Der Abgleichprozess ist der entscheidendste Schritt bei der Bearbeitung von gefundenen Gegenständen, da er bestimmt, ob jemand der rechtmäßige Eigentümer ist. Natürlich muss dieser Prozess mit größter Sorgfalt durchgeführt werden. Unten finden Sie die Anweisungen für den Abgleichprozess.
Überprüfen eines eingereichten verlorenen Formulars
Wenn jemand merkt, dass er einen Gegenstand verloren hat, sucht er vielleicht nach einer Kontakt-Telefonnummer auf der Webseite Ihrer Organisation. Anstatt anzurufen, können sie das verlorene Formular über das Widget auf Ihrer Unternehmens-Website oder direkt auf der iLost-Seite Ihrer Organisation ausfüllen, wo das Formular verfügbar ist.
Im verlorenen Formular sollte der Antragsteller eine detaillierte Beschreibung des verlorenen Gegenstands angeben, einschließlich des Titels, eines Fotos und spezifischer Eigenschaften. Bei der Einrichtung Ihres Kontos haben Sie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Fragefelder hinzuzufügen. Dies ermöglicht es Ihnen, genauere und relevantere Details zu sammeln, was die Identifizierung einer Übereinstimmung erleichtert und beschleunigt.
Ein ausgefülltes verlorenes Formular könnte so aussehen:
Der Überblick über das verlorene Formular
Alle eingereichten Verlustberichte finden Sie unter dem 'Umschlag'-Symbol in der oberen rechten Ecke der Anwendung. Um die zuletzt eingereichten Verlustberichte einsehen zu können, können Sie auf den Tab 'Vorschläge überprüfen' klicken. Unten finden Sie alle neuen Berichte, die Sie überprüfen müssen. Es ist wichtig, dass Sie die neu eingereichten Berichte überprüfen, um zu sehen, ob das Formular mit einem Gegenstand, den Sie gefunden und bereits registriert haben, abgeglichen werden kann.
Eingereichte verlorene Formulare anzeigen
Klicken Sie auf ein eingereichtes Formular, um es zu öffnen. Nach dem Öffnen sehen Sie das vollständig eingereichte Formular zusammen mit allen relevanten vorgeschlagenen registrierten Gegenständen. Diese Übersicht ermöglicht es Ihnen, schnell zu erkennen, ob der verlorene Gegenstand bereits gefunden wurde.
Für jeden Gegenstand können Sie seine Eigenschaften überprüfen und, falls vorhanden, ein Bild des verlorenen Gegenstandes sehen. Das folgende Bild ist ein Beispiel für ein abgegebenes Formular, in dem der Eigentümer den Verlust einer gelben Brieftasche meldet. Auf der rechten Seite werden die relevantesten vorgeschlagenen Übereinstimmungen für Ihre Überprüfung angezeigt.
Abgleichen eines verlorenen Formulars
Haben Sie den richtigen Gegenstand gefunden? Prima! Sie können es abgleichen, indem Sie auf die grüne "Match"-Taste klicken. Um die Übereinstimmung zu bestätigen, haben Sie die Möglichkeit, eine zusätzliche Nachricht für den Besitzer in ein freies Textfeld einzugeben. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf die blaue Taste "Reply as found", um die Übereinstimmung abzuschließen.
Der Besitzer erhält dann eine Standard-E-Mail-Vorlage, einschließlich Ihres Logos, mit Anweisungen zur Abwicklung der Rückgabe. Dies verbindet den Verlustformular erfolgreich mit dem registrierten Gegenstand.
*Wenn Sie versehentlich auf die "Match"-Taste geklickt haben, können Sie diese Aktion durch Klicken auf die rote "Unmatch"-Taste rückgängig machen. Dies macht die Übereinstimmung rückgängig.
Keine Übereinstimmung
Ist der vorgeschlagene Gegenstand falsch? Klicken Sie auf die rote "X"-Taste, um sie aus der Liste zu entfernen.
Wenn Sie ein Verlustformular mit dem Status "Not Found" verarbeiten möchten, klicken Sie auf die "Reply as not found"-Taste. Eine Standardnachricht wird in einem freien Textfeld angezeigt, das Sie bei Bedarf ändern oder durch Ihre eigene Nachricht ersetzen können. Der Besitzer erhält dann eine Standard-E-Mail-Vorlage, einschließlich Ihres Logos, mit der Nachricht, dass der Gegenstand leider nicht gefunden wurde.
Stellen Sie zusätzliche Bestätigungsfragen
Verloren-Gegenstand-Formulare enthalten oft kein Foto, was es manchmal schwieriger macht zu bestimmen, ob jemand der rechtmäßige Eigentümer ist. Wenn Sie unsicher sind, ob die Person der tatsächliche Eigentümer ist, stellen Sie immer eine zusätzliche Verifizierungsfrage, um sicher zu sein. Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Nachricht senden" und geben Sie Ihre Frage in das Freitextfeld ein.
Wenn der mögliche Eigentümer auf Ihre Frage antwortet, wird ihre Antwort im Posteingangsfenster mit der Bezeichnung "Antwort auf verlorene Berichte" erscheinen.
Archivierung von Verloren-Gegenstand-Formularen
Verloren-Gegenstand-Formulare werden automatisch vom System archiviert. Ihr iLost-Organisationskonto hat einen standardmäßig konfigurierten Archivierungszeitraum. Sobald dieser Zeitraum abläuft, wird der Status automatisch auf "Nicht gefunden" geändert und das Formular wird in den "Nicht gefunden"-Archivbereich verschoben.
Der mögliche Besitzer ist am Lost and Found Schalter
Wenn jemand an Ihren Schalter kommt, um nach einem verlorenen Gegenstand zu fragen, können Sie vor Ort einen Face-to-Face-Abgleich durchführen. Überprüfen Sie dann, ob der Gegenstand in Ihrem iLost-Konto aufgeführt ist. Sie können die Suchleiste verwenden, um nach Artikelbezeichnungen (z.B. Rucksack, Geldbörse Koffer) sowie spezifischen identifizierenden Merkmalen zu suchen.
Wenn der Gegenstand bei iLost gelistet ist und die Beschreibung der Person mit den Identifizierungsmerkmalen übereinstimmt, gilt dies als Übereinstimmung!
Bitten Sie den Antragsteller um Vorlage eines Ausweises.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Besitzer am Schalter".
Notieren Sie die Kontaktdaten des Eigentümers oder andere relevante Informationen, die von Ihrer Organisation benötigt werden, wie zum Beispiel eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer (dies ist nicht erforderlich).
Klicken Sie auf den Button "Gegenstand übergeben".
Sie können den Gegenstand nun an den rechtmäßigen Eigentümer zurückgeben.