Para garantizar el éxito de la implantación, se recomienda documentar exhaustivamente el proceso actual de objetos perdidos. La experiencia demuestra que los procesos bien documentados son más fáciles de modificar y mejorar. Esta documentación será el primer paso, teniendo en cuenta los cuatro componentes clave siguientes.

El flujo de trabajo interno se divide en cuatro componentes principales:

Estos cuatro componentes se especifican a continuación con las correspondientes medidas que deben adoptarse:

Actualizar el flujo de trabajo de registro actual para incorporar las nuevas funcionalidades que ofrece iLost. Para garantizar el éxito de la aplicación, hay que abordar varias cuestiones clave. Estas preguntas incluyen:

1.1 ¿Qué departamento (lugar) (o quién) registra los objetos encontrados?
​Asigne las responsabilidades correspondientes a los departamentos pertinentes. Defina claramente qué departamento y qué empleados serán responsables de registrar los objetos encontrados.

1.2 ¿Cuándo registrar los objetos?
Determine cuándo deben registrarse los objetos encontrados, teniendo en cuenta el tiempo transcurrido entre el descubrimiento de un objeto y su notificación. Se recomienda que este plazo sea lo más breve posible para mejorar las posibilidades de emparejar los objetos perdidos con sus propietarios.

1.3 ¿Hay determinados objetos que no se registran?
Puede que no sea necesario registrar todos los objetos encontrados. Especifique claramente qué artículos no deben notificarse, como determinados documentos de identidad, alimentos perecederos o artículos demasiado dañados.

1.4 ¿Se utilizan bolsas de precinto?
Los objetos de valor pueden introducirse en bolsas de precinto para mayor seguridad. Si es necesario precintar determinados artículos, asegúrese de que existe un proceso formal para determinar qué artículos se precintan. Este método ayuda a reducir el riesgo de fraude de los empleados en la manipulación de los objetos encontrados.

1.5 ¿Qué dispositivos?
​Para registrar artículos en iLost, se recomienda utilizar un dispositivo móvil, como un smartphone o una tableta, equipado con una cámara para capturar fotos de los artículos. He aquí un resumen de los requisitos del sistema:
Aplicación web Dispositivos móviles: Últimas versiones de los navegadores más populares, como Google Chrome, Safari, Firefox, etc. iOS15 o posterior con Safari / Android 12 o posterior con Google Chrome.

Muchas organizaciones añaden la aplicación web iLost como acceso directo de la pantalla de inicio en teléfonos inteligentes o tabletas, lo que elimina la necesidad de actualizaciones manuales, ya que la aplicación se actualiza automáticamente. Asegúrate de que la conexión a Internet de los dispositivos es estable antes de utilizar iLost. Si no se dispone de una conexión Wi-Fi estable, los dispositivos deben tener acceso a una conexión 4G para una experiencia de usuario óptima. Se recomienda encarecidamente utilizar un dispositivo móvil con cámara para registrar los objetos encontrados. Si tu PC o portátil está equipado con una cámara o webcam, también puedes subir imágenes directamente.
​

Para garantizar el éxito de la implantación y aprovechar al máximo las nuevas funcionalidades de iLost, puede ser necesario ajustar el flujo de trabajo actual para el proceso de reclamación entrante. Considere las siguientes preguntas clave:

2.1 ¿Qué departamento (o empleados) responde a las solicitudes de objetos encontrados?
Los clientes tienen acceso permanente a todos los objetos encontrados y pueden presentar reclamaciones de objetos o rellenar un formulario de objetos perdidos en cualquier momento. Especifique qué departamento y qué empleados atenderán las solicitudes entrantes, y establezca un primer plazo de respuesta para atender estas reclamaciones. Puede tratarse del mismo departamento y personal responsables del registro de objetos encontrados.

2.2 ¿Cómo ayudamos a los clientes mayores de edad sin internet | PC?
​Algunos clientes pueden no tener acceso a internet o un PC, lo que les dificulta acceder al sitio web de iLost. Explique cómo pueden obtener más información sobre sus objetos perdidos. Además, asegúrese de que haya material impreso sobre el proceso para que los familiares puedan ayudar.

La gestión logística actual puede necesitar ajustes para adaptarse a las nuevas funcionalidades de iLost. Para garantizar el éxito de la aplicación, tenga en cuenta las siguientes cuestiones

3.1 Lugares de recogida para clientes
Identifique y designe lugares accesibles donde los clientes puedan recoger sus objetos encontrados. Asegúrese de que estas ubicaciones resulten cómodas para los clientes y facilite instrucciones claras para su recogida en caso necesario, incluido un horario de apertura definido. Puede añadir estos ajustes en su cuenta de iLost en ajustes de la empresa.

3.2 Firma del recibo en el momento de la recogida
Si es necesario firmar un recibo de entrega cuando los clientes recogen sus artículos, asegúrese de que este paso esté claramente indicado en el proceso de recogida.

3.3 Almacenamiento de recibos de entrega
Cuando sea necesario firmar, establezca un procedimiento para almacenar los recibos de entrega firmados. Defina cuánto tiempo deben conservarse estos registros y si deben almacenarse en formato físico o digital.

3.4 Proceso de entrega
Para los clientes que opten por la entrega a domicilio, asegúrese de que los artículos estén bien embalados con materiales de envío adecuados. Mantener un sistema para mantener existencias de suministros de envío. Consulte el artículo "3. Información sobre el proceso de devolución de artículos" para obtener instrucciones detalladas sobre cómo proceder.

3.5 Requisitos de impresión
Debe haber una impresora disponible y conectada a un PC, smartphone o tableta con acceso a Internet para imprimir recibos de entrega o etiquetas de envío.

El flujo de trabajo actual de almacenamiento de artículos puede necesitar ajustes para alinearse con las funcionalidades de iLost. Para garantizar el éxito de la aplicación, deben abordarse varias cuestiones clave:

4.1 ¿Dónde se almacenan los objetos encontrados?
- Defina claramente el lugar de almacenamiento de todos los objetos encontrados. Un proceso bien organizado es esencial para que los clientes sepan exactamente dónde recuperar sus artículos, y los mensajeros puedan localizar fácilmente los artículos empaquetados para su entrega.
- iLost recomienda organizar los objetos almacenados por tipo o tamaño. Por ejemplo, agrupa objetos similares como llaves, teléfonos y carteras. Si tiene un gran volumen de artículos, considere la posibilidad de utilizar cubos de almacenamiento con números de semana para mantenerlo todo organizado.

4.2 ¿Cuál es el periodo de conservación de los objetos encontrados?
Es esencial conocer los requisitos legales sobre el tiempo que su organización debe conservar los objetos encontrados, ya que los periodos de conservación difieren según el país o el estado. iLost puede configurar un periodo de retención específico para cada tipo de elemento. Asegúrese de proporcionar sus periodos de retención a su Gestor de Cuenta de iLost o al Soporte de Socios de iLost. Para más información, consulte el siguiente artículo ''4. Información sobre el elemento Proceso de archivo''.