¡Bienvenido! Nos complace ayudarte a configurar tu cuenta de Event para que puedas comenzar tu recorrido de Lost & Found.
Con iLost, puedes gestionar de forma eficiente todo el proceso de objetos perdidos y encontrados en torno a un evento: antes, durante y después. A continuación, encontrarás una guía práctica paso a paso para cada fase.
En este artículo te guiamos en la configuración de tu cuenta iLost para que puedas empezar en pocos minutos. La configuración incluye tanto información interna como datos que puedes compartir con los asistentes a tu evento. Solo tienes que seguir los pasos a continuación para completar la configuración de tu evento.
1. Antes del evento (Preparación)
Una buena preparación garantiza que todo funcione sin problemas durante y después del evento.
🔧 Cuenta y configuración
Asegúrate de que tu cuenta iLost Event esté activa y actualizada
Página de inicio de sesión de iLost para Events (haz clic aquí)
Verifica los datos de contacto y los horarios en la configuración de la cuenta/empresa
Añade también a los miembros de tu equipo de Lost & Found como “Users”
Opcional: configura ubicaciones de almacenamiento y/o instrucciones de recogida
📍 Definir puntos de recogida
Decide dónde deben entregarse los objetos encontrados (por ejemplo: mostrador Lost & Found, punto de información, seguridad, entrada, primeros auxilios)
Asegúrate de que todos los equipos sepan dónde llevar los objetos encontrados
👥 Informar a tu equipo de Lost & Found
Explica cómo funciona iLost (formación breve o instrucciones)
Incluye:
Cómo registrar los objetos
Qué se puede/no se puede registrar
Cómo gestionar objetos de valor
🏷️ Definir el proceso
Decide:
Quién es responsable de registrar los objetos en iLost
Con qué frecuencia se suben los objetos (en tiempo real o en lotes)
Acuerdos claros evitan confusión en momentos de alta actividad
📣 Preparar la comunicación
Menciona iLost en:
Tu página web del evento (FAQ/página de contacto)
Entradas / correos de confirmación
App del evento (si aplica)
Redes sociales:
Prepara una publicación para después del evento informando a los asistentes que, si han perdido algo, pueden buscarlo en iLost
Ejemplo:
«¿Has perdido algo? Consulta nuestra página iLost del evento»
🖼️ Branding de tu página iLost Event
Puedes personalizar tu página iLost con tu propia identidad visual. iLost ofrece dos opciones:
El logo de tu evento
Una imagen de banner grande como fondo
Esto te permite alinear la página con tu marca. Para más información, consulta el artículo: “Configuration of your iLost page branding”.
Nota: estos elementos no pueden personalizarse por separado. Comparte los archivos necesarios con el soporte de iLost para aplicar tu branding.
2. Durante el evento (Operaciones)
Durante el evento, la rapidez y la claridad son clave.
📥 Recepción de objetos encontrados
Recoge los objetos en puntos centrales (preferiblemente una sola ubicación)
Etiqueta los objetos si es necesario con pegatinas de registro (fecha / lugar de hallazgo)
💻 Registrar objetos en iLost
Añade los objetos encontrados lo antes posible:
Título claro (por ejemplo: teléfono, llaves, cartera, mochila)
Fotos internas y externas
Descripción detallada (como control)
Cuanto antes estén online, mayor será la probabilidad de coincidencia
🔄 Logística interna
Recoge y traslada regularmente los objetos al punto de registro
Mantén una visión general en momentos de alta actividad (por ejemplo, al final del día)
📣 Informar a los visitantes
Utiliza pantallas, anuncios o señalización:
«¿Has perdido algo? Consulta nuestra página iLost del evento»
Opcional: añade un código QR que dirija a la página iLost
3. Después del evento (After service)
La mayoría de las coincidencias ocurren después del evento.
¿Utilizas la licencia After Service? Entonces lleva los objetos encontrados a la oficina local de iLost lo antes posible. iLost se encargará de toda la gestión. En ese caso, los puntos siguientes no se aplican.
📦 Completar el registro
Asegúrate de que todos los objetos restantes estén registrados en iLost
Revisa que las descripciones sean claras
🤝 Gestión de reclamaciones
Responde a las solicitudes de los visitantes a través de iLost
Verifica la propiedad (por ejemplo, solicitando detalles del objeto)
Organiza el envío o la recogida
🚚 Envío (opcional)
El módulo de envío suele estar incluido por defecto en eventos
Los propietarios pueden reservar y pagar un envío de devolución a través de iLost
Instrucciones para tu equipo:
Una vez reservado el envío, el objeto debe embalarse lo antes posible
Un mensajero recogerá el paquete en tu ubicación
En muchos casos, también se puede entregar en un punto de recogida
Asegúrate de contar con suficiente material de embalaje:
Cajas
Sobres acolchados
Bolsas de envío
⏱️ Periodo de almacenamiento
El periodo estándar de almacenamiento es de 3 meses
Si aplicas otros plazos, comunícalo al soporte de iLost para su configuración
📊 Evaluación
Evalúa:
Número de objetos encontrados
Número de coincidencias
Tiempo de gestión
Utiliza estos datos para mejorar futuros eventos
📖 Formación
iLost es fácil de usar y rápido de aprender. Para funciones específicas, recomendamos consultar los artículos en “User Manuals”.
💡 Consejos para el éxito
Cuanto más rápido se registren los objetos, mayor será la tasa de coincidencia
Las fotos claras marcan una gran diferencia
Buenos procesos internos evitan errores
Una comunicación clara con los visitantes aumenta las recuperaciones exitosas