de ser posible, una ubicación de almacenamiento específica para estos objetos.
Esto ayuda a evitar que:
estos objetos se archiven accidentalmente junto con objetos no reclamados;
no se pueda encontrar el objeto si el propietario se presenta de forma inesperada más adelante.
4. ¿No hay respuesta del propietario?
¿El propietario deja de responder tras varios mensajes?
Envíe un último mensaje indicando claramente una fecha límite de recogida.
Explique qué sucederá con el objeto si no se recoge antes de esa fecha.
Mensaje de ejemplo:
Estimado/a [nombre],
Lamentablemente aún no hemos recibido respuesta por su parte. Su objeto puede recogerse hasta el [fecha] como máximo. Si no se recoge antes de esa fecha, el objeto será archivado y podrá ser destruido o donado a una organización benéfica.
5. Archivar el objeto
¿El propietario sigue sin responder tras el vencimiento de este último plazo?
El objeto que figura bajo «Listo para recoger» podrá ser archivado.
Siga la política interna de su organización (por ejemplo, destrucción o donación).
Resumen
Un proceso claro y coherente ayuda a:
utilizar el espacio de almacenamiento de forma eficiente;
mantener una visión general dentro de iLost;
comunicarse de manera transparente con los propietarios.
Mediante recordatorios fijos, plazos claros y un proceso de archivado estructurado, se evita que los objetos permanezcan almacenados innecesariamente.
Lista de verificación: Gestión de objetos no recogidos
Utilice esta lista de verificación para mantener el control y evitar almacenamiento innecesario.
✅ Después de crear una coincidencia
☐ Esperar unos días
☐ Enviar un recordatorio por chat
☐ Indicar una fecha concreta de recogida
☐ Registrar que el objeto se archivará si no hay respuesta
✅ Después de una cita de recogida perdida
☐ Enviar un mensaje de seguimiento amable
☐ Solicitar una nueva cita de recogida
☐ Mantener el objeto bajo «Listo para recoger»
✅ Almacenamiento y organización
☐ Guardar los objetos no recogidos por separado
☐ Utilizar una ubicación fija y claramente identificable
☐ Evitar mezclar con objetos no reclamados
✅ ¿Sin respuesta?
☐ Enviar un último mensaje
☐ Indicar una fecha límite definitiva
☐ Comunicar qué ocurrirá a continuación
(archivado / donación / destrucción)
✅ Finalización
☐ ¿Ha vencido el plazo?
☐ Archivar el objeto (el Administrador puede hacerlo en cualquier momento)
☐ Seguir la política interna de su organización