Voor sommige internationale zendingen — bijvoorbeeld naar andere continenten of landen met strikte douaneregels, zijn douanedocumenten verplicht. Douanediensten zijn de afgelopen jaren wereldwijd aanzienlijk strenger geworden bij het invoeren van pakketten: de douane wil precies weten wat een land binnenkomt.
Dit strikte beleid wordt door de douanediensten zelf bepaald, iLost heeft geen invloed op de werkwijze of strengheid van douanediensten tijdens het inklaringsproces. Juist daarom is het essentieel om de koeriersdienst zo specifiek mogelijk te informeren over de inhoud van het pakket dat u gaat verzenden. Worden de douanedocumenten niet correct ingevuld of niet goed bij het pakket bevestigd, dan houdt de douane het pakket tegen. Het gevolg: het pakket wordt teruggestuurd of vernietigd, en de verzendkosten worden in dat geval niet vergoed door de koeriersdienst.
Let op — dit raakt ook uw gast of klant: omdat de koerier de verzendkosten niet terugbetaalt bij een foutieve douaneverpakking, kan iLost deze kosten ook niet vergoeden aan de eigenaar van het voorwerp. Een verkeerd verpakt douanepakket kost dus onnodig geld en levert een teleurgestelde eigenaar op. Onderstaande stappen voorkomen dit.
Stap 1: Beschrijf de inhoud van het pakket zo specifiek mogelijk
Wanneer u de douanedocumenten opent in iLost, wordt u gevraagd de titel van het voorwerp te vertalen naar het Engels. Doe dit zo specifiek mogelijk — een vage omschrijving is een van de meest voorkomende redenen dat de douane een pakket tegenhoudt.
Vermeld waar van toepassing:
Merk (bijv. "Samsung", "Ray-Ban", ''Nike'')
Type/materiaal (bijv. "leather wallet", "wool scarf", "polycarbonate suitcase")
Kleur (bijv. Rood, Geel, Zwart, Groen)
Voor wie het bestemd is, indien relevant voor de omschrijving (bijv. "men's jacket", "women's sunglasses")
Voorbeeld:
❌ Te vaag: "Jacket", ''Tas'', ''Telefoon''
✅ Specifiek: "Black men's winter jacket, polyester, size L, brand North Face"
Hoe specifieker de omschrijving, hoe kleiner de kans dat de douane het pakket voor controle openhoudt of terugstuurt.
Stap 2: Controleer of het voorwerp verzonden mag worden
Niet elk voorwerp mag internationaal verzonden worden. Sommige items staan op de lijst van niet-verzendbare goederen van de koeriersdienst of zijn onderworpen aan invoerbeperkingen in het land van bestemming — denk aan bijvoorbeeld batterijen (met name lithium), vloeistoffen en spuitbussen, wapens of nabootsingen daarvan, medicatie, contant geld en identiteitsdocumenten(ID-kaart/Paspoort).
Staat een voorwerp op die lijst, dan haalt de douane het uit het pakket. Ook dit leidt in veel gevallen tot retourzending of vernietiging van de rest van de zending.
Controleer daarom vóór het inpakken:
Raadpleeg de lijst met verboden/beperkte goederen van de koeriersdienst (DHL, UPS, FedEx) voor het land van bestemming.
Zit er een voorwerp in dat niet verzonden mag worden? Informeer de eigenaar hierover via het chatvenster bij het voorwerp, en vraag of deze de zending wil doorzetten exclusief dit item.
Twijfelt u of een voorwerp verzonden mag worden? Neem dan contact op met het iLost Support Team vóórdat u het pakket verzendklaar maakt.
Stap 3: Gebruik een pakbon en sluit deze niet af
Plaats de douanedocumenten samen met het verzendlabel in een pakbon (documentenvelop) aan de buitenkant van het pakket.
Belangrijk: sluit deze envelop niet af. De koerier die het pakket ophaalt, moet de douanedocumenten direct kunnen inzien zonder de envelop open te scheuren. Een afgesloten of dichtgeplakte documentenvelop kan bij ophalen of onderweg tot vertraging of afwijzing leiden.
*Documentenveloppen zijn vaak gratis verkrijgbaar bij grotere koeriersdiensten zoals FedEx of UPS.
Samengevat: checklist vóór verzending
Voordat u op ✅ "Voorwerp is ingepakt" klikt, controleert u:
✅De omschrijving in de douanedocumenten is specifiek: merk, materiaal, kleur en (indien relevant) voor wie het bestemd is.
✅Het voorwerp staat niet op de lijst van niet-verzendbare of beperkte goederen. Indien wel: de eigenaar is hierover geïnformeerd via het chatvenster en heeft aangegeven of de zending exclusief dit item mag worden doorgezet.
✅Douanedocumenten en verzendlabel zitten samen in een pakbon aan de buitenkant van het pakket.
✅De pakbon is niet afgesloten, zodat de koerier de inhoud kan controleren.
Let op: wordt het pakket alsnog geretourneerd of vernietigd door de douane vanwege een onjuiste of onvolledige verpakking, dan vergoedt de koeriersdienst de verzendkosten niet — en kan iLost deze kosten daardoor ook niet vergoeden aan de eigenaar. Zorgvuldig verpakken voorkomt dit vrijwel altijd.
In het Help Center-artikel '3. Informatie over het voorwerp retour proces' vind je hoe je een pakket verzendklaar maakt in iLost.