Wanneer de claimer wordt herkend als de eigenaar, krijgt hij/zij de mogelijkheid om het gevonden voorwerp op te sturen of op te zelf halen. When the owner has made a choice, the item will show up under the tab “Prepare pickup” and your organization will receive a notification email.
Please note: It is not feasible to send identity documents such as ID cards and passports through courier services like DHL, UPS, FedEx, etc. Deze documenten worden door veel koeriersdiensten gecategoriseerd als niet-verzendbare goederen. Als gevolg hiervan zijn er geen verzendopties voor eigenaars beschikbaar voor deze specifieke documenten. Voordat je gebruikmaakt van je eigen koeriersdienst, adviseren we je op voorhand te informeren naar dit beleid.
Verzendinstructies
Als de eigenaar ervoor heeft gekozen om zijn/haar voorwerp terug te laten sturen, wordt het voorwerp weergegeven in het gedeelte "Klaarleggen".
Als het voorwerp verzonden moet worden, zie je 'inpakken' naast het voorwerp staan. Verpak het voorwerp goed zodat het niet beschadigd kan raken tijdens het verzendproces van de koerier. Druk alle beschikbare verzenddocumenten af. die beschikbaar zijn bij het voorwerp. Nadat het voorwerp goed is verpakt, bevestigt u het verzendlabel en/of beschikbare documenten document duidelijk zichtbaar en stevig op het pakket.
Een zending wordt automatisch geboekt wanneer de betaling van de eigenaar is goedgekeurd. Als een voorwerp "inpakken'' aangeeft onder het tabblad "Klaarleggen", kun je verwachten dat de koerier het pakket de volgende (werk)dag komt ophalen. In case the courier did not show up, the organization can request a new pickup in the application.
The first step is to prepare the package for shipping. Click on the ''Print documents'' button
Print all available documents that you see in the pop-up window:
Shipping Label: Attach this to the outside of the package.
Print the 'Handover Receipt' if you want the courier to sign it as proof of package pickup.
If the shipment needs to go through customs in the destination country, customs documents will automatically become available for printing. Print all these documents and attach them, including the shipping label, to the outside of the package. Continue reading in this article to learn how to do this.
Have all the documents been printed? Then confirm that the package is officially ready for the courier.
Now that the package is ready, it can be collected by the courier. Druk op de volgende knop:
"Het pakket is opgehaald. Send track and trace to owner."
Once a package is picked up, you can use the ''Open track and trace'' button to track the package.
International shipments (Customs documents)
Customs documents are required for shipments to other continents and certain countries with strict customs regulations. These documents are essential for customs clearance in the destination country. Without them, the package cannot be released and will be returned. Please note, shipping costs are non-refundable for returned shipments, requiring your customer to rebook their shipment. It's crucial to securely attach these documents to the package.
If a customer books a shipment where customs documents are required, you will automatically see these documents when preparing the package for shipment in iLost. These documents can be printed alongside the shipping label.
When you click on the button you have to translate the title of the item in English and have to estimate the weight of the item in the amount of kilograms. Print all the commercial invoices and customs declaration form and attach this to the outside of the package (with a documentation sticker/envelop). See a sample package below:
Besides adding the additional documents, the handling of sending the package stays the same. Handover the package to the courier, let him sign the proof of release and send the track and trace to the owner.
*You can often request documentation envelopes without obligation from major courier services like FedEx or UPS.
Het pakket is niet opgehaald
Is de koerier niet langsgekomen of was het pakket nog niet klaar voor verzending? Geen zorgen. Als je de koerier hebt gemist of als hij niet komt opdagen, kun je via het systeem eenvoudig een nieuw ophaal moment aanvragen. Ga naar het voorwerp en klik op de knop"Een nieuwe afhaling aanvragen". Deze optie is alleen zichtbaar op de dag na de oorspronkelijke afhaaldatum. Eenmaal geselecteerd, wordt een nieuwe afhaling gepland en wordt je zending zo snel mogelijk opgehaald. (Let op: de nieuwe ophaaldatum wordt niet altijd direct zichtbaar)
Voorwerp verpakkingsinstructies
Het is cruciaal om een voorwerp goed te verpakken voor verzending om schade aan de inhoud te voorkomen. Zorg ervoor dat je verzendmaterialen van goede kwaliteit beschikbaar hebt, zoals verschillende formaten verzenddozen, verzendzakken, bubbeltjesenveloppen, enz.
Helaas kunnen pakketten zelfs bij gerenommeerde koeriersdiensten zoals UPS, DHL, FedEx en andere soms zoekraken tijdens het sorteerproces. iLost raadt aan om uw verpakking gemakkelijk herkenbaar te maken, zodat deze opvalt tussen de andere verpakkingen in het sorteermagazijn van de koeriersdienst. Vraag gerust naar de mogelijkheid om de rode iLost tape te gebruiken.
Hieronder geven we enkele voorbeelden van hoe je een voorwerp goed inpakt:
De eigenaar heeft een ophaalafspraak gepland
Als de eigenaar ervoor heeft gekozen om het voorwerp op te halen, is het voorwerp ook zichtbaar onder het tabblad "Klaarleggen". Als je het voorwerp opent, kun je zien op welke dag en welk tijdslot de eigenaar langs wil komen.
De eigenaar heeft in de bevestigingsmail het verzoek gekregen om het voorwerpnummer bij de afspraak te noemen. Aan de hand van het voorwerpnummer kan de eigenaar aantonen dat hij of zij de eigenaar is van het voorwerp in kwestie. Voor waardevolle en persoonlijke voorwerpen raden we je aan om er absoluut zeker van te zijn dat je het voorwerp aan de juiste persoon geeft. Controleer zo nodig extra door om een identiteitsbewijs te vragen.
Als je het voorwerp aan de rechtmatige eigenaar hebt overhandigd, hoef je alleen maar op de blauwe knop "Voorwerp opgehaald? Stuur bevestiging" te klikken. Dit voorwerp is volledig verwerkt en verplaatst zich naar het overzicht "Teruggestuurd bij eigenaar".