Het komt regelmatig voor dat een eigenaar zijn of haar voorwerp niet ophaalt, ook nadat er een match is gemaakt of zelfs een ophaalafspraak is ingepland. Wanneer de status van een voorwerp hierdoor ongewijzigd blijft, kan dit leiden tot onnodig gebruik van opslagruimte en een onoverzichtelijke administratie.
Om dit effectief te beheren, adviseert iLost om hiervoor een duidelijk intern proces te hanteren.
1. Stuur een herinnering na een match
Is er een match gemaakt, maar blijft het voorwerp liggen?
Stuur enkele dagen na het maken van de match een herinnering via de chatfunctie.
Vraag de eigenaar om het voorwerp binnen een concrete termijn op te halen.
Benoem duidelijk wat er gebeurt als het voorwerp niet op tijd wordt opgehaald.
Voorbeeldbericht:
''Beste [naam],
We zien dat uw voorwerp klaar ligt om opgehaald te worden. Wilt u aangeven wanneer u langs kunt komen? We verzoeken u het voorwerp uiterlijk vóór [datum] op te halen. Na deze datum kan het voorwerp worden gearchiveerd.
Met vriendelijke groet,
Wordt het voorwerp niet binnen de gestelde termijn opgehaald? Dan mag het alsnog worden gearchiveerd.''
👉 Let op: gebruikers met de rol Beheerder hebben altijd de bevoegdheid om voorwerpen versneld te archiveren, ongeacht de huidige status.
2. Gemiste ophaalafspraak
Het komt vaak voor dat iemand niet verschijnt op een ingeplande ophaalafspraak. Hierdoor kunnen veel items blijven staan onder het topic ‘Klaarleggen’, wat intern kan opstapelen.
Heeft iemand een ophaalafspraak gemist?
Stuur een vriendelijk en laagdrempelig chatbericht.
Vraag of de eigenaar een nieuwe afspraak wil maken.
Voorbeeldbericht:
Beste [naam],
We zien dat u helaas niet bent langsgekomen om uw voorwerp op te halen. Wilt u aangeven wanneer u alsnog langs wilt komen? Dan leggen wij het voorwerp opnieuw voor u klaar.
3. Opslag en overzicht behouden
Om verwarring te voorkomen, adviseren we:
Plaats niet-opgehaalde voorwerpen (met match of ophaalafspraak) apart van andere gevonden voorwerpen.
Gebruik hiervoor bij voorkeur een specifieke opslaglocatie.
Zo voorkom je dat:
deze items per ongeluk samen met niet-geclaimde voorwerpen worden gearchiveerd;
je het voorwerp niet meer kunt terugvinden als de eigenaar onverwacht alsnog langskomt.
4. Geen reactie meer van de eigenaar?
Laat de eigenaar na meerdere berichten niets meer van zich horen?
Stuur een laatste bericht waarin je een duidelijke einddatum communiceert.
Geef aan wat er met het voorwerp gebeurt als het niet vóór deze datum wordt opgehaald.
Voorbeeldbericht:
Beste [naam],
We hebben helaas nog geen reactie van u ontvangen. Uw voorwerp kan tot uiterlijk [datum] worden opgehaald. Indien dit niet gebeurt, zal het voorwerp worden gearchiveerd en mogelijk worden vernietigd of gedoneerd aan een goed doel.
5. Voorwerp alsnog archiveren
Heeft de eigenaar ook na deze laatste termijn niet gereageerd?
Dan mag het voorwerp dat onder ‘Klaarleggen’ staat alsnog worden gearchiveerd.
Volg hierbij het interne beleid van jouw organisatie (bijvoorbeeld vernietigen of doneren).
Samenvattend
Een duidelijk en consequent proces helpt om:
opslagruimte efficiënt te gebruiken;
overzicht te behouden in iLost;
transparant te communiceren richting eigenaren.
Door vaste herinneringen, duidelijke deadlines en een heldere archivering voorkom je dat voorwerpen onnodig blijven liggen.
Checklist: Niet-opgehaalde voorwerpen beheren
Gebruik deze checklist om overzicht te houden en onnodige opslag te voorkomen.
✅ Na het maken van een match
☐ Wacht enkele dagen
☐ Stuur een herinnering via de chat
☐ Benoem een concrete ophaaldatum
☐ Leg vast dat archivering volgt bij geen reactie
✅ Bij een gemiste ophaalafspraak
☐ Stuur een vriendelijk opvolgbericht
☐ Vraag om een nieuwe ophaalafspraak
☐ Houd het voorwerp onder ‘Klaarleggen’
✅ Opslag & overzicht
☐ Bewaar niet-opgehaalde items apart
☐ Gebruik een vaste, herkenbare locatie
☐ Voorkom vermenging met niet-geclaimde items
✅ Geen reactie meer?
☐ Stuur een laatste bericht
☐ Benoem een definitieve einddatum
☐ Communiceer wat er daarna gebeurt
(archiveren / doneren / vernietigen)
✅ Afronding
☐ Is de einddatum verstreken?
☐ Archiveer het voorwerp (Beheerder kan dit altijd)
☐ Volg het interne beleid van jouw organisatie